半日かかっていた配車作業が、大幅に短縮！バスキャッチで誰でもできる送迎配車を実現

導入前の課題 - 属人化していた配車業務と非効率な送迎

時間と手間のかかる紙を使ったアナログ配車

バスキャッチを導入する前は、送迎バスの配車にとても時間がかかっていました。

昔は紙の「短冊」を使っていて、教習の予約内容を見ながら短冊に送迎場所や名前を書き、それを並べ替えてルートを考えていたんです。
これがすごく時間がかかる作業で、終わるまでに6時間以上かかることもありました。

大変だったのは、途中で急な電話など横槍が入ると、作業がやり直しになってしまったこと。
紙なので、字が読みづらかったり、うっかり紛失してしまったりという問題もありました。特に繁忙期だと予約数が増えるため、半日以上が配車管理で潰れてしまう状況だったんです。

ベテラン頼みで属人化していた配車作業

配車業務は、誰にでもできる簡単な仕事ではありませんでした。

送迎地点までの所要時間や道路情報、さらには教習生の方の特徴を熟知しているベテランスタッフでないと、ルートを組むのが難しかったんです。

「休日はあの大きい道は混むから、10分余裕を持たせておこう」「この人は早めに待機場所について待っているタイプだから、約束の時間を調整しよう」といった具合です。
まさに作業が属人化していて、特定の担当者に負担がかかっている状況でした。

学校としても、ベテランスタッフに頼りきりの運用をシステム化して「バス配車を新人でもやれるようにしたい」と考えていました。

非効率だった旧来のルート送迎

本校では教習生の自宅付近まで送迎する「個別送迎」を行っていますが、以前は、決まったルートをバスが回る「ルート送迎」を実施していました。

しかしルート送迎だと、教習生が一人も乗っていないのにバスだけが走っている便が多く、「空気を運んでいる」と表現せざるを得ない非効率な状況でした。
また、不測の事態に備えて、誰がバスに乗っているのかもちゃんと把握したいと思っていました。

都会エリアでは送迎料金を設定している学校も多いですが、公共交通機関が少ないエリアに位置する当校では送迎費用はいただいていません。

そのため、限られたコストの中でいかに効率良く運用するかが重要ですし、働き方改革を進める上でも送迎業務の見直しは重要でした。

導入のきっかけは新人でも使いやすいシンプルな操作性

他の学校からの紹介でバスキャッチを検討

当校がバスキャッチの導入を検討し始めたのは、今から11年前にさかのぼります。

以前利用していたシステムでは送迎場所への距離に応じて送迎ルートを組むような機能がまったくなく、不足を感じていました。

そんなとき、知り合いの自動車学校の方に「バスキャッチが使いやすいよ」と教えてもらい、デモを依頼しました。

決め手となった操作性と紹介

実際にデモで送迎ルートの作成機能を見せてもらうと、その操作性の良さに感動しましたね。

送迎の予約状況を見ながら、マップ上でドラッグ＆ドロップで配車ルートを作成できる機能に大変魅力を感じました。
「このシンプルな操作ならバス配車の属人化を解消できる」と感じたんです。

他社のシステムの情報も日頃から調べていましたが、バスキャッチを実際に活用している学校から勧められたことや、使い勝手のよさも導入の後押しとなりました。

ドラッグアンドドロップでルート作成、配車が可能。

導入後の効果 - 業務効率化、教習生満足度向上、コスト削減

繁忙期の配車作業が3分の1に！

バスキャッチ導入で配車業務は大きく変わりました。今ではベテランの送迎担当でなくても、事務スタッフがバスの配車を担当できるようになりました。

何より、担当者間の引き継ぎもスムーズになり、業務の属人化が解消されました。
以前は土地勘がないと配車が組めなかったところ、バスキャッチのおかげで地名を知らないスタッフでも作業できるようになりました。

アナログ時代は6時間以上かかることもあった配車作業が、通常期（教習生10名ほど）で30分～1時間程度、繁忙期でも2時間ちょっとで完了するようになったんです。

電話が鳴って作業が途中で中断しても、すぐに再開できるのも助かっています。
また、バスの予約を巡る「言った言わない」の行き違いも防げるようになりました。

ルートの混雑状況などを加味して、所要時間を自動計算。

燃費や車両の削減にも役立つ

バスキャッチは、配車業務の効率化だけでなく、経営面や車両運用においても大きな効果を発揮しています。

以前は送迎車が全部で10台あり、15人乗りのバスが4台と、その他普通車を使っていました。しかし今では、5人乗りのノアが2台、15人乗りのハイエースが1台と、台数を大きく減らして運用できています。

それまでは方面ごとに送迎を行っていましたが、バスキャッチではその日の予約に応じて柔軟にルートを組むことができます。
事前に乗車人数がわかるため、人数が少ない場合は乗用車で送迎するなど、燃料費削減につながっています。

さらに、昔は送迎ドライバーが足りず教習担当者が送迎に出ることもありましたが、ルートが効率化された今ではその必要もなくなり、それぞれの本業に集中できるようになりました。

蓄積されたデータを経営効率化に活用

さらに「特定の時間帯・エリアで最大何人のお客様がバスに乗っているか」といったデータが取れるようになり、必要のない送迎車は教習車として使うようにしました。
こうして送迎に関するさまざまなデータが集められるようになったことも、今後のさらなる改善に向けて役立っています。

日々の送迎データをバスキャッチ画面上で集計・表示することが可能。

効率的な送迎で教習生の満足度向上へ

バスキャッチ導入で、教習生一人ひとりの予約に基づいた効率的な送迎ができるようになり、教習生の方の利便性も上がったと感じています。

これにより、バスの待ち時間や、バスに乗っている移動時間が短縮されました。
また、バスがあと何分くらいで到着するか具体的な時間を教習生の方がアプリで確認できるようになったことも大きいです。その結果、「バスはまだですか？」といった問い合わせの電話の本数を減らすことができ、受付・事務スタッフの負担解消にもつながりました。

個別送迎は教習生の方の満足度向上に大きく貢献しており、「送迎があるからこの学校にした」と言ってくれる方もいるほどです。

やはり、教習生の方の利便性や満足度には力を入れたいと考えているので、ここは譲れないポイントですね。

アプリからバスの予約、運行状況の確認ができ、送迎の利便性アップに

現在の運用体制と長期利用の理由

日々の運用とドライバー管理

現在、当校ではバスキャッチの配車管理機能を使って日々の送迎業務を運用しています。
主に送迎ルートの作成と、ドライバーさんの送迎指示書の作成をバスキャッチで行っています。

ドライバーさんには、バスキャッチで作成したその日の送迎指示書を印刷して渡しています。また、教習生の方の予約情報などは、別会社の教習システム「プロフィット」と連携させて、スムーズな情報共有を行っています。

送迎指示書のイメージ。日ごとに送迎地点や予約時刻を一覧で確認可能。

10年間バスキャッチを使い続ける理由

バスキャッチを導入して以来、10年以上使い続けている一番の理由、それは「現場が使いやすいから」です。

経営者としては、配車を担当する事務スタッフや、実際にバスを運転するドライバーさんなど、「現場スタッフが日々の業務で使いやすいように」という思いが一番にあります。

バスキャッチは特別な知識がなくても直感的に使える操作性なので、複数人で担当できるようになり、特定の誰かに負担が集中することがなくなりました。

また、配車状況がシステム上で「見える化」されるので、従業員の状況を把握しやすいことも大きな理由です。

時代に合わせた労働環境の整備とSDGsの実現をバスキャッチで

送迎の効率化と労働環境の改善

今後も、バスキャッチを活用しながら、さらなる人員配置・経営の最適化を目指したいと考えています。

属人化や非効率があった送迎業務をシステム化し、働くスタッフがより良い環境で働けるようにしたい。この目標の実現には、バスキャッチが欠かせません。

効率化によって生まれた時間やリソースを、労働環境の改善に充てていきたいと考えています。

車両の検討とSDGsへの意識

効率化を進める上で、どんな車両を送迎に使うのが最も効率的で、かつ環境にも優しいのかについても検討を進めています。

現在使用しているノアのような車両が良いのか、それとももっと大きいバスを使うのが良いのかなど、送迎の状況に合わせて最適な車両を選んでいく必要があります。

さらに、これからの時代に合わせて、電気自動車（EV）や水素自動車の活用なども視野に入れ、SDGsを意識した環境に優しい送迎体制についても考えていきたいですね。