「バスキャッチ」導入は、配車関連業務の効率化はもちろん、
教習生の顧客満足向上に、大きく貢献しました。

デジタルを活用した教習に注力

深谷自動車教習所について教えてください。

1964年4月21日に設立された深谷自動車教習所は、地元密着の信頼と歴史ある自動車学校です。普通自動車免許（AT/MT）、普通自動二輪車免許（AT/MT）、大型自動二輪車（MT）、中型自動車免許、準中型自動車免許、大型特殊免許の他、AT限定解除、普通車ペーパードライバープラン、高齢者教習など、幅広い教習プランをご提供しています。年間の入所者数は全車種で約1500名です。

教習の特徴は、褒めて育てる教習を心がけており、インストラクターだけでなく全スタッフが「褒める達人検定3級」を取得しています。iPadを活用した技能教習、学科のオンデマンド学習といったデジタルを活用した教習にも力を入れており、送迎バスの「れんらくアプリ」での予約もその一つです。また、2018年10月より深谷ドローンスクールを開講しています。技能認証制度に基づく登録講習機関として“新たな交通システム”を形成するとみられるドローン（小型無人航空機）の、運用上の環境整備、発展・成長を促進するため、操縦者のルール・知識・安全技能教育を提供しています。

深谷自動車教習所様の教習コース

人力、手作業の業務を効率化したい

深谷自動車教習所では2024年7月からVISH株式会社の「バスキャッチ」を導入し活用しています。導入前の課題を教えて下さい。

「バスキャッチ」導入前、送迎バスの予約は教習生が教習で来校した際、次の教習時の送迎バスの予約を受けつけていました。予約は受付など当校スタッフが教習生から口頭でお聞きし、予約票（1人1予約）に記入しました。こうして集った予約票をもとに、毎日17時半から約1時間をかけて、次の日の送迎バスの配車を作成します。A3判の用紙に、縦軸は時間帯、横軸はルートまたはドライバー別で1日の配車を記入していきます。繁忙期などで時間帯の枠内に入りきらない場合は、枠外に記載することもありました。

当校では送迎バスは基本的に40分前に迎えに行くこととしていました。今お話しした枠内に入りきらない場合は、最初の方を10分早くして、2番目の人は5分早く、といったかたちで調整しました。翌日の送迎バスの配車確定後、時間変更になった教習生には受付スタッフが一人ひとりに電話連絡をしていました。

また導入前、繁忙期だけ市内を循環する2ルートだけ、予約無しで乗れる送迎バスを運行していました。ただ、秋や冬など日没時間が早い季節は、ごく稀にドライバーの見落としが発生してしまったというケースもあり、連絡をもらって手が空いているスタッフがお迎えに行くこともありました。

すべてを人力、手作業で行いますので、どうしても記載漏れや転記ミスが発生してしまうことがあります。そして電話連絡など受付スタッフの業務負荷を高める状況にもなっていました。当校は以前からお客様満足の向上に取り組んでいますので、これら送迎バスに関わる課題は解決しなければならないものと考えていました。

送迎・配車担当 ドローン事業室 インストラクター 塚越雅彦様

お客様満足向上のため送迎バスの課題解決へ

「バスキャッチ」を導入されたきっかけを教えてください。

当所の社長が親しくさせていただいている県内の教習所経営者からご紹介いただいたのがきっかけです。現場的にはシステムを導入して効率化できないかという思いは以前からあり、社長としても現場の状況を見て何とかしなければと考えていたようです。
ご紹介いただいた後、すぐにVISH株式会社に連絡し、直接「バスキャッチ」の説明を受け、社長が即決で導入を決めました。ですので、他のシステムとの比較検討は行っていません。

また「バスキャッチ」導入と同時期に教習原簿のデジタル化を実施しています。「バスキャッチ」導入は当所がDX化を推進する取り組みの一環でもありました。

「バスキャッチ」の導入そのものはスムーズでしたか。

手書きで送迎バスの配車を行っていたときに、登録スポットは600ヵ所近くありました。それらの登録に関しては、VISH株式会社にサポートしてもらいスムーズでしたので、特に大変ということはありませんでした。後は実際に通学中の教習生の皆さんに「れんらくアプリ」をインストールしてもらい、使い方と予約方法を周知しました。皆さん、普段からスマートフォンを使い慣れているので、そこでも特別大変だったことはありませんでした。

登録スポット600ヵ所はかなり多いですね。

そうですね。普段の運用で使用しているのは200ヵ所程度だと思います。ときには「姉や兄が乗っていたポイントでお願いします」と申し込みの際にいわれることがありますので、一度登録したポイントはそのまま登録しておこうと考えています。

深谷自動車教習所様の受付

送迎配車に時間が2分の1程度に

「バスキャッチ」の導入効果について教えてください。

1. 教習生の利便性が向上し、送迎予約の効率化を実現

教習生にとって、以前は教習に来るたびに行っていた次回の送迎バスの予約を、ご自分のスマートフォンで空き時間などに行えるようになりました。従来は次回の1回分しか出来なかった送迎バスの予約が、「れんらくアプリ」で2週間先までできるようになり、教習生の利便性が向上しました。送迎バスの使い勝手向上で、送迎バス利用者は増加傾向にあります。同時に受付スタッフなどが教習生から次回の送迎バス予約を口頭で聞き、予約票に記入する手間はすべてなくなり、送迎バス予約に関する業務の効率化を図ることができました。

2. 配車業務にかかる時間が2分の1程度に

受付スタッフなどが教習生から口頭で聞き、記入した予約票をもとに翌日の配車業務を行っていました。以前は配車業務に平常期で約1時間、繁忙期だと2時間かかっていました。「バスキャッチ」の導入により転記作業は一切なくなり、実際に配車を行う時間は繁忙期でも2分の1程度になりました。また、転記をしないため転記ミスや漏れはほぼなくなりました。
そして配車が確定すると、教習生には「れんらくアプリ」経由でバスの送迎時間の連絡が届きます。以前は配車確定後に時間変更がある教習生１人ひとりに受付スタッフなどが電話で連絡を取りましたが、その作業はなくなりました。
また、送迎ドライバーにも配車が確定すると送迎指示書がメールで送信されます。

3. ドライバーの効率的配置と人件費削減も

送迎ドライバーは社員4名、アルバイト5名体制で運用しています。時期ごとの状況を考慮しつつ、基本的に1ヵ月先までの人員配置を仮に決めています。以前は決めた通りにほぼ出社してもらいましたが、ときには教習生がほとんど乗らない送迎バスを運行することもありました。
送迎バスの予約が「バスキャッチ」で管理できるようになり、明日、明後日ではなく、1週間、2週間先の人員配置も予想できるようになりました。もちろん最終決定は送迎の前日になりますが、効率的な人員配置ができることで、アルバイトを含めた人件費の削減にもつながっています。

4.新人ドライバーへの送迎ルート教育の手間が軽減

新人ドライバーは基本的に送迎ルートを知らない状況で入ってきます。以前は、手書きのルート地図や、市販の地図に書き入れたものなどをもとに、送迎ルートを説明し、理解してもらっていました。今では「バスキャッチ」で送迎ルートが地図上に表示され、それをタブレットで見ることができます。以前、ときには同乗して送迎ルートを教えることもありましたが、そうした必要はなくなりました。

弊社・清陀と打ち合わせをする塚越様

リクエストに応えたアップデート

送迎バスの運用に「バスキャッチ」を活用して、工夫していることがあれば教えてください。

当日の運行に際しては、送迎指示書を車両別にして出力しています。当日の時間変更に関して、「バスキャッチ」で修正を反映できることは理解しています。でも、私自身が実際に送迎バスを運転しますので、いつでも「バスキャッチ」への入力ができるわけではありません。
そこで出力した送迎指示書に変更内容を赤文字で記入しておき、送迎ドライバーもその送迎指示書を見て、変更内容を把握して送迎に向うようにしています。確認できなかった場合は、私が在所していれば私、送迎に出ているときはスタッフが無線で送迎バスに連絡しています。

送迎ルートに関しては、以前繁忙期に活用していた2つの市内巡回ルート、定時運行で予約不要のルートがありましたが、こちらもすべて予約制としました。そしてポイントを倍近くに増やして、より多くの教習生が利用しやすいルートとしました。2つの市内巡回ルートはバス利用率の高いルートですので、単に廃止ではなく、その送迎ルートをより活用するかたちでの運用に切り換えました。

深谷自動車教習所様の送迎バス

「バスキャッチ」の導入、運用に当たり、VISH株式会社のサポートはいかがでしたか。

非常にていねいにサポートいただけると感じてます。例えば、Web版送迎指示書の改修を素早く行って頂いたことがございます。
導入直後に送りと迎えが混在するルートの場合、本来は教習生を送った後で、迎えに行くのに、画面表示が同じ白地のバックに黒文字だったために、両方とも迎えと勘違いすることがありました。もちろんきちんと見ればわかるのですが、パッと見て分りにくかったため、VISH株式会社にリクエストをしました。送りと迎えの背景色を変えてもらい、一目で送りが迎えかを分るようにアップデートしてもらいました。こちらのリクエストから程なくアップデートで、迅速な対応をしてもらったことに大変感謝しております。
その後も細々とリクエストをお願いし、対応してくれたり、運用の工夫で出来ることはアドバイスをもらったりと助かっています。

使い勝手のリクエストへの対応に期待

「バスキャッチ」の今後の活用予定を教えてください。

まだ活用していない機能、人手の問題で十分に活かしきれていない機能、例えばポイントを通過した際、通過済とする機能などがありますので、当所の体制を考えながら、使える機能は使っていきたいと考えています。

「バスキャッチ」並びにVISH株式会社への期待、リクエストがありましたらお聞かせください。

使い勝手に関しては、いろいろとリクエストし、対応できるものはアップデートで対応してもらっています。日々、運用している中でここはこうしたい、といったものがあれば、都度リクエストしていきますので、ご対応をよろしくとお願いします。

深谷自動車教習所様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。

塚越様（左）と弊社・清陀