送迎計画を2～3時間から20分へ劇的短縮。バスキャッチで送迎の効率化を実現し、「本来の仕事」に集中できる環境へ
島田自動車学校
副管理者 技能検定員 鈴木 昌久様
その他の導入実績
島田自動車学校は、静岡県島田市に位置する地域に根ざしたアットホームな自動車学校です。
地域の方とのつながりを大切にしており、親子二代で通う教習生もいらっしゃいます。
普通自動車免許はもちろん、大型免許や大型特殊免許、タクシー免許、二輪免許など、様々な種類の免許を取得できます。
近年では、免許取得を通じて転職・スキルアップを目指す方や、大型免許や二輪免許を取得される女性の方が増えているとのこと。どなたでも安心して通えるよう、あたたかな雰囲気づくりを心がけている自動車学校です。
目次
繁忙期の送迎組みやドライバーの負担が課題に
手作業による配車業務の限界
以前は別の送迎システムを導入していたのですが、送迎の組み方が複雑だったんです。毎日の送迎ルートの作成に2～3時間もかかっていました。
そのシステムでは表示したルートの送迎にかかる時間が表示されるだけで、どの教習生をどのルートで送迎するかといった組み合わせやルートは、自分たちで考えなければなりませんでした。
島田自動車学校では、島田市内だけでなく、藤枝市など近隣の市から通う教習生もいるため、スタッフも土地勘がないケースがあります。
そのため送迎ルートを組むことができるのは、特定のスタッフに限られており、誰でもできる業務ではありませんでした。
送迎を効率化して繁忙期のスタッフへの負担を減らしたい
島田自動車学校では、特に2月～3月、8月～9月が繁忙期になります。
5名の送迎スタッフで対応していましたが、9時20分の教習に間に合わせるために1時間前に出発し、夜8時20分に教習が終わってから教習生を送迎するという、長時間にわたる業務が常態化していました。
オンライン教習が始まる前は、送迎件数が100～120件にもなる日もあり、本当に大変でした。
送迎は60代以上のドライバーが中心で、負担の大きさには以前から懸念がありました。
それに、ドライバーがどうしても足りない日は、指導員に送迎を手伝ってもらうこともあり、指導員が本来の仕事である教習に専念できない状況はずっとどうにかしたかったんです。
そのため、システムを導入して少ない人数でも効率よく送迎をこなせるようにしたいと考えていました。
利用者利便性向上、働き方・コスト改革という背景
島田自動車学校は、地域に密着した自動車学校として、教習生の利便性を向上させることを常に考えています。
また、働き方改革にも積極的に取り組んでおり、指導員の残業時間を減らし、送迎業務による長時間勤務を解消したいと考えていました。
以前は路線送迎を行っていましたが、徐々に自宅送迎を取り入れるようになり、送迎にかかるコストを削減したいという思いもありました。
他校での活用が導入の後押しに
導入のきっかけは、バスキャッチを使っている他の自動車学校で、指導員の方がスマホで送迎指示書を確認しているのを見たことでした。
当時、島田自動車学校ではシステムから送迎リストを出力して紙に印刷し、担当ドライバー別のボードに切り貼りしていたので「スマホで確認できるなんて」と驚きましたね。
その学校で、若いスタッフが中心となってバスキャッチを使いこなしている様子を見て「このシステムならうちでも効率化できるかもしれない」と可能性を感じました。
しかし、便利になるのはわかっているものの、「システムの入れ替えは面倒だろうな」「スタッフから反発もあるかもしれない」といった不安もありました。
それでも今の状況を変えるためには、トライアンドエラーで乗り越えていくしかないという覚悟で導入を決めました。
配車業務にかかる時間が2～3時間から20分程度に！
バスキャッチでの送迎の組み方はとてもシンプルで、事前に登録した停留所（送迎ポイント）をクリックしていき、配車を決めるだけ。
スタッフと初めて画面を見た際も、「すごい！便利！」と驚きましたね。
バスキャッチ導入後、送迎計画の作成時間は、以前の2～3時間から20分程度に大幅に短縮されました。
締め切りの20時ギリギリまで配車を組んでいた状況も改善され、スタッフは他の業務に時間を使えるようになり、精神的な負担が減ったと思います。
また、以前は地理に詳しいスタッフしか対応できなかったところ、バスキャッチのおかげで誰でも簡単に配車を組むことができるようになり、属人化が解消されたのも嬉しいポイントです。
送迎指示書Web化とドライバー管理の改善
バスキャッチ導入により、送迎指示書がWeb化され、タブレットで確認できるようになりました。
▼過去は印刷した送迎予定表を切り貼りし、担当ドライバー別に送迎指示ボードに短冊状に貼って作っていたそう。
ドライバーはタブレットに地図を表示しながら送迎できるようになったので、初めての送迎地点でも安心して迎えに行けます。
ドライバーには高齢の方が多いため、新しいシステムを受け入れるか不安だったが、意外にも興味を持ってタブレットを色々と操作してくれたのはありがたかったです。実際に運用を始めてからも「地図を表示できるのが便利」という声が聞かれました。
また、ドライバーはタブレットから自分の担当分を確認できるため、指示の伝達ミスなども減りました。バスキャッチからスタッフごとの送迎本数を出力できるため、勤務管理にも活用しています。
▼送迎車にタブレットホルダーを設置し、送迎場所での待機中などに地図や送迎指示書を確認できるようにしています。
ペーパーレス化と電話・やり取りの削減
バスキャッチ導入により、送迎指示書を印刷して切り貼りする必要がなくなったため、紙の使用量が大幅に削減されました。キャンセルが発生した際に送迎計画ボードから削除する手間もなくなりました。
バスキャッチから『もうすぐバスがつきます』という通知くるため、「バスはまだですか？」といった教習生からの電話問い合わせも減り、事務スタッフの負担軽減にもつながっています。
経営・コスト面での効率化コスト削減と最適化にも効果
バスキャッチを使うと効率的なルートが簡単に組めるため、島田市外のエリアへの送迎頻度を減らすことができました。
▼路線の道中で寄りたい停留所を選択すると、路線バスのルートを柔軟に変更することができます。
以前は、遠方への送迎に多くの人員を割いていましたが、バスキャッチで効率的なルート組みができるようになり、送迎業務にゆとりができました。
以前までは繁忙期に指導員が送迎に出ることもあったのですが、今では送迎ドライバーのみで回せています。
送迎ドライバーの方も、以前のような「送迎から戻ってすぐに次の人を迎えに行く」という状況から解放され、時間的なゆとりを持って業務に取り組めるようになりました。
安心できるサポート体制
バスキャッチのサポート体制がとても手厚く、わからないことがあったら安心して質問することができます。
サポート対応に冷たさを感じる会社も多い中で、バスキャッチの方はリモートによるPC操作レクチャー、他校でも使える機能であれば無償でのシステム改修など親身になって対応してくれるので、とてもありがたいですね。
今後の展望
業務全体の一体化とデータ活用による効率化
バスキャッチには、送迎の対応本数や教習生の分布など様々な情報が蓄積されています。
今後はバスキャッチ内の情報を会計や勤務管理といった他の業務にも活用し、さらなる効率化を目指したいですね。
導入後から現在までの約1年バスキャッチを活用してみて、「もっと効率化できそう」というポテンシャルを感じているので、色々と試してみたいと考えています。
最適な送迎スタイルと集客への寄与
今後は、ルート送迎と個別送迎をうまく組み合わせて送迎の効率化を図りたいと考えています。
また、よりきめ細やかな送迎対応を心がけ、「うまくフォローしてくれて嬉しい」と思われるような満足度の高い送迎サービスを提供したいと考えています。
効率的な送迎の実現は、スタッフの負担軽減はもちろん、集客の強化にもつながると考えています。
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