【コラム】習い事教室DXは「やめること」から始めよう！業務効率化チェックリスト

習い事DXの基礎知識

まずは、習い事DXとは何か、導入して実現できることを解説します。

習い事DXとは？

習い事DXとは、教室の生徒・保護者への連絡や事務作業などのアナログ業務を、デジタルの力で効率化して、より良い指導やサービスを実現する取り組みを指します。生徒や保護者の満足度を高め、スタッフが働きやすい環境をつくることが目的です。

単なる「電子化」は紙で行っていた業務をパソコンやタブレットに入力する程度ですが、習い事DXが目指すのはその先です。生徒の欠席連絡を受けたら出席簿に反映し、予約システムで振替の候補日を提案するなど、1つの情報を入力すると自動で他のシステムに反映されるようなイメージです。業務をデジタル化して事務作業を減らすことで、指導の質の向上を期待できます。

習い事DXで実現すること

1.業務効率化

2.保護者満足度の向上

3.経営の安定化

会員情報や入金状況が可視化されるため、データに基づいた教室運営が可能です。スタッフの勘や経験に頼らずに顧客情報を分析できることで、営業に必要なことを把握し、経営の安定化が期待できます。

教育DXロードマップに学ぶ！習い事教室でのやめることリスト

【12のやめることリスト（デジタルに変えること）】

手紙や電話での保護者連絡対応

紙の印刷・配布や電話対応は、時間やコストがかかるうえ、保護者側も「手紙をなくした」「電話がかけづらい」と不便さを感じます。
連絡システムを導入することで一斉配信や個別連絡が可能になり、ペーパーレス化が進み、伝達ミスが軽減します。

手作業でのスケジュール調整

口頭や紙での予約や振替は、聞き間違いや転記ミスが起きやすく、ダブルブッキングの原因にもなります。
生徒や保護者が直接システム上で空き状況を確認し、予約・振替ができる仕組みを導入するのがおすすめです。アンケート機能がついているシステムを使用すれば、結果を自動で集計し、イベント出欠管理も効率化できます。

現金での月謝回収と請求書作成

現金集金や手書きでの請求管理は、紛失・計算ミス・未納管理の負担が大きく、保護者にとっても現金を用意する手間があります。
クレジットカード決済や口座振替を取り入れ、請求から入金確認までを自動化しましょう。経理負担を軽減し、保護者の利便性も高まります。

電話での来室状況確認やバス運行の連絡

来室確認や送迎バスの運行状況に関する電話は、スタッフの手を止め、業務効率を下げます。
ICカードによる入退室通知や、GPSを活用したバスロケーションシステムを導入しましょう。保護者がスマホで確認できるため安心感が高まり、電話対応の削減にもつながります。

教室に合ったDXシステムを選ぶポイント5つ

ここからは、教室に最適なDXシステムを選ぶためにチェックしたい5つのポイントをご紹介します。

1.教室の課題を解決するサービスが含まれるか

まずは「保護者連絡を効率化したい」「振替予約の手間をなくしたい」「月謝管理を自動化したい」など、教室の課題をリストアップして優先順位をつけて、各システムの機能を比較検討してみましょう。

たとえば、保護者連絡を効率化したいのであれば、アプリのプッシュ通知や個別連絡機能が利用できるシステムがおすすめです。複雑な振替ルールがある教室は、ルールを反映できる柔軟な予約システムが求められます。
多機能さも必要になることはありますが、教室の課題を解決できそうか見極めることが大切です。

2.サポート体制は充実しているか

DXシステムを導入して終わりではなく、導入後のサポート体制が充実しているかも重要なポイントです。デジタルツールに不慣れなスタッフがいる場合は、操作方法でつまずいてしまうと、ツールが活用されなくなる可能性があります。

【チェックポイント】
・電話やメールで気軽に質問できる窓口があるか
・導入時の初期設定をサポートしてくれるか
・わかりやすいマニュアルが用意されているか
・導入前の問い合わせやお試し期間にサポートの対応速度や丁寧さをチェックする

3.セキュリティ対策は万全か

DXシステムでは、生徒の名前や連絡先などの個人情報を取り扱うため、システム会社が講じているセキュリティ対策を事前に確認しましょう。

個人情報を適切に扱っている事業者の証である「プライバシーマーク」や、情報セキュリティ管理の国際規格である「ISMS認証」などを取得していると安心です。

4.他の教室での導入実績はあるか

習い事教室での導入実績があるのかも、チェックしたいポイントです。
特に、スイミングスクールやピアノ教室など、同じ業種での導入事例があるのかは確認するようにしましょう。公式サイトの導入事例ページなどを確認することで具体的な活用方法がイメージできます。掲載されていない場合でも、近い事例がないか、ぜひ問い合わせてみてください。

5.無理のない料金設定か

DXシステムは継続的に利用していくため、無理のない料金プランをよく検討する必要があります。
料金体系は、生徒数に応じて料金が変わる従量課金制、生徒数に関わらず一定料金の月額固定制などがあります。初期費用やオプション料金が必要になる可能性もあるため、必要な機能を洗い出したうえで、複数の会社に見積もりを出してもらうのがおすすめです。

DXシステムの導入事例

実際に習い事教室のDXシステム「スコラプラス」を導入し、業務効率化やサービス向上を実現した3つの教室の事例を紹介します。

【プログラミング教室】アプリを使用した振替予約で業務負担を軽減

【ダンススクール】複雑な情報管理と振替ルールを一元化

【テニススクール】既存システムから乗り換えて約100万円のコスト削減

おすすめのDXシステム「スコラプラス」の紹介

スコラプラスはVISH株式会社が提供する、習い事教室専用のDXシステムです。多くの教室で選ばれている理由を5つの特長から紹介します。

1. 教室運営に必要な機能をひとつで管理

2. 多様な業種での導入実績

3. 複雑な振替ルールに対応

教室ごとに異なる振替ルールを細かく設定できます。保護者がオンラインで振替予約をする際も、システムが自動で予約可能なクラスを表示するため、スタッフの負担を大幅に減らせます。

4. 会員数で料金が変わらない定額制プラン

5. ニーズに合わせたオプション機能

教室のニーズに合わせてオプション機能を利用できます。

・入退館アプリ：生徒の入退室をICカードで記録し、保護者に通知が届きます
・WEB入会・会費管理：オンラインで入会手続き・キャッシュレス決済ができます
・販売・在庫管理：在庫・仕入管理から販売管理、帳票出力までサポート
・バス路線管理：ルート送迎に対応したバスシステムで、月毎のコース改変にも対応
・バス位置情報：バスの現在地や到着案内メールを配信し、乗降時刻を保護者へ通知も可能

まとめ：DXで指導に集中できる環境を

手紙や電話での連絡や手作業での調整、現金での月謝管理をなくすだけで、先生の負担は減り、より生徒への指導に時間や手間をかけられます。
より良い指導とスタッフの業務軽減を行うために、ぜひDXシステムの導入を検討してみてください。