【コラム】欠席振替の管理、どうする？よくあるお悩みとオススメの管理方法

・個人単位で柔軟に対応できる
「今回だけ特別に」「この生徒だけ」といった、マニュアル化しにくい例外的な対応も可能です。

・保護者とのコミュニケーション手段になる
電話でのやり取りを通じて、家庭でのお子さんの様子を伺えるため、信頼関係を築くきっかけにもなります。

・導入コストがゼロ
新たにシステムなどを準備する必要がなく、今ある道具ですぐに始められます。

・事務対応に時間を取られる
電話応対やメール・メッセージアプリの返信に膨大な時間がかかります。指導や生徒とのコミュニケーションに充てたい貴重な時間が、名簿の記入や日程調整といった事務作業によって削られてしまいます。

・対応のバラつきによる不公平感とクレーム
スタッフによって判断基準や把握しているルールが異なると対応に差が出てしまいます。「前の担当者は受けてくれたのに」といったバラつきは、不信感や予期せぬクレームを招く大きな原因となります。

・人的ミスの発生
日時の聞き間違いや記入漏れといったミスが起きやすく、「来るはずの生徒が来ない」「定員オーバーなのに振替を受けてしまった」というトラブルを招きます。

・業務の属人化と対応時間の制限
「担当スタッフしか詳細を把握していない」という状況になりやすく、不在時に対応が滞ります。また、受付が営業時間内に限られるため、保護者の利便性も低下します。

・分析や集計が困難
「欠席が多い生徒」や「未消化の振替レッスン」などのデータを算出するのに、膨大な手作業が必要になります。

・保護者メリット
高い月謝を払っている土日会員の枠が守られ、公平性が保たれます。

・施設デメリット
「どうしても都合がつかないから今回だけ土日に振替させてほしい」という要望を断り続ける必要があり、スタッフの精神的ストレスになります。また、誰かひとり例外を認めた際に、対応のバラつきとして炎上するリスクを抱えます。

・保護者メリット
「欠席を早く届け出た人が人気の振替枠を先に埋めてしまう」といった早い者勝ちによる枠の独占を防ぎます。急な欠席者にも振替の機会が残る「機会の均等」を実現できます。

・施設デメリット
振替の申し出を受けるたびに「受付開始日を過ぎているか」をスタッフがカレンダーで確認・判断する作業が発生します。

・保護者メリット
施設都合の休講分を無期限で保障する姿勢は、高い安心感と信頼に繋がります。

・施設デメリット
振替のたびに名簿を遡り、欠席理由（自己都合か施設都合か）を手作業で調べる手間がかかります。また未消化分が溜まりやすく、管理が煩雑になります。

・保護者メリット
通う回数が多いほど休む確率も高いため、受講スタイルに合わせた柔軟な設定は好意的に受け取られます。

・施設デメリット
生徒ごとの「今月の残り回数」をリアルタイムで把握・計算するのが困難です。コース変更時の反映ミスなども起きやすくなります。

・保護者メリット
授業内容がわからなくならない配慮があり、レッスンの質が守られます。
・施設デメリット
いつの（何週目の）欠席か、振替希望日は何週目か、空きはあるか、を揃えて確認する必要があり、口頭で説明する難易度が高くなります。

保護者メリット
⑤と同様に、授業内容が分からなるのを防ぐ配慮があり、進度がずれる心配がなく、学習効率が維持されます。
施設デメリット
期間が短いため、週の後半に急に欠席が決まった方の「振替先がない」という不満に対する調整作業に追われることになります。

・複雑な日付や週の計算（例②・⑤・⑥）
カレンダーをめくって確認する必要はありません。システムが設定通りに自動判別し、「今、振替可能な日」だけを保護者アプリに表示します。

・欠席理由ごとの期限判別（例③）
自己都合か施設都合かに応じて、システムが自動で有効期限を付与します。名簿を遡る必要はなく、期限もアプリに表示されるため問い合わせ自体が減少します。

・コースに紐づく振替制限（例①）
在籍コースに応じて振替先を自動で絞り込みます。平日会員の方には土日の枠が表示されないため、スタッフが心苦しいお断りをする必要がなくなります。

・受講回数に応じた残数管理（例④）
「あと何回できるか」をリアルタイムでカウントし、保護者アプリに反映します。コース変更も即座に反映され、スタッフの計算の手間とミスを根絶します。

また、「なんとなく今のルールで運用しているけれど、何がベストか相談したい」という場合は、導入担当者に相談してみるのもおすすめです。
数多くの施設をサポートしてきた経験から、最適な設定を提案してくれるはずです。

いかがでしたでしょうか。

振替ルールは、施設が「生徒や保護者に寄り添いたい」という想いで作られた大切な仕組みです。しかし、その管理のために、本来の指導やコミュニケーションに充てたい時間を削ってしまうのはとてももったいないことです。

スクール管理システム「スコラプラス」には、アナログ管理の課題を解決し、振替対応の自動化を叶える機能が揃っています。 1200件以上の導入実績に基づき、独自の複雑なルールへの対応はもちろん、ノウハウのあるスタッフが運用に合ったルール設定をご提案します。

「うちのルールだとどう設定すればいい？」「今の運用をどこまで再現できる？」 そんな疑問があれば、ぜひお気軽にご相談ください。

施設のこだわりを大切にしながら、最適な運用方法を一緒に形にしていきましょう。