紙と電話に追われる日々から、会員様との会話を楽しむスマート運営へ。事務負担60%削減がもたらした「心の余裕」

支配人 高山様

一言で言えば、「とにかく紙が多い」状態でした。出席簿も、振替の管理も、進級テストの結果も、すべてが紙と手作業中心だったんです。

例えば、欠席や振替の連絡を電話で受けたら、専用の用紙に手書きで記入します。その紙をプール入り口にある掲示板に貼り付けておくんです。

コーチはレッスン前に掲示板を見て、「今日は誰が休みで、誰が振替で来るのか」を確認する…そんなアナログな連携をしていました。

用紙自体も、元となるテンプレートを印刷して、ハサミでカットして……と作業の手間がかかっていました。

フロント 高山様

保護者の方への細かな連絡も大変でした。「この子が来たら手紙を渡して」「この件を伝えてね」といった内容を、メモに書いて掲示板に貼っておくんです。

フロント周りは常にそんなメモや用紙で溢れかえっていて、見た目も煩雑ですし、何がどこにあるのか瞬時に把握するのが難しい状態でした。

また、振替や欠席、バスに乗る・乗らないといった連絡は、基本的に電話で対応していました。
夕方はお子様の来館でバタバタする中で電話も多く、フロントは常に忙しなかったですね。

支配人 高山様

そうですね。システム業者さんに依頼して開発したもので、かなり前から使っているシステムでしたので、乗り換えを検討していました。

このシステムは柳川店にあるローカルサーバーに依存して稼働していて。
もし柳川店で停電や障害が起きると、城島店や佐賀店まで使えなくなってしまうというリスクはありました。

支配人 高山様

一番の理由は、周りのスイミングクラブのほとんどが「スコラプラス」を使っていたことです。

大会の会場などで他のクラブの方に話を聞くと、大半がスコラプラスを使っている。
「これだけ多くのクラブが導入しているなら、まず間違いないだろう」という安心感が大きかったですね。

実際にデモ画面を見せてもらった時も、直感的で分かりやすく、「これなら使いやすそうだ」と感じました。機能面での信頼性に加えて、月額費用が手頃だったことも決め手の一つです。

他社製品と比較検討するというよりは、業界内での評判とコストパフォーマンスの良さから、ほぼ「これ一択」という感覚でした。

支配人 高山様

実は、すんなりと決まったわけではありません。当時「既存のシステムからの入れ替えは大変なのでは」という上層部の懸念が強く、一度は断念。

その後、全社方針としてスタッフの作業効率化を進める機運が高まったタイミングで、ようやく導入が決まりました。

懸念だったデータ移行についても、実際はまったく大変ではありませんでした。

こちらの名簿データや資料などを担当スタッフの方に渡して取り込んでもらうだけで、拍子抜けするほどスムーズでしたね。

支配人 高山様

特別に研修会を開いたり、つきっきりで指導したりといったことはしていません。 何よりシステム自体が使いやすかったので、自分も含めて、みんな日々触っていく中で自然と操作を覚えていってくれました。

システムのトップ画面に分かりやすくマニュアルへのリンクがあるので、分からないことがあればスタッフ自身でそこを見て確認してくれます。

フロント 高山様

以前のシステムでは、会員証がバーコード式だったため、入館時はフロントスタッフが子どもたちからカードを預かり、一枚ずつバーコードリーダーで読み取る必要がありました。

スコラプラスでは、会員様がご自身でICカードをタッチするだけで入館できるようになり、手間がぐっと減りました。

フロントが一人バーコードの読み取りにかかり切りになっていたことを思うと、随分と余裕が持てるようになりましたね。

スイミングや体操教室に通うこども会員さんだけでなく、フィットネス利用の成人会員さんもICカードで入退室管理ができています。

フロント 高山様

「誰ちゃんに忘れ物を渡す」といった小さなメモがかつては掲示板に貼られていましたが、今ではすべてスコラプラス上の【伝言メモ】に入力するだけで済みます 。

子どもが入館してICカードをかざすと、伝言メモが登録されている場合はいつもと違う音が鳴るんです。

その音でスタッフが「あ、この子に連絡事項があるな」と気づき、画面を確認してその場で伝えたり、配布物を渡したりできます。

フロント 高山様

細かなポイントですが「家族追加」の機能には本当に助けられています。

以前のシステムでは、ご兄弟が入会する場合でも、同じ住所や口座情報をもう一度入力し直さなければなりませんでした 。兄弟の紐付けも自動ではできないので「この子とこの子が兄弟」とメモに残して管理していたんです 。

スコラプラスなら、既に通っているご家族のデータから「家族を追加」するだけで、共通の情報が引き継がれます 。入力ミスも防げますし、手続きにかかる時間が大幅に短縮されました。

フロント 高山様

一番の変化は、電話対応が劇的に減ったことです。以前は夕方になると電話が5〜10件程度ありましたが、今では電話がかかってこない日もあるほど。

電話で特に多かったのが「○日に休むので、振替をお願いします」「行きはバスに乗るけど、帰りは迎えに行きます」といったお休み・振替・バスの変更連絡です。

スタッフが作業をしていても、電話が鳴るたびに手を止めてメモを取り、それを専用の用紙に転記しなければなりません。

感染症の時期などは、メモを取っている最中にまた次の電話が鳴るような状況で、どうしても記入漏れや聞き間違いが発生し、ご迷惑をおかけすることもありました 。

今では保護者の方がアプリから欠席やバス不要の登録をしてくださるので、夕方に電話がかかってこない日さえあります。

フロント 高山様

これまでは会員の方へ連絡事項があると、対面や電話、郵送物などを使っていましたが、スコラプラスの導入でアプリに直接連絡ができるようになりました。

例えば、毎年郵送していた年会費のお知らせもメール配信に切り替えました。

変化が大きかったのは、新年度のバスの時間変更の連絡ですね。
300名近くいるバス利用者に一人ひとり電話をかけていて。仕事をしていてなかなか電話に出られない方もいたり、折り返しもまちまちだったり。

リストを作成して通電の有無を管理していたことを思うと、アプリに配信できるようになった今はかなり楽です。

フロント 高山様

以前は、会員さんとおしゃべりをしていても、電話が鳴ると中断せざるを得ませんでした。『ごめんね、忙しいときに』と言わせてしまうときもあり、胸が痛かったですね。

常にバタバタしていたので、話しかけづらいと思わせていたかもしれません。

今では電話対応やバーコード読み取りの専任スタッフが不要になり、フロント1名体制でも余裕を持って座っていられます。

その分、会員さんが来られた時に「先月休会されていましたが、体調はどうですか？」と、こちらから声をかける余裕が生まれました。

スコラプラスを導入して、事務作業の負担は体感で50〜60%ほど減りました。
ただ単に楽になっただけでなく、その空いた時間で会員さんとの会話が増えたことが何より嬉しい。前よりももっと仕事が楽しくなりましたね。

経理 古賀様

今振り返ると信じられないような話ですが、以前まで請求データはフロッピーディスクで運用していました。

柳川・城島・佐賀の3店舗分の請求データを集約し、さらにお客様が利用されている6つの銀行ごとに分割して毎月18個もの全銀データを作成します。

他店舗からはフロッピーディスクの受け取りが必要ですし、もっと昔は銀行までデータを持ち込んでいました。

フロッピーディスク自体が古いメディアですから、データがうまく保存できないこともあります。データ結合の過程で破損することもあって、冷や汗ものです。

経理 古賀様

以前は半日（約4〜5時間）かかっていた請求作業が、今ではわずか30〜40分で終わっています。「データが壊れるかも」という不安と、物理的な作業時間の両方から解放され、本当に楽になりましたね。

支配人 高山様

以前は、テスト結果を紙に記録し、レッスン終了後に事務所へ戻ってパソコンに入力していました。

しかし、システムが使えるパソコンが1台しかなかったため、他のスタッフが使っていると空くまで待たなければなりません。レッスンが終わって疲れているのに、なかなか作業ができないのは苦痛でしたね。

スコラプラスはクラウドサービスなのでどのPCでもシステムが使えますし、タブレットからも操作ができます。

今は、プールサイドにタブレットを持ち込み、その場で結果を入力すれば完了です。

事務所に戻ってから入力する二度手間がなくなり、コーチとしての事務作業時間は、体感で以前の3分の1程度まで圧縮されたと感じています。

支配人 高山様

テスト結果がその場で保護者アプリに通知されるため、「うちの子、合格しましたか？」といった問い合わせ電話が激減しました。

また、安全面でも大きな変化がありました。

子どもが入館時にICカードをかざすと、私たちの手元のタブレットにも「入館済み」と表示されます。もし入館済みなのにプールサイドに姿がないと、「まだ着替え中かな？」「体調が悪いのかな？」とすぐに気づき、確認に行けます。

保護者アプリにも入退館通知が届くので、私たちも保護者の方もより安心して子どもたちを見守れるようになりました。

支配人 高山様

はい、現在6台のバスで約300名のお子様の送迎を行っています。

以前は、保護者の方から「今日はバスに乗りません」という電話をフロントが受け、それをメモし、さらにコーチがバス名簿に手書きで転記していました。

フロントがバタバタしていると、聞き間違えたりメモを書き忘れたりとミスが発生してご迷惑をおかけすることも…。

今は保護者の方がアプリで「バス不要」「欠席」を入力してくれるので、名簿が自動で更新されます。手書きの転記作業が一切なくなり、最新の乗車リストをタブレットで確認するだけ。

バスの置き去り事故も心配ですから、人為的なミスを防げる環境になったことで、運行を担当するコーチの安心にもつながっています。

支配人 高山様

成人のフィットネス会員様もICカードで入退館管理を行っています。

フィットネスを利用される方は、『月に何回通う』とご自身で目標を立てている方もいらっしゃいます。

以前は「私、今月何回目だっけ？」と聞かれると、フロントスタッフが履歴画面を開いて「いち、に、さん……」と手作業で数えてお伝えしていました 。

今は入退館時にICカードをかざすだけで、画面に「今月〇回目」とパッと表示されるので、その場ですぐにお答えできるようになりました。

小さなことですが、会員様のモチベーション管理にも役立っていますし、私たちスタッフもスムーズに対応できるようになったと感じます。

支配人 高山様

今後はスマホでいつでも入会できる「Web入会」を本格的に導入したいと考えています。

最近の24時間ジムなどは、来店前にスマホから入会手続きや決済登録を済ませて、当日はすぐに利用開始できるスタイルが主流ですよね。

現在はまだ入会はフロントが空いている時間のみの対応です。
書類記入や口座振替の手続きが必要なので、これをWEB上で完結できるようにしたいですね。

その方がお客様にとっても手軽ですし、フロント業務もさらに効率化できるはずです。

スコラプラスにはまだ使いこなせていない機能がたくさんあるので、それらをフル活用して、より快適なクラブ運営を目指していきたいですね。

支配人 高山様

やはり、少人数で運営されているクラブや、個人で開業されている方には特におすすめしたいですね。

事務作業さえ効率化できれば、フロント業務は1人でも十分回せるようになります。

実際、当クラブでも現在はフロント3名、インストラクター（正社員）3名、パートスタッフ2名という体制ですが、この人数で子どものスイミングスクールから成人の24時間フィットネスまで、無理なく運営できています。

支配人 高山様

スコラプラスのおかげで、スタッフに精神的な余裕が生まれ、会員様とのコミュニケーションが以前よりもずっと充実するようになりました。

単に業務が楽になるだけでなく、空いた時間で会員様と向き合えるようになる。

人手が足りない、日々の業務に追われて余裕がないという施設様には、ぜひ導入をおすすめしたいです。