- セミナーレポート
- 弊社で開催したセミナーや、弊社メンバーが登壇した
外部セミナーのレポートをご紹介している記事の一覧です。
ウェビナーレポートページ
ウェビナーレポートページ
日 時：2021年６月17日（木）
場 所：オンライン形式（Zoom）
参加費：無料
主 催：株式会社エンペイ、VISH株式会社
松本 幸真（南八幡幼稚園 園長）
田中 拓哉（VISH株式会社 園支援システム＋バスキャッチ担当）
落合 彪（株式会社エンペイ キャッシュレス・DXコンサルタント）
株式会社エンペイ、VISH株式会社は、2021年６月17日（木）に『現場が語る！園の保護者集金ビフォー・アフター！』と題して、幼稚園・保育園の保護者の方々に対する毎月の集金業務のキャッシュレス化に関する無料オンラインセミナーを開催しました。当日は、全国の幼稚園・保育園・認定こども園から約70名が参加した本セミナーのレポートをお届けします｡
保護者集金について悩んでいたり、なんとかしたいなという幼稚園・保育園の皆様にはぜひお読みいただければと思います｡
松本 幸真（南八幡幼稚園 園長）
【南八幡幼稚園 ウェブサイト】http://www.minamiyahata.jp/
最初に、園の紹介と自己紹介をさせてください｡
南八幡幼稚園は1956年4月23日に開園し、今年65歳の施設給付型の幼稚園です｡定員は180名で各学年2クラス、年少50名、年中49名、年長51名、そして満3歳児7名の157名です｡これから満3歳児クラスに13名が入園しますので全園児は170名になる予定の、静岡では中の小くらいの規模の幼稚園です｡
私は1982年2月17日生れの39歳です｡拓殖大学商学部という教育関係とはまったく関係ない大学を出て、医療機器の営業を4年間、フレーベル館で5年間働いて、明星大学通信教育学部で免許を取得｡公立幼稚園勤務を経て現在に至ります、幼稚園業界は7年半です｡
ちょっと刺激的なタイトルですが、これは約3年前の事実です｡ある日、職員が登園したら、理事長室から約40万円が盗まれていました｡その頃まで園はオールキャッシュ、現金でした｡キャッシュレスなんて頭の片隅にもありません｡
当時を振り返って見ると
集金日にはクラスの黒板の前に机に集金袋を置いていました｡体育指導で園庭に出るときは置いたままです｡そして降園後に担任が集計して、理事長に預けます｡ただし、理事長が不在のときは理事長の机の上にそのまま置いておきました｡
園児が1万円札2枚を持って職員室にやってきました｡保育料は3万円なのに、とクラスに行ってみると床に1万円札が落ちていました｡
正直なところ、園は現金があることが普通でしたし、現金は信頼につながっていました｡現金の重みを感じていなかったかもしれません｡
毎月集金していた費目を挙げてみます｡
保育費は担任が誰が何食食べたかを把握して集計、けっこう時間がかかります｡
手書きで誰が預かり保育かをチェックし、それを園児ごとに集計して集金しました｡
チェックがあいまいなとき、預かった園児全員の集金ができたか、わからないこともありました｡
これらの集金に使っていた集金袋はなんと3つです｡
誰が出しているかを名簿でチェックし、袋からお金を出して集金額と合っているかを確認し、担任の領収印を捺す｡
期日を過ぎても出していない保護者に催促の電話を入れるのも担任の仕事です｡
なぜ現金だったのかを振り返ってみましょう｡
業者さんも現金で集金にくるところが多くありました｡
とはいえ、そもそも現金以外考えていなかった、考えようとすらしていなかったのです｡
先にお話ししたドロボウの件もあり、口座振替を決意しました｡その理由は、
現金は危ないから持たせたくない、出し忘れたり落したりしたらどうなるのか、という声が寄せられていました｡でも園は現金との思い込みから、私たちにあまり響いてきませんでした｡
使い始めていたバスキャッチの機能で料金変動に対してもスムーズに対応・集計ができることを知り、これなら口座振替もできるんじゃないか、口座振替にするハードルは高くないんじゃないか、と思いました｡
そして、やっぱり安心・安全・スムーズだよね、と口座振替の導入を決意しました｡
口座振替への変更には障害もありました｡
長年、現金集金だけでやってきましたから、抵抗感がありました｡保育料の徴収漏れが出る、という懸念がなかなか払拭できませんでした｡
口座振替が行える金融機関は1つしかありませんので、その金融機関に口座をお持ちでない保護者の方には新しく口座を開設してもらう必要がありました｡園としては手数料の安い・高いもあり1金融機関としか契約できません｡
口座振替にして未入金をどう把握・管理するのか心配されました｡これはバスキャッチで入金・未入金の帳票が出せるので、これなら大丈夫と言われました｡
毎月2000円の固定費＋1名50円の手数料がかかっています｡手数料は園持ちにしました｡その方が保護者の方も引落金額を把握しやすいと思います｡
毎月、約1万円の口座振替手数料がかかります｡ただ、金融機関への往復にかかった時間やガソリン代、保育料数百万円を理事長が手持ちで異動するリスクを考えると、1万円という手数料は安いのではないかと思います｡
時間かもかかりましたが、口座振替になってみると、意外とクリアするのは難しくなかったな、と感じています｡
集金業務がほぼなくなったからこそ、いろいろなことができるようになりました｡まず、使える時間が大幅に増えました｡ここで大切なことは、楽になったね、時短になったね、ではないんです｡その時間を何に変えるか、何に使うか、何ができるかを考えました｡
よかったことを挙げてみます｡
いつも20分～30分はかかっていた、降園後の現金勘定がなくなりました｡10円20円が合わない、袋から出してしまうとどの保護者が足りなかったのかも分からなくなってしまうこともなくなりました｡
先生たちの「ゆとり＆時間」が増加しました｡これが一番重要なことでした｡
みんなが職員室でジャラジャラお金を数えることがなくなりました｡そしてコミュニケーションが増え、数々のミーティングを開催することができました｡以前はその時間が作れないこともあって、ミーティングをするという考えも時間もなかったのです｡いまはミーティングが本当に増えました｡3ヵ月前から田無いづみ幼稚園園長の小林正和先生に教えていただいた終礼を、真似しながらですが毎日行っています｡いまでは終礼がないと生きていけない!?、くらい大事な時間になりました｡
準備のし過ぎに悪いことはないので、大事だと考えるようになりました｡
結果的に、自然と園の質の向上につながったと感じています｡
コロナ禍のよる一次休園期間の納付金やバス代など変動費が増えました｡でもバスキャッチで園児１人ひとりに合わせた費目設定ができたので、口座振替で困ることはありませんでした｡
新制度移行後、副食費免除もありますが、バスキャッチのおかげで、毎月園児ごとに変動する徴収金額でも口座振替ができました｡全園児から同じ金額を徴収するのであれば、現金での集金も可能だと思いますが、さまざまな要素から金額が変動してくると対応は難しいでしょう｡
保育料だけ口座振替という園もいらっしゃると思います｡ただ、すべてをバスキャッチなどで園児個別に計算して口座振替にした方が、先生の手間も大きく省けていいと思います｡
現金集金を口座振替にすることで出会えたことは、園の進化です｡園を進化させよう、質を上げようと思っていたわけではなく、口座振替にすることによって生まれた時間をどうしようかと思ったときに、いろいろなことができて自然に園の進化につながりました｡
口座振替にしても、月に数人は振替もれがあり、現金を取り扱わなくてはならない現実もあります｡口座振替は引き落とし日が決っていますから、その前日までに口座に入金する必要があります｡また園が口座振替を行っている金融機関が普段お使いの金融機関と違えば、ついうっかりもあるでしょう｡
世の中の支払い方法は多種多様になっています｡支払い方法で幼稚園を決める保護者はいないと思いますが、保護者のライフスタイルに合わせて、園も多種多様な支払い方法への対応を検討することも必要になってきます｡
集金業務は先生の本来の仕事ではありません｡その仕事で、言った・言わない、聞いた・聞いていない、渡した・受け取ってない、といった保護者との信頼関係が崩れてしまうことはあってはなりませんし、保育する以前の問題だと思います｡
集金業務をシステムに任せることで、保育の質は向上しました｡いいことしかありませんので、皆さんもぜひご検討ください｡
田中 拓哉（VISH株式会社 園支援システム＋バスキャッチ担当）
【園支援システム ウェブサイト】https://www.buscatch.com/solution/kindergarten/
1990年7月10日生まれ、30歳です｡2017年に入社し、バスキャッチの営業担当としてたくさんの園の皆さんと一緒にICT活用を行ってきました｡担当エリアは主に西日本になります｡大学まで空手をやっていまして、現在は母校の高校で部活動のコーチも務めています｡
これを順番に行っていくことで、キャッシュレス化をスムーズに行うことができます｡
松本先生のお話にもありましたが、用品や写真、預かり保育など日々発生する費用に関しては、紙面や口頭で受け付けている園も多いのではないでしょうか｡受け付けた後は、回収した用紙を園児ごとに集計し、保護者から集金し、集金・集計に時間を取られてたいへんだと思います｡また、集計内容に合わせて、業者ごとの集計や発注を担当される先生もいらっしゃることでしょう｡
バスキャッチではれんらくアプリから用品や写真の閲覧、注文ができます｡用品のサイズや色の選択も設定もできますので、保護者の方は注文がしやすいと思います｡
預かり保育では、保護者の方は1日ごとの予約ができますし、複数日をまとめて予約も可能です。予約内容を保護者の方はれんらくアプリにて確認できますし、園も管理画面にて確認できます｡また、1日に何件の予約件数や、予約者が誰かもわかります｡
アプリから受け付けることで、用紙の回収がなくなり、集計作業もなくなりますので、その時間を他のことに当てることができます｡また、用品についてはデータとして蓄積されますので、何色、何サイズが多いなどの傾向をつかむこともできます｡
アプリで受け付けるメリットとして、松本先生のお話にあった「言った・言わない」のトラブルを回避できます｡
1ヵ月の用品注文や預かり保育の予約は、ボタンひとつで園児ごとに出せるようになっています｡利用実績を一括で集計できますから、毎月変動する費用を翌月初に請求できるのです｡また、預かり保育のリストは、無償化の利用実績の証明として活用している園もあります｡
松本先生の南八幡幼稚園もここからスタートしています｡都度集金を月1回の現金集金に変更することで、まず毎日現金にさわることをなくしましょう｡セミナーにご参加の園の皆さんもここまではやられている園が多いと思います｡
ここまでできたら、月1回の現金集金もなくしたいと思えてきますよね｡
毎月の固定費を口座振替で徴収している園は多いのではないかと思います｡バスキャッチの保育料計算・口座振替のオプションに加入していただくことで、毎月変動する用品注文や預かり保育料についても合算して口座振替ができるようになります｡ここまでできると現金集金廃止、完全キャッシュレスの準備が整います｡
固定費と保育費を合算して口座振替を行う場合、保護者は引落前にれんらくアプリで明細を確認することができます｡固定費である保育料はもちろんのこと、変動費である用品注文や預かり保育料についても明細で確認できます｡
請求書の作成・印刷作業・押印作業がなくなることで合理化にもつながります｡もちろん、会社の補助申請のために請求書が必要な保護者向けには印刷することもできます｡
松本先生のお話に会計士さんの懸念がありましたが、入金予定・実績の一覧や、園児ごとの明細など、会計事務所向け資料の作成もできます｡
このように、予約・注文のデジタル化、都度集金の廃止、完全キャッシレスと一つずつステップアップしていくことで、職員や保護者の負担を軽減しながら、実現に向けて進めることでしょう｡
松本先生の言葉を借りると、ミス・時間の削減、コミュニケーションの爆増、時間や心の余裕の増加という効果につながっています｡バスキャッチを通じて、保育の質や職員の働きやすさに寄与して行きたいと考えています｡さらにエンペイさんと連携することで、口座振替だけてなく決済手段の多様化にも対応できるようになります｡
落合 彪（株式会社エンペイ キャッシュレス・DXコンサルタント）
【エンペイ ウェブサイト】https://enpay.co.jp/top/
本日ご参加いただいている園の皆さんは、VISHさんといえばバスキャッチとご存じかと思います｡じゃあエンペイって何?とお思いでしょうから、まずはエンペイという会社、システムのご紹介をさせていただきます｡
エンペイは幼保業界に特化した、従来のやり方とはまったく異る新しいキャッシュレス集金をご提供する会社であり、サービスの名称です｡
幼保業界からは口座振替や現金集金といった従来の集金方法について、多くの園から業務負荷のリスクがあるとの声が寄せられています｡その声にお応えし、従来の集金方法が抱えていた課題を一気に解決できるシステムとしてエンペイをご提供し、すでに多くの園で利用されています｡
弊社は企業として利益を上げて行くことは大切ですが、多くの園にご利用いただいている社会のインフラとして、利益の一定割合をNPO法人を通じて子ども宅食や養子縁組事業に寄付させていただいております｡エンペイを利用して集金をすることで、子どもたちの世界をよりよくする取り組みに寄与していただけます｡
少し前の調査（2016年）ですが、世界各国のキャッシュレス決済比率を見ると、お隣り韓国は96.4％、イギリスが68.7％となっており、日本はドイツと並んで最下位近くです｡日本の場合、昔からの現金主義、円が強いという背景もあるかと思いますが、単に利便性の問題だけではないのです｡
人手不足やお金のやりとりに関する会計、管理にはすごい労力が割かれています｡ここを解決して生産性を上げる必要があります｡
現金決済を支えるインフラの代表例は、金融機関やコンビニにあるATMが上げられます｡維持コストは年間1.6兆円に上るという試算もあり、社会の重みとなっています｡削減のメリットも大きいと思います｡
世界的な新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、一時的に減っていますが、ワクチン接種の拡大により、復調もしてくるでしょう｡すると海外で普及しているキャッシュレス決済が求められます｡
裏金なんて言葉があるように、不透明な現金流通は透明化する必要があります｡そして透明化は税収向上にもつながります｡
デジタル化を通じて現状を大きく変えて行くことにより、消費の促進、経済活動や技術革新ヘの刺激をもとに日本社会の変革を意図して推進しています｡
日本政府はキャッシュレス決済が占める割合を、2025年までに40％、さらに将来的には80％程度までに向上させることを急務としています｡
現金集金の課題を羅列してみましょう（参加者アンケートより）。皆さんも同様の課題を感じているのではないでしょうか｡
誰が触ったかわらない現金を扱うリスク、感染予防の観点からも
手作業、手計算によるヒューマンエラーの可能性
現金集金の際のお釣りを準備しなければならない
保護者もお釣りがないよう厳禁を用意するため、両替などの手間をかけている
手作業・手計算のためヒューマンエラーの可能性
自分たちでチェックし、管理しなければならない
担任が対応しているケースが多い
センシティブな問題ですので、引き離したいと事務長や園長は考えている
必要な方に発行しなければならない
現金運搬の負荷、リスクがある
手作業による管理となるために負荷が発生する
利用されている園も多いと思いますが、口座振替にも課題があります｡
新規入園者には口座振替用紙をお渡しして記入・捺印してもらい、回収した用紙を金融機関に提出します｡そして金融機関内で口座の紐付け作業が終わるまでには3～4週間かかります｡また、印鑑や口座番号などに間違いがあった場合は、差し戻しとなり再提出が必要です｡その分の期間が余計にかかります｡
口座情報は重要な個人情報ですから、それを一時的にせよ園側で預かるリスクがあるとともに、セキュリティ面での強化、対応が必要になります｡
振替日の遅くとも1週間前には口座振替情報の入力が完了している必要があります。金融機関のスケジュールに合わせて業務スケジュールを考えなければなりません。
引落周辺の対応、請求書や明細書、領収書の発行は園の仕事です｡
引落ができなかったことが判明するには1～2営業日かかります｡口座振替は通常月2回はできませんので、そうした保護者に対しては、現金集金での対応になります｡オペレーションが二重になり管理が大変です。引落と現金集金の保護者がいる場合には、引落リストと現金集金リストを一つにする作業も発生します｡
一次的な休園による返金や減免処置への対応など、いわゆるマイナス請求には口座振替は対応できません｡
エンペイはクラウドサービスですので、IDとパスワードでログインして使います｡
保育料など徴収する金額を入力すると、保護者には使い慣れたLINEに請求書が届きます｡※LINEを使用していない保護者にも請求可能です｡
バスキャッチには保育料や用品代などの計算機能があり、計算済みの全園児分のデータをエンペイと連携し簡単にデータを取り込むことができます｡
保護者はLINEの画面から支払い方法を選択して、すぐに支払うことができます｡
支払い方法は、キャッシュレス決済（LINEペイ ※PayPayも近日対応予定）、クレジットカード払い、コンビニ現金支払（Lawson、ファミリーマート、ミニストップ、セイコーマート）から保護者が好きな支払い方法を選択できます｡
エンペイの園側サイトでは、リアルタイムで回収の進捗状況がチェックできます｡支払済、未払もワンクリックで確認できます｡未払の方への催促も好きなタイミングでできますし、直接電話などをすることもありません｡
一度エンペイに登録した金額の修正も可能ですし、保育料とは別に用品の請求なども別にできます｡1ヵ月に複数回の請求が可能になっています｡
会計事務所や監査に必要となる会計データはCSVファイルでの出力ができます｡
保護者を登録するために、エンペイから１家庭ごとに IDとバスワード、LINEと友だち追加用QRコードが発行できます｡
保護者はスマホでQRコードを読み取り、エンペイをLINEのおともだちに追加し、ID、パスワードを入力するだけで登録は完了します｡
保護者のLINEアカウント、支払内容、カード情報などは、エンペイ、園、LINEでは一切取得できないシステムになっていますので、セキュリティも万全で安心です｡
導入いただいている幼保施設からいただいた導入効果の声を紹介します｡ 保護者からの声として 園とって不必要な業務負荷をなくして、保育の質を高めていただく一助になりたいと考えています｡ 南八幡幼稚園の松本先生の現金集金をなくすためのプロセスのご紹介と成果、バスキャッチによる保育料、そして用品代や預かり保育となど変動費の計算の簡便化、さらにエンペイによる多用なキャッシュレス決済の提供についてお話しいただきました｡ 皆さんの取り組みが一つになって、園の効率化と保育の質向上につながることをさらにお手伝いしていきたいと思います。 オンラインセミナー参加者へのアンケートの声をご紹介いたします（原文ママ）。
エンペイの導入効果
最後に
参加者の声
「現金で集金している用品や延長保育料について、集金方法等を検討し、来年度からの変更ができるよう、会計士や理事会等に働きかけていきたいと思います。」
「為になるお話ばかりで、とても有意義な時間でした。来年度からのお金の扱い方について再度検討してみたいと思います。
２回目の開催も楽しみにしております。ありがとうございました。」「事務の範疇の内、「集金業務」に特化した内容のため話が広がりすぎず理解を深められました。また、短い時間の中で詳細かつ分かりやすく課題や解決策を提示していただけたのは、通常運営の傍らでのウェビナー参加がしやすく、大変ありがたかったです。南八幡幼稚園の松本先生が実例を挙げてお話してくださったことは、現場にとってはリアルなもので、机上の説明よりも大変参考になりました。今後ですが、せっかく多くの園が繋がっていましたので、内容を聞くだけでなくウェビナーを通しての現場の声や質疑応答の時間をもう少し増やしていただけると、各園が共有する内容も増えより深められるのかと思います。」
「今回はウェビナーのご案内をいただきまして、誠にありがとうございました。私自身、まさに改善していきたいテーマでありましたので、とても参考になりました。実際にバスキャッチ様及びエンペイ様を併せて利用する場合の、具体的な段取り（園が行う工程）を知りたいと素直に思いました。やはり、内容でもありましたが現金を取り扱うことでのリスク・不安などをなくすことが、かなりの手間数の少なさでできるというのは魅力的だと思います。本園は現状、口座振替及び現金を取り扱っております。もしバスキャッチ及びエンペイシステムを利用すれば、職員・保護者の双方にとってより良くなり、また堅牢なセキュリティも安心して導入できる一つのキッカケだと感じます。またよろしければ、別途内容を伺わせていただくことが可能でありましたらお聞かせ願いたいと思っております。最後になりましたが、南八幡幼稚園 松本園長先生、バスキャッチ(株) 田中様・西尾様、(株)エンペイ 落合様には、大変お忙しい中このような貴重なお話をお聞かせいただける機会を設けていただきましたことに感謝申し上げます。お疲れ様でございました、ありがとうございました。」
「本日はありがとうございました。「現金は負荷とリスクのかたまり」という言葉にハッとさせられました。キャッシュレス化実現に向けて検討してゆきたいと思います。」
「貴重な機会でした。自園の課題はそれぞれあり解決までの道のりもそれぞれだと思いますが、他園の具体的なお話やまたチャットからの他園の質問を拝見することで、自分だけでは考えてもみなかった視点からの話もあり、参加して良かったです。」
Copyright © VSIH.inc All rights reserved.
