- スイミングスクール向け会員様管理システムお客様の声
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マックスポーツ株式会社は関東・関西に7つの事業所を持つスポーツクラブで､1事業所あたり約2,000名､合計約1万4000名の会員様を誇っています｡「バスキャッチ・スクール管理システム」の導入と活用について、マックスポーツ株式会社 運営部長の小柴昌弘氏にお話を伺いました。
マックスポーツ株式会社は、インドア主体の各種スポーツの振興、支援を手掛け、気軽に参加出来る場所ならびに内容をあらゆる年代の方々に提供しています。
また、「人々のカラダと心の健康に寄与する」というコンセプトのもと、「心身ともに健康でありそして満たされたい」というお客様のニーズを受けとめ、その実現に最善をつくすことが私たちの使命と考えています。
現在､マックスポーツの事業所は､東京都国分寺市､東京都日野市､神奈川県藤沢市､兵庫県尼崎市､兵庫県加古川市､大阪府堺市堺区､大阪府吹田市の7つあり､その他､大阪府吹田市にはマックスポーツデイサービスセンター千里山があります｡
また､運営受託業務としては､スポーツ施設管理運営をはじめスポーツスクールの企画から運営及び健康作り各種プログラムの提供などを複数の施設に対して行っています｡地域貢献活動として､エコキャップ活動､ベルマーク活動､プルトップ回収活動も各事業所で実施しています｡
マックスポーツのホームページ
会員様の基本情報や利用状況を確認できるスクール管理機能､WEB振替・欠席連絡､メール配信､体験・入会申し込み､会費管理・口座引落､入退館チェックイン､バス位置情報配信・バス乗車メール､短期申し込み管理と､マックスポーツでは､バスキャッチのすべての機能を全事業所で活用しています｡
1事業所で約2000名の会員様がいますから､全拠点で考えると約1万4000名の会員様管理をバスキャッチで行っています｡
マックスポーツのジュニアスクールでは､基本的にバスによる送迎を行っています｡そうした中で､お客様から会員様であるお子さんがバスに乗ったかどうか､クラスに出席しているかという問い合わせのお電話をいただくことがありました｡
バスは道路事情､工事や渋滞などによって運行時間が変ってしまい､バス停に予定時刻に着けない場合もあります｡中にはバスが来ないから一度自宅に戻って､もう一度バス停に行ってみたら､バスが行ってしまった後だったというケースをお聞きしたこともあります｡
私たちとしては､安全面の配慮が必要だと考え､バスの位置情報､運行状況をきちんとお客様にお伝えして､不安要素をなくしたいと考えました｡
バスルートの作成､誰がどのバス停で乗ってくるかの管理もすべて手作業でした｡こうした作業を含めてシステム化できないかということで､東京・国分寺のスタッフが探した結果､バスキャッチをみつけたと聞いています｡
2013年に､まず国分寺で導入しました｡そして半年後には全事業所にバスキャッチを導入しました｡導入後は､バスに関する問い合わせの電話はかなり減りましたね｡
「すべての機能を全事業所で活用しています」と運営部長の小柴昌弘氏
以前は､メール配信､会員様管理､欠席・振替はそれぞれ別々のシステムを使っていました｡例えば欠席・振替では､24時間対応でWEB上で振替の申し込みができるシステムを開発会社とともに作り使っていました｡ただ､そのシステムができるのは､振替の申し込みまでで､システム間が連携していなかったので､会員様管理システムを開いてみないと振替可能かはわからなかったです｡結局は紙ベースでの管理になってしまい､各クラスの出席簿を紙に出力して､別に出力した振替申し込みを手書で追加していました｡ですから､班分けも紙を見ないとできなかったです｡
また､データが連動していなかったために､お客様が振り替えを取れるクラスがあっても取れないことがありました｡すると､空いているのになぜ取れないの?と疑問に感じられることもあったとお聞きしています｡
メール配信に関しては､緊急の要件はメールで送りますと告知して､メールアドレスの登録をお願いしていました｡でもお客様にとって登録は手間で､多い事業所で会員様の半数､少ないと4分1くらいしかメールアドレスが登録されていませんでした｡例えば台風で休校の場合は､ほぼ全員に電話で連絡していました｡
機能別に別々のシステムで運用していたため､出来ることなら連携を取りたいと考えていましたが､そのためにはかなり高額な予算が必要だったため､システム間の連携はできないままでした｡
そんなときに紹介してもらったバスキャッチのスクール管理システムですべての機能が一元管理ができるようになり、すべての状況が容易に把握できるようになりました。
いきなり全事業所に導入するのはオペレーションの変更なども多くリスクが高いので､2016年にオープンする新しい事業所でまず導入しました｡
導入してみて気づいたことは､いままで運用していたシステムは営業面を重視したものでしたが､バスキャッチは現場目線で作られているということです｡振替の出席簿への転記など､いままで二度手間・三度手間になっていた作業が､バスキャッチで情報が一元化されたことにより､現場スタッフの事務作業は飛躍的に減りました｡
新事業所で導入して使いながら､改善してほしい点や、今までのシステムで出来たことで、取り入れたい機能を反映してもらいマックスポーツとしての使い勝手を向上させていきました｡
マックスポーツでスイミングを習う子どもたち
2018年から全事業所でバスキャッチのスクール管理システムを使い始めました｡
運営スタッフのメイン業務は会員様の指導です｡導入前の事務的な作業にとられていた時間がほとんどなくなり､代わりにその時間を会員様の指導のミーティングや、指導スキルの向上に努めることが出来るようになりました｡
各事業所は職員が7～8名､それにアルバイトを入れると50名程度が在籍しています｡以前は紙ベースだったため､情報の共有は十分には出来ていませんでした｡
出欠については出席用紙で管理しており､紙のまま保管していました｡例えば､フロントに「いま行っていますか」の問い合わせがあってもプールサイドに行って確認しないと分からない状況でした。
そこでタブレットを配布し、出席・欠席・振替状況や進級状況までもコーチがその場で確認できるようになり､各会員様により適した指導ができるようになりました｡
会員様は何年も続けて通っている方が大勢います｡これから先の部分はバスキャッチで構築できますが､過去の履歴をどれだけ反映するかについてはずいぶんと打ち合わせを重ねました｡
例えば､進級の情報などがわからないと､これからの振替が正しく取れない場合もあるため､今までのデータをどれだけ載せるかはずいぶんと検討しました｡
①事務作業の軽減
バスの運行に対する問い合わせの電話がかなり減り、フロントで対応しているスタッフは､入会相談や説明といった接客に集中できる環境が整ったと思います｡
例えば､通行規制などでバスが遅れている場合､該当する会員様にだけメールで知らせることが出来ます｡以前は名簿から手作業で電話をしていたので､ずいぶんと作業が軽減されました｡
コーチも指導が終わった後で､事後処理的な作業がなくなり､その時間を指導スキルの向上に当てたり､プライベートの充実に活かせるようになったようです｡
バスキャッチ導入直後ですが､職員にアンケートをとったところ､１日の事務作業が1時間から1時間半減ったという結果が出ています｡
②カスタマイズ費用が無料
以前使用していたシステムはOSのバージョンアップがあると､その度に改修が必要になり､費用が発生しました｡また､機能改修の要望を出しても､カスタマイズ費用が必要で､なかなか実行できていませんでした｡
バスキャッチの場合は､費用もかからないので､安心して使い続けることが出来ます｡
入退館チェックインでは､ポイントを掲示する画面をつけて､利用を促進している
マックスポーツではペーパーレス化を推進しています｡社内のミーティングでも､紙ではなくバスキャッチの画面を見ながら話ができるケースがずいぶんと増えました｡スタッフの勤務形態は､シフト制ですので全員が一堂に会することはまずありません｡それだけに､情報共有が大切になるのですが､バスキャッチは役立っていると思います｡
今後としては､事業所ごとだけではなく､すべての事業所の数字を集計して見られようになったらいいと考えています｡例えば､昨日の入会者について､全社合計と事業所別といった数字を見ることが出来るようになるなど､全社の経営的な判断や事業所ごとの指針などをバスキャッチを見ながら打ち合せが出来るといいですね｡ ※グループ管理機能は開発中で､2019年中の提供開始を予定しています｡
先の話と重なりますが､バスキャッチで営業的な管理ができるようになるといいと考えています｡データの統計と分析が出来るようになると､すべての業務がバスキャッチだけで完結できるようになるのではないでしょうか｡
私たちがバスキャッチを使う理由は､お客様が便利であることが第一です｡そのために､これからもリクエストをしていきますし､VISHさんからの提案もお待ちしています｡
マックスポーツ様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。
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