スタッフ・コーチ・保護者と
情報共有ができるようになりました

株式会社名古屋スイミングクラブ様

名古屋スイミングクラブは1964年に名古屋市で発足し、オリンピック選手や日本記録樹立者を輩出してきました。「バスキャッチ・スクール管理システム」の導入と活用について、そしてスクール管理システムの開発経緯について、名古屋スイミングクラブの勝井良子氏、加藤大貴氏にお話を伺いました。

名古屋スイミングクラブ

オリンピック選手
日本記録樹立者を輩出

  • 名古屋スイミングクラブについて教えてください。

    名古屋スイミングクラブは1964年に名古屋水泳クラブとして発足し、翌1965年からは、朝日新聞社、朝日文化センターの協力により生徒募集を開始し、ナゴヤスポーツガーデンにて朝日こども水泳教室を開校しました。1969年には、名古屋市南区汐田町にて日本で初めての本格的な科学水泳トレーニング施設をホームグランドとして、名古屋スイミングクラブを開校し、初心者から世界のトップスイマーまでの一貫指導を開始しました。 ミュンヘン・オリンピックとモントリオール・オリンピックにおいては、名古屋スイミングクラブで水泳を習った選手が、オリンピック出場の夢を叶えました。そして、日本記録樹立者を今までに4名輩出しています。

    現在では、親子教室から幼児、そして6歳以上の初級・中級・上級を経て、当クラブ選手標準記録を突破し、コーチの承諾を得た生徒が対象となり、徹底した基礎訓練を行い、将来のトップスイマーに育成するコースまでを設けています。また、大人向けにも様々なクラスを開校しています。さらにクラシックバレエ、ヒップホップなどのクラスも設け、子どもたちから大人までが幅広いプログラムで、スイミングの向上はもちろんのこと、心身の健康や美容、ダイエットなどに取り組んでいます。

  • 名古屋スイミングクラブ 名古屋スイミングクラブの外観

まずバスの運行管理と
メール配信を導入

  • バスキャッチ・スクール管理システム(以下バスキャッチ)を
    導入されたきっかけについて教えてください。

    最初は交通事情によって遅れるケースがあるバスの到着時間を保護者の方にお伝えしたいというところがスタートです。そこでバスの運行管理ができるシステムを探して見積りを取ったところ、ものすごく高額でした。これじゃあ出来ないね、という話しになったのですが、どこか知りませんか、とお聞きしたところ紹介されたのが、VISHのバスキャッチでした。 早速、連絡を取って見積りをもらったら「0」の数が違って、これはお願いするしかないとバスキャッチの導入を決めました。2012年の話しですね。

    当時のバスキャッチはバスの運行管理とメール配信だけで、まだスクール管理システムはなかったと思います。バスの運行管理システムを導入されていかがでしたか?

    それまでバスの管理は手書で、急な欠席の連絡を電話でいただいても運転手に連絡できませんでした。そのため、運転手は欠席の子どもが乗るはずのバス停で時間になるまで待っていました。 導入後は無線で連絡が出来るようになり、そうしたことはなくなりました。またバスの遅れについては保護者にメールで連絡ができ、ずいぶんと楽になりました。

    バスの運行管理を導入しながら、いろいろな相談をしていく中で、欠席と振替について何とかならないものかと投げかけたところ、「欠席・振替連絡がスマホから連絡でき、さらにバスの運行状況までが確認できる今までにない会員管理システムを作りましょう!そのために必要なノウハウを教えてください!」と返事をもらい、そこから一緒に今日のWEB振替・欠席連絡の開発が始まりました。

  • 「一緒にWEB振替・欠席連絡を開発しました」と勝井良子氏

始めは苦労ばかりだった
欠席・振替連絡システムの開発

  • WEB振替・欠席連絡の開発では、名古屋スイミングクラブからノウハウを教えていただいたと聞いていますが。

    最初に私たちがどんなやり方で振替や欠席連絡、クラス編成を行っているのかをお話ししました。その当時、会員の情報は1枚のカルテに集約されていました。いま何級で、どのクラスにいるのか、進級テストはいつ受けて、いつ受かったのか、そして何回休んだのか、振替はとっているのかといった情報が、すべてカルテに記載されています。欠席した場合は、該当する日に斜線が入ります。振替の希望は紙に書いてコーチに渡して、コーチがカルテに記入していました。
    欠席に関しては、振替はその年度内であればいつ取ってもいいことになっています。でも保護者の方によっては、何日休んで何回振替を取ったのかを問い合せてくる方もいました。問い合わせに対して、私たちはカルテの中からその会員のものを探して、休みは何回……と数えて返答していたのです。保護者の方にとっても、欠席と振替の管理はご自身で手帳などに書いておかなければわからなくなってしまいます。

    また、クラスも週1回と週2回があります。級も初級・中級・上級とあります。年度の途中で、週2回から週1回に変更する会員もいいます。そしてがんばって練習した会員は、昇級テストを受けて、上の級へと進んでいきます。
    こうしたことを1枚の紙のカルテで考えると、その紙の中で連続して記載されているのですが、システムに落し込むとなかなか難しいようでした。 私たちがカルテを中心に普段行っている欠席や振替、クラス編成といったことが、システムになるとどうなるのかはまったくわかりませんでしたので、とにかくこうやっています、と説明させてもらいました。

    実際のWEB振替・欠席連絡の開発はスムーズに進んだのでしょうか?

    こちらが実際にどうやっているのかがうまくシステムに反映できなかったり、当り前と思っていることが伝わらないこともありましたね。こちらではシステムを開発していく上での大変さはわからないので、担当の方がやつれていく姿を見て(笑)、ああ、大変なんだなと察していました。
    実際にバスキャッチ・スクール管理システムとして稼働するまでには1年近くかかったと思います。
    WEBでの受付を始める日、私たちスタッフとVISHは一緒にパソコンの前で画面を見つめていたこともいい思い出です。

  • 「バスキャッチは、低コストでハイパフォーマンス」と加藤大貴氏

スタッフやコーチだけでなく
保護者とも情報共有

現在、バスキャッチをどのように活用されていますか?

スクール管理機能、WEB振替・欠席連絡、メール配信、短期申し込み、会費管理・口座引落、入退館チェックイン、バス位置情報配信・バス乗車メールを活用しています。私たち名古屋スイミンググラブ側のスタッフやコーチだけでなく、保護者も含めて情報共有ができますから、とても助かっています。

バスキャッチを導入されて、保護者の反応などはいかがでしたか?

例えば振替・欠席に関しては一目でわかり、保護者の方もスマホアプリを通じて、同じ情報をご覧いただくことが出来ます。先にお話しした何日休んで何回振替を行ったかという問い合わせはなくなりました。振替はスマホアプリで保護者の方が振替可能な日程から選んで申し込むことが出来るので、電話による振替の連絡はなくなり、お互い楽になりました。

バスキャッチの導入効果を教えてください。

①電話対応から解放された
以前は振替も欠席も電話連絡のため、電話が多い日は、その日にやらなければならない業務を終えることが出来なかったこともありました。 それがすべてバスキャッチになり電話対応がなくなった分、入会申し込みのご相談や物品販売の対応などにきちんと時間を割くことが出来ます。

②緊急連絡がメール配信で可能に
例えば台風が上陸することがわかり休校になる場合、以前はお子さんのクラス約1600名、大人のクラス300名の全員に電話で連絡をしていました。最近は警報が早く出る傾向があり、まだ雨が降っていなくとも警報により休校となる場合もあります。すると、電話連絡の前に、来られてしまう方がいました。現在はほとんどがメールの配信での連絡になりましたので、そうした心配はありませんし、電話をかけるという労力もなくなりました。 また、明日は警報が出そうという場合は、退社する前にメール文を用意して登録しておけば、翌朝、警報の状況で自宅からメールを配信してお知らせすることも可能です。すると、警報が解除されるまで、ほとんどのスタッフは出社せずに待機していることが出来ますから、危険も減りますし、効率的になりました。

③低コストでハイパフォーマンス
バスキャッチには、会員情報から振替・欠席、会費管理までスイミングクラブを運営する上で必要となる情報すべてを集約することができます。そして集約された情報を社内のスタッフやコーチだけでなく、保護者とも共有できますから、お支払いしているコストを考えると、かなりハイパフォーマンスなシステムといっていいと思います。

会員の情報を管理するカルテはもう使っていないのですか?

カルテに関しては、紙のものも現在使っています。例えば、会員のクラスの異動があったり、進級があった場合、異動や進級届をコーチに渡してコーチはカルテを現在の場所から新しい場所に異動しています。ただ、その時にはバスキャッチ上はスタッフが会員の情報を変更していますから、コーチは変更後の状態で確認することが出来ます。
ただ、仮に入力ミスがあった場合、コーチが気づいてフィードバックしてくれることもあります。

カルテに関しては、大切な会員情報を扱うだけに、紙ベースのものとシステム上のものを並行して運用することで、ミスをなくして、正確な情報を保つことが出来るようにしています。

広報・宣伝
マーケティングの分野でも活用したい

バスキャッチを今後どのように活用していこうとお考えですか?

バスキャッチには会員情報が集約されており、会費、入退会、継続率といったマーケティングダッシュボードとしての要素を持ち合わせていると思います。それをさらに推し進めれば、退会予兆といった分析にも使えるのではないかと考えています。 現在は、バスキャッチのデータを加工して、申込者の属性分析、会員動向などの分析を行っていますが、そうした分析をバスキャッチ独自でできるようにするかと、あるいは外部サービスとの連携によって実現出来るようになれば、広報・宣伝、マーケティングの分野においても、バスキャッチを活用できるのではないかと期待しています。

また、現在はアプリを会員、保護者の方に利用してもらっていませんが、出来るだけ早くアプリ利用に切り換えていきたいと考えています。メール+WEBよりもアプリの方が保護者の方にきちんと情報が伝わるでしょうし、振替・欠席の操作も楽になるのではないでしょうか。

最後にバスキャッチ及びヴィッシュへのご要望などありましたらお願いします。

バスキャッチ・スクール管理システムは、一緒に開発させていただいたと私たちも認識しています。これからも、クラブ独自のルールでお願いすることが出てくるかもしれませんが、対応をよろしくお願いします。また、新しい使い方の提案などもお待ちしています。

名古屋スイミングクラブ様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。

株式会社名古屋スイミングクラブ様
http://www1.s3.starcat.ne.jp/the-nsc/index.htm
取材日時
2019年7月
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