朝の電話が7割減！特別支援学校の複雑なバス連絡も効率化し働き方改革を実現
山口総合支援学校
校長の勇次先生、笠間先生
その他の導入実績
1日に30件もの電話連絡、複雑を極める送迎バスの出欠管理──。「鳴り止まない電話」と「複雑なバス連絡」が、教職員の大きな負担となっていました。そんな山口総合支援学校では、連絡業務を効率化するため、連絡システム「Chimelee」を導入しました。結果、電話対応は実に7割も削減され、教職員が子どもたちと向き合う時間を創出。導入の決め手から具体的な効果、そして地域連携の未来まで、勇次校長先生と笠間先生に詳しくお話を伺いました。
目次
山口総合支援学校について
山口県山口市にある山口総合支援学校は、障害のある子どもたちが学ぶ特別支援学校です。
小学部から高等部まで様々な個性を持つ子どもたちが、自分らしいペースで学んでいます。
学校教育目標に掲げる「一人ひとりがその可能性を最大限に伸ばし、自分らしく生きる」ことの実現を目指し、きめ細やかな支援教育を届けています。
「自分も仲間も大切にできる」心を育みながら、ご家庭や地域社会と深く連携し、子どもたちが将来、豊かに自立し社会参加できるよう、教職員が一丸となってサポートしています。
鳴り止まない電話、複雑なバス連絡が大きな負担に
まず、Chimelee導入前はどのような課題を抱えていらっしゃいましたか？
勇次校長先生： 最も大きな課題は、電話連絡の多さでした。Chimelee導入前は、欠席や遅刻の連絡をすべて電話で受け付けており、本校の特性上、「通院後に登校します」「今日は放課後等デイサービスを利用します」といった個別性の高い連絡も多く寄せられます。
多い日には一日20～30件もの電話があり、始業前は管理職、その後は各クラスの教員が対応に追われる状況でした。小学部から高等部まで、すべての連絡が学校の代表電話に入るため、担当部署への取り次ぎにも時間がかかっていました。
山口総合支援学校 勇次校長先生
それは大変な業務量ですね。送迎バスの利用に関する連絡はどのように対応されていましたか？
笠間先生： 送迎バスに関する連絡も、同様に複雑な状況でした。
本校では計５路線のバスを運行しており、添乗員は名簿をもとに乗車確認をします。しかし、当日の欠席や「保護者送迎への変更」といった連絡が頻繁に電話で入るため、その都度、情報を更新・共有する必要があり、管理が非常に煩雑になっていました。
この状況は、学校や連携するバス会社だけでなく、保護者の皆様にもご負担をおかけしていたと感じています。
導入をご担当いただいた笠間（かさま）先生
働き方改革をきっかけにシステム導入を検討
そのような状況で、システム導入を検討されたきっかけは何だったのでしょうか？
勇次校長先生： 学校全体で働き方改革を進めるなか、教職員から業務改善のアイデアを募ったことがきっかけです。
すると教職員からは、欠席やバスに関する連絡をデジタル化するシステムの導入を希望する声が最も多く寄せられました。
特に、電話対応に割かれる時間を削減することと、日々のバス連絡を円滑にすることは、早急に解決すべき課題だと考えていました。
笠間先生：システム導入の担当となり、まず情報部長の先生に相談したところ、「Chimeleeというサービスがあるよ」と教えてもらいました。
調べてみて驚いたのですが、Chimeleeは、私が以前子どもの学校で使っていたバスキャッチの「れんらくアプリ」と同じ会社が提供しているサービスだったのです。
「使い慣れたあのサービスと同じ会社なのか」と、個人的な体験からくる大きな安心感がありましたね。
学校のみでなく、保育園や幼稚園、児発・放デイ、習い事教室など幅広い施設でお使いいただけます。保護者の方は、各施設へれんらくアプリ一つでご連絡いただけます。
標準機能でバス連絡に対応。特別支援学校の運用に対応できる柔軟性がChimelee導入の決め手
他社サービスとの比較検討もされたと伺いましたが、Chimeleeを選んだ決め手は何でしたか？
笠間先生： 4～5社のサービスを比較検討しましたが、Chimeleeは追加オプションなしでバス連絡機能が標準搭載されている点が、最も大きな魅力でした。
他社では位置情報配信システムの追加が必須なケースが多かったのですが、Chimeleeは位置情報機能を使わなくてもバスの出欠管理ができるため、導入しやすいと感じました。
また、本校で頻繁に発生する「保護者が送迎するので、登校はするがバスには乗らない」という複雑な連絡に、標準機能で対応できたことも重要なポイントでした。他社では「バスに乗らない＝欠席」として扱われてしまうことが多かったのです。
保護者アプリでの欠席連絡のイメージ
笠間先生：加えて、システムで共有された情報を、外部のバス添乗員さんが自身の端末で確認できるなど、必要な情報を必要な人だけに共有できる権限設定の柔軟性も、導入を後押しする決め手となりました。
朝の電話連絡は7割減。バス通学の安全管理と業務効率を両立
Chimelee導入後、具体的な効果としてどのような変化がありましたか？
勇次校長先生： 最も大きな効果は、電話連絡が激減したことです。
肌感覚ですが、朝の電話対応は7割ほど削減されました。
学校の特性上、電話での個別対応が完全になくなるわけではありませんが、教職員が授業の準備といった本来の業務に集中できる時間が増え、働き方改革に向けて大きな一歩になったと実感しています。
笠間先生： 保護者の皆様にとっても、朝の忙しい時間帯に電話をかける負担が軽減されたと感じています。
実際に、深夜や早朝に欠席登録をされる方もいらっしゃるので、ご自身の都合の良いタイミングで連絡できるようになったのだと思います。ある保護者の方からは「バタバタしている朝に連絡せずに済み、いつでも連絡できるのがありがたいです」というお声もいただきました。
また、これまでは難しかった先々の予定共有も効率化されました。通院などで1ヶ月先の予定を事前に入力してくださる方もおり、計画的な情報共有が実現しています。
送迎バスの運用面ではいかがでしょうか？
笠間先生： バス添乗員さんがスマホからリアルタイムで乗車名簿を確認できるようになったため、欠席連絡の伝達が格段にスムーズになりました。紙での印刷も可能なので、状況に応じて使い分けられる点も便利です。
これにより、乗車漏れなどのリスクが低減され、児童生徒の安全確保に大きく貢献していると感じています。
なお、安全を期すため、急な欠席連絡があった際はシステムでの共有に加え、学校から添乗員さんへ連絡も行い、二重で確認する体制を整えています。
そのほか、お使いの機能で役立っている部分はありますか？
勇次校長先生：Chimeleeには欠席連絡の理由なども詳しく記録として残るため、担任以外の教員や養護教諭もその情報を共有し、登校してきた児童生徒への声かけやフォローに役立てています。
欠席・遅刻。バス不要連絡の確認画面イメージ
勇次校長先生：また、アンケート機能も活用しています。
これまで紙で行っていた進路相談の日程調整などに利用することで、ペーパーレス化はもちろん、集計作業の大幅な効率化を実現できました。
保護者アプリでのアンケート回答イメージ
手厚い導入サポートでスムーズな導入を実現
教職員の皆様への説明はどのようにされましたか。
笠間先生：導入前に、Chimelee担当者の方に「教職員向け操作説明会」を開催していただきました。
導入後、初期の段階で出てくる質問には私自身がフォローする形で、スムーズな移行をサポートしました。
また、将来の担当者変更に備え、Chimeleeの操作マニュアルを印刷してファイリングし、誰でもいつでも参照できる体制を整えています。
バス路線の設定など、システム側の準備はいかがでしたか？
笠間先生： バス路線の登録はChimelee担当者の方にフォローしてもらいながら進めました。
本校では放課後等デイサービスの利用など、特に帰りのバスは曜日によって乗車状況が細かく変動します。
曜日ごとの利用設定や行事日の特別便など、本校の複雑な事情に合わせた名簿を、システム上で丁寧に設定していただきました。
私自身、デジタルが得意な方ではないのですが、Chimeleeのサポートセンターに電話すると、こちらの画面を見ながら一緒に操作してくれるので、いつも大変助かっています。
実際に利用されている教員や保護者の方々からの反響はいかがですか？
笠間先生： 教員は慣れるまでに2ヶ月ほどかかりましたが、今ではすっかり定着し、スムーズに使いこなしています。
保護者の皆様からも、ご都合の良い時間に連絡できるようになったことで、負担が減ったと伺っています。
現在、ほとんどのご家庭にChimeleeをご登録いただいており、学校運営に欠かせないツールになっていると実感しています。フィーチャーフォン（ガラケー）をお使いの方などへは個別に説明を行いました。
今後の展望：放課後等デイサービスとの連携強化へ
最後に、Chimeleeを活用した今後の展望についてお聞かせください。
勇次校長先生：今後は、児童生徒がお世話になっている放課後等デイサービスとの繋がりを、さらに深めていきたいですね。
送迎車両が多い日には40台ほどが来校するため、例えば雨天時の待機場所の変更などを、これまでは各施設1件1件に電話でご連絡していました。
Chimeleeなら追加料金なしで事業者様も登録できるので、まずはこの連絡を一斉に届けられるようにして、学校と事業者様双方の負担を軽くできたらと思っています。
取材にご協力いただいた、勇次校長先生
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