紙の予約管理からデジタル化へ。送迎業務の効率化と、冬季ドライバーにも使いやすい運用を実現

地域に根ざした教習と、企業向け安全研修にも注力

おびひろ自動車学校様は、地域の交通安全を支える自動車学校として、普通免許をはじめとした各種教習を行っています。

近年では、個人向けの免許取得だけでなく、企業向け講習にも力を入れており、2026年4月からは「とかち安全研修センター」を設置。企業の安全運転教育や研修ニーズに応える取り組みを進めています。

教習生の送迎だけでなく、企業講習のような1回限りの利用者に対しても、バスキャッチを活用した送迎対応を行っており、通常の教習業務にとどまらない活用が広がっています。

予約用紙の回収、配車、電話確認に大きな手間

バスキャッチ導入前の送迎予約は、どのように運用されていましたか。

導入前は、教習生が専用の予約用紙に手書きで送迎希望を記入し、専用ポストへ投函する運用でした。スタッフがその用紙を回収し、予約内容を確認したうえで、バスの配車を行っていました。

紙での運用では、どうしても手作業が多くなります。予約用紙を確認し、時間ごとに配車を組み、ドライバーに伝えるまでに時間がかかっていました。

また、紙の予約用紙には個人情報が含まれるため、取り扱いにも注意が必要でした。予約用紙を持ち歩く場面もあり、管理面での不安もありました。

さらに、手書きのため文字が読み取りづらいこともありました。内容が分からない場合は、その都度教習生に電話で確認する必要があります。ただ、電話をしてもつながらないこともあり、確認作業そのものが負担になっていました。

教習生から「何時に予約したか忘れてしまった」という問い合わせが入ることもあり、受付や送迎担当者の電話対応も発生していました。

機能と価格のバランス、認知度、安定性を評価

バスキャッチを知ったきっかけや、導入の決め手を教えてください。

バスキャッチの存在は、以前から知っていました。自動車学校向けだけでなく、幼稚園バスなどでも利用されていることを耳にしており、送迎管理システムとしての認知度が高い印象がありました。

導入にあたっては、他社システムやLINEを活用した予約方法なども比較検討しました。その中で、バスキャッチは機能面と価格面のバランスが良く、やりたい運用に合っていると感じました。

特に、送迎予約から配車、ドライバーへの指示までを一連の流れで管理できる点は大きなポイントでした。また、導入実績があり、システムとしての安定性を感じられたことも決め手の一つです。

受付・送迎・営業・指導員を巻き込んだ検討チームを設置

導入にあたって、どのような準備を行いましたか。

まず、すでにバスキャッチを導入している自動車学校へ見学に行き、実際にどのようにシステムが運用されているのかを確認しました。

その後、受付、送迎、営業、現場指導員など、関係する部署の代表者で検討チームを作りました。各部署から疑問点や不安点を出し、それを一つずつ確認しながら導入準備を進めていきました。

バスキャッチの標準マニュアルもありましたが、現場で使いやすいように、学校独自の手順書も作成しました。特に、送迎ドライバーの中には年齢が高い方もいるため、「最初にこの画面を押す」「次にここを押す」といった形で、実際の操作手順が分かりやすい内容にしました。

また、導入後すぐに本番運用へ移るのではなく、1ヶ月ほど研修期間を設けました。空き時間やキャンセルが出たタイミングで、実際にバスキャッチを使って走行してもらい、操作に慣れてもらう機会を作りました。

指導員が急きょ送迎に入ることもあるため、送迎専任者だけでなく、関係するスタッフ全体にバスキャッチの使い方を理解してもらうようにしました。

紙の持ち運びや電話確認が減り、送迎業務がスムーズに

導入後、どのような効果を感じていますか。

導入前に課題だった部分は、バスキャッチの導入によって大きく改善されました。

紙の予約用紙を回収して配車する手間が減り、手書きによる記入ミスや文字の判読に悩まされることも少なくなりました。予約内容を確認するために教習生へ電話をかける場面も減り、繁忙期、バスに関しての電話が１日５０件程度あった受付や送迎担当者の負担軽減につながっています。

また、紙の予約用紙を持ち歩く必要がなくなったことで、個人情報の取り扱い面でも安心感があります。

予約状況をもとに送迎を組めるようになったことで、不要な運行を減らしやすくなり、空バスの削減や燃費改善にもつながっています。

ナビゲーターアプリの活用で、行き先を把握しやすく

ドライバーの方の反応はいかがでしたか。

おびひろ自動車学校では、冬季に農家の方などがドライバーとして送迎に入ることがあります。長く送迎に関わっている方もいますが、バスキャッチ導入時には、新しいシステムへの不安もありました。

特に、複数の教習生を迎えに行く場合、どこへ向かうのか、誰を迎えに行くのかが分かりやすいことが重要です。

バスキャッチナビゲーターアプリでは、送迎対象者や行き先を確認しながら運行できるため、ドライバーにとっても分かりやすい運用になりました。

実際に、冬季ドライバーからも好評で、行き先が把握しやすくなったことは大きな効果でした。細かいナビゲーション以上に、「誰を、どこへ迎えに行くのか」が分かりやすく表示されることが、現場の安心感につながっています。

Web版送迎指示書も活用し、運転内容を把握

タブレットを使った運用についてはいかがですか。

導入当初は、タブレット操作に不安を感じる方もいました。しかし、繰り返し使うことで操作に慣れていき、高齢のドライバーでも活用できるようになっています。

また、Web版送迎指示書を確認しながら運行内容を把握できるため、紙の指示書だけに頼る運用から、より分かりやすい送迎管理へ移行できています。

送迎現場では、日によって担当者が変わることもあります。そのため、誰が見ても分かりやすい形で送迎内容を共有できることは、安定した送迎運用につながっています。

通常の教習生送迎だけでなく、活用範囲を拡大

今後、バスキャッチをどのように活用していきたいですか。

通常の教習生送迎だけでなく、企業向け講習や短期利用者への送迎にも活用していきたいと考えています。

おびひろ自動車学校では、企業向けの安全研修にも力を入れており、1回限りの利用者や、短期間だけ利用する方もいます。そうした方にも、バスキャッチを使って送迎予約や配車を行えるようになれば、より柔軟な送迎対応が可能になります。

企業講習では、利用者ごとに目的や予定が異なることもあります。今後は、講習内容や利用目的に応じて、より分かりやすく、効率的な送迎運用につなげていきたいです。

当日予約・キャンセル対応、進行方向を考慮した案内に期待

バスキャッチへのご要望や期待を教えてください。

今後さらに便利になると感じているのは、当日の予約やキャンセルが、より自動的に配車へ反映される仕組みです。

当日になって予約が入った場合やキャンセルが発生した場合でも、他の教習生の送迎時間に大きな影響を与えず、空いている時間にうまく組み込めるようになると、さらに使いやすくなると感じています。

また、進行方向を考慮したルート案内にも期待しています。同じ場所であっても、バスがどちらの方向から向かうかによって、教習生に待っていてほしい場所が変わることがあります。

ルートや進行方向に応じて、待機場所や案内内容をより分かりやすく伝えられるようになると、教習生にとっても、ドライバーにとっても負担が減ると感じています。

そのほか、タブレット端末についても、一定期間利用した機器の交換や保証、レンタルのような仕組みがあると、より安心して使い続けられます。

おびひろ自動車学校様では、紙の予約用紙によるアナログな送迎管理から、バスキャッチを活用したデジタルな送迎運用へ移行しました。

予約受付、配車、ドライバーへの指示、教習生への確認といった一連の業務を効率化し、受付スタッフや送迎担当者の負担軽減につながっています。

また、冬季ドライバーや高齢ドライバーにも使いやすいよう、独自の手順書作成や研修期間を設けるなど、学校全体で導入を進めたことも大きな特徴です。

今後は、通常の教習生送迎だけでなく、企業講習や短期利用者への送迎にも活用を広げ、より柔軟で効率的な送迎運用を目指していきます。

バスキャッチは、これからも自動車学校の送迎業務を支えるサービスとして、現場の声をもとに改善を続けてまいります。