学童の入退室をICTシステムで効率化！手書きを卒業するシステム選定ポイント

一番の目的は、子ども達の安全を守ることです。学童クラブでは下校後に子ども達が自分で学童まで歩いて来るケースが多いので、入退室の時間が子どもによってバラバラです。「下校時刻からしばらく経つのに、まだ来ていない」と、心配をしたことがある職員の方もいるのではないでしょうか。

また、習い事などで中抜けや早帰りが発生するケースもあるので、入退室を正確に把握することが難しい場合もあります。特に、地震や火災などの緊急時には、施設内にいる子どもの人数と名簿を照合できる体制が必要になります。スムーズな避難誘導のために、リアルタイムで子ども達が学童に来ているか、正確に確認できることが大切です。

自治体などの提出する利用実績や、保育料の請求管理を正確に行うために、入退室の記録が必要です。施設によっては保育料のほかに、延長保育料やおやつ代などが加算されることもあるでしょう。料金は入退室記録に基づいて請求するため、元の記録が曖昧だと請求のトラブルになる可能性があります。

特に、手書きで入退室管理を行っていると、集計や書類の記載、読み間違いなどによって、請求内容に誤りが生じやすくなります。特に延長保育料は1分の違いで請求の有無が変わることが多く、ミスが保護者との信頼関係に影響するため、正確に記録・確認できる仕組みづくりが大切です。

アナログ管理は、記載ミスなどのヒューマンエラーのリスクが高いです。学童保育の現場は、子どもたちの遊びの見守りをはじめ、宿題のサポート、トラブル対応など、複数の業務を同時に行うことが多いです。

支援員がそれぞれの子ども達と関わりながら、出席簿にチェックを入れたり、時間簿への記入を促したりする施設が多いですが、見落としやミスなく入退室の管理を行うことには限界があります。小さなミスからトラブルや事故につながる可能性があり、リスクが高いといえます。

保護者から「今、子どもは学童にいますか？」「今日は習い事の日ですが、もう学童を出発しましたか？」と電話で問い合わせを受けたことがある職員の方は多いのではないでしょうか。

紙の出席簿を使用しているときは、出席簿の保管場所まで行き、確認をする必要があります。同じ部屋の中に出席簿があれば良いですが、電話とは別の部屋や、保育室とは違う階の場所に設置されていれば、保育室を離れないといけない状況になることもあるでしょう。さらに、先述のような記載ミスがあると、曖昧な返答しかできないこともあります。

また、災害発生時の避難では、紙の出席簿を持ち出せないと、正確な入退室の状況の把握が難しいです。どこからでも全員の入退室状況がリアルタイムでわかると、子ども達の安全や保護者の安心につながります。

手書きの出席簿や時間簿をもとに、電卓やExcelを使って利用日数や延長保育料、おやつ代などを集計することは、職員にとって大きな負担になります。保育の現場を抜けて作業することが難しく、残業して集計作業をしている施設もあるのではないでしょうか。

さらに、電卓での計算やパソコンへの手入力は、計算ミスや転記ミスが起こりやすく、保護者との信頼関係に関わる問題に発展する可能性もあります。

入退室記録は、自治体への報告や監査のときに提示を求められることがあり、一定期間保管しておく必要があります。入退室記録の用紙は毎日増え続けるため、保管するために物理的なスペースをとり、管理が煩雑になるケースも少なくありません。

また、過去の記録をさかのぼって確認したい場合に、大量のファイルの中から目的の書類を探し出すのは手間がかかるうえ、紛失や盗難などのリスクも心配です。

入退室管理システムを導入することで、正確な入退室時間を自動的に打刻できます。施設に設置したタブレット端末や、専用の読み取り機を使い、ICカードやQRコードを子ども達や保護者が提示することで、システムに記録されます。

システムを導入すると、職員が手書きでチェックする必要がなくなり、保育に集中できることがメリットです。子どもたちの入室が集中する時間帯でも、打刻漏れや時間の書き間違いなどのヒューマンエラーを防げます。

入退室管理システムの中には、子どもが打刻したタイミングで、保護者のスマートフォンアプリや登録メールアドレスへ通知が送られる機能が搭載されているものもあります。

入退室の通知がリアルタイムで届けば、保護者は離れた場所からでも子どもの状況を把握できるので、安心感が得られます。アナログ管理でよく起こる「今、子どもは学童にいますか？」などの電話を減らす効果もあり、職員の業務負担軽減にもつながります。

アナログ管理で大きな負担になっていた、月末の利用実績の集計作業が自動化されます。蓄積された打刻データをもとに、システムが自動で一人ひとりの利用日数や延長保育時間などを計算できるため、計算ミスや転記ミスが減ることがメリットです。

請求業務で使用する場合、事前に料金を設定しておけば、延長料金なども含めた請求金額まで自動で算出できるシステムもあります。これまで時間がかかっていた作業が数分で完了すれば、職員の負担が軽減し、監査などへの対応もしやすくなります。

先述の入退室時間の打刻、保護者への通知、集計業務を自動化することは、職員の事務負担を大幅に削減します。事務作業にかけていた時間を、子どもたちと関わる時間、新しいプログラムを考える時間に充てられるため、保育の質向上にもつながります。

昨今、さまざまな保育施設向けITCシステムがあるため、学童クラブの運営に対応しているシステムを選ぶようにしましょう。学童クラブは運営上、他の保育施設や習い事教室とは異なる機能が必要です。

【必要なシステムの例】
・習い事などの中抜けや再入室の管理
・延長保育のスポット利用
・長期休み期間と学校がある日の利用区分や料金体系の切替

学童クラブの運用に標準機能で対応できないと、逆に業務が煩雑になる恐れがあります。

最初に改善したいと思っている業務を洗い出し、必要な機能をチェックすることが大切です。「入退室管理とバス運行状況も同時に管理したい」「出席予定にも関わらず入室していないときに通知が来るか」「請求業務も効率化したい」など、入退室管理以外にも行いたい業務を整理することで、施設に合ったサービスを選びやすくなります。

また、最初は「入退室管理ができれば良い」と考えていても、入退室管理で業務効率化を実感すると「保護者へのお知らせもアプリで配信したい」「職員の勤怠やシフト管理もシステム化したい」などのニーズが生まれやすくなります。将来的に他の業務をICT化したいと思ったときに、拡張性があるサービスを利用すると、さらなる業務改善が進められます。

費用面は次のポイントを確認してみましょう。

・導入時にかかる初期費用と、月々発生する利用料
・月額利用料は児童数の増減によって変動はあるか
・打刻に使用する機器は購入か、レンタルか
・利用したいオプションの料金

また、使いたい機能が明確であれば、高機能で料金が高いシステムはオーバースペックになる可能性があります。コストと必要な機能のバランスをとる判断も大切です。

システム導入後も「操作方法が分からない」「新年度の設定方法を知りたい」などの疑問やトラブルが発生することがあります。導入後のサポートが利用しやすいかも、システム選びで大切にしたいポイントの一つです。

【サポート体制で確認したいポイント】
・サポート窓口の形態（電話、チャット、メールなど）
・対応時間の曜日や時間帯
・導入時の初期設定や、年度更新の作業をサポートしてくれるか

困ったときにすぐ相談でき、迅速に対応してくれる手厚いサポート体制は、システムを活用するうえで非常に安心です。

弊社（VISH株式会社）が提供する学童保育施設向けICTシステムです。入退室管理では利用予定児童の状況や、おやつ・給食・お迎え情報も一覧で把握できます。打刻漏れのアラート機能もあるので、事故やトラブルの防止につながります。

保護者からの欠席連絡や利用申請を24時間受け付け、おやつや延長保育料の計算・集計も、学童ごとのルールに合わせて自動化できます。また、バスロケーションシステムで乗車リストの確認や、保護者への到着案内の自動配信、運行情報をリアルタイムで把握できるので、保護者の安心につながると好評です。

入退室管理・メッセージ・スケジュール管理ができるライトプランは月5000円（税抜）、利用申請機能や延長保育料金計算などを含めたスタンダードプランは、月10,000円（税抜）です。施設を利用する人数で料金が変わるサービスも多いですが、Hokallyは児童数、支援数による課金はありません。

導入後の手厚いサポートや、プライバシーマークとISMS認証の国際規格(ISO/IEC27001:2022)を取得していることも評価されています。

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学童クラブの入退室管理は、子どもたちの安全を守り、保護者の安心につながる大切な業務です。システムの力を活用して自動化・効率化することで、より確実に安全を見守れる環境を整えられます。

さらに、入退室管理をシステム化すれば職員の負担も軽減され、子どもたちと過ごす時間やプログラムづくりに集中できます。子どもたちが「また来たい」と思える学童をつくるために、入退室管理システムをぜひ活用してみてください。