月末の残業原因No.1「延長料金計算」をICTシステムで自動化！！5分で請求業務を終わらせる方法

単純な足し算・掛け算のはずなのに、なぜか時間がかかる。その背景には、学童保育特有の「複雑な計算ルール」と「アナログ管理の限界」があります。

多くの施設では、以下のような細かいルールが存在します。

1,スポット利用
通常利用時間を超えた場合の追加料金（例：18:00以降、30分ごとに〇〇円）。

2,長期休暇対応
春休み・夏休みだけの特別加算。

3,兄弟割引・ひとり親割引
特定の家庭に対する減免措置。

4,補食・おやつ代
利用した日数分だけ計算。

これらを一人ひとり、Excelや電卓で計算しようとすると、ミスが起きない方が不思議なくらいです。

保護者が記入した「お迎え時間」や、スタッフが手書きした「入退室記録」を、パソコンに入力し直す作業が発生していませんか？ 「字が読めない」「記入漏れがある」といった些細なトラブルが積み重なり、確認作業だけで膨大な時間を浪費しています。

単に「時間がかかる」だけでなく、手作業での計算には経営的なリスクも潜んでいます。

1,計算ミスによる信用低下
「先月より高い気がするのですが…」と保護者から問い合わせが来た際、即座に説明できますか？ たった一度の計算ミスが、施設への不信感につながることもあります。

2,請求漏れによる収益減
「この日は延長していたのに請求し忘れた」というミスは、施設運営にとって直接的な損失です。

3,スタッフの疲弊と離職
子どもが好きで働いているのに、事務作業に追われて疲弊してしまう。これはスタッフの離職を招く大きな要因の一つです。

では、どうすればこの地獄のような作業から解放されるのでしょうか。主な方法は2つあります。

コストをかけずに改善したい場合、Excelの関数を見直すのが第一歩です。

1,VLOOKUP関数
児童名簿と料金表を紐付ける。

2,IF関数
「18:00を超えたら〇〇円」といった条件分岐を設定する。

3,TIME関数
時間の計算を正確に行う。

しかし、Excelは「誰かが数式を壊してしまう」「ファイルが重くなる」「入力作業自体はなくならない」というデメリットがあり、根本的な解決にはなりにくいのが実情です。

もっと確実で、劇的に時間を短縮できるのが「学童ICT支援システム」の導入です。これは、入退室管理から請求書発行までを一元管理する仕組みです。最近では、ICT化補助金の対象となるケースも多く、多くの施設で導入が進んでいます。

システムを導入すると、業務フローは以下のように変わります。

1,入退室
保護者がタブレットタッチやQRコードをかざすだけで、正確な時間が記録される。

2,自動計算
記録された時間に基づき、延長料金がリアルタイムで自動計算される。

3,請求発行
月末にボタンを1つ押すだけで、全員分の請求書（明細書）が完成。

これまで数日かかっていた作業が、データの確認と確定ボタンを押すだけの「5分」に短縮されます。

「Hokally（ホーカリー）」は、単なる料金計算ツールではなく、保護者への連絡や入退室管理機能なども備えたICTシステムです。「料金計算機能」は、現場の声をシステムに反映し細かな設定まで可能となっております。

1,複雑な料金設定に対応
施設独自の「30分単位の延長」「おやつ代の日割り」なども柔軟に設定可能。

2,保護者スマホへ通知
請求金額が確定したら、保護者アプリへ表示が可能。紙の請求書を配る手間も削減できます。

3,入退室と完全連動
手入力ゼロで、打刻データがそのまま請求データになります。

「システム導入は難しそう…」と感じるかもしれません。Hokallyは直感的に操作できることを重要視したシステムです。パソコンが苦手なスタッフでもすぐに慣れることができます。

その他の機能はこちらから

「料金計算」は正確さが求められるからこそ、どうしても時間がかかってしまいます。しかし、作業に追われて本来の業務が圧迫されてしまうのは、どうしても避けたいところです。

アナログな手計算から、デジタルの力を借りる「自動化」へ

これだけで、現場には大きなメリットが生まれます。

・残業時間の削減（コストの削減にもつながります）
・ミスのない計算（保護者様からの信頼を守ります）
・心の余裕（より質の高い保育へ）

まずは、今の業務の中で「何が一番の負担になっているか」を見直してみませんか？ もし「計算と入力」がネックになっているなら、システム導入を検討する絶好のタイミングです。一緒に子どもたちと向き合う時間を作っていきましょう。