卒業前の2月・3月に「やるべきこと」。多忙な施設長・主任がチェックすべき業務の盲点
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年が明け、節分を過ぎると、学童保育施設や児童クラブは一気に「戦場」のような忙しさに突入します。
「卒業生の送り出し」と「新入生の受け入れ準備」が同時に押し寄せる2月・3月。施設長や主任の皆様におかれましては、日々の保育に入りながら事務作業をこなし、息つく暇もない時期ではないでしょうか。
「あの書類、保護者に渡し忘れていないか？」 「備品の在庫確認は済んだか？」
こうした不安を抱えながら業務にあたるのは精神的にも負担が大きいものです。そこで今回は、多忙なこの時期に絶対に落としてはいけない業務を整理した「やるべきことリスト」と、ベテランでも見落としがちな「業務の盲点」について解説します。
目次
【2月編】卒業準備と並行して進める「足場固め」
2月は日数が少ないため、驚くほどの速さで過ぎ去ります。ここでの段取りが3月の混乱を防ぐカギとなります。
卒業生・退所予定者の確定とケア
まずは、3月末で施設を離れる児童の確定です。特に高学年の児童や、保護者の就労状況が変わる家庭への最終確認が必要です。
・退所届の回収
締め切りを過ぎている家庭への催促。
・最終利用日の確認
3月31日まで来るのか、卒業式で終わるのかによって、人員配置やおやつの発注数が変わります。
・アルバム・記念品の最終発注
名前や個数のミスがないか、ダブルチェックを行いましょう。
新年度入所児童の書類整理
自治体からの決定通知が届く時期です。
・入所児童台帳の作成
アレルギー情報や緊急連絡先の入力準備。
・説明会資料の更新
昨年度の資料をそのまま使っていませんか？ 規約変更や料金改定がある場合は、必ず修正が必要です。
「在校生」の更新手続き
忘れがちなのが、継続して利用する児童の手続きです。
・保険の更新手続き
スポーツ安全保険などの更新漏れがないか確認しましょう。
・家庭状況の変更確認
4月から勤務先や緊急連絡先が変わる家庭へのヒアリングシート配布。
【3月編】ラストスパートと「新年度への切り替え」
3月に入ると、現場は送別ムード一色になりますが、管理職の頭の中は4月1日のことでいっぱいです。
卒業イベント・お別れ会の実施
子どもたちにとって最高の思い出になるようサポートしますが、ここでの盲点は「写真データの管理」です。イベントの写真を保護者にどう共有・販売するか、プライバシーに配慮した手順を再確認しましょう。
指導員・スタッフのシフト調整と引継ぎ
学生アルバイトの卒業や、人事異動がある場合、業務の引継ぎは最重要課題です。
・鍵や備品の返却
退職者からの返却漏れを防ぐ。
・新シフトの作成
4月1日から春休み期間の「一日保育」が始まる施設も多いはず。新入生を受け入れながらの長時間保育に耐えうる人員配置が必要です。
請求業務の締め
3月分（場合によっては春休み加算分）の請求と、未納家庭への対応はこの月内に目途をつけなければなりません。
要注意！多忙な施設長が見落としがちな「業務の盲点」3選
ここまでは基本的なタスクですが、ここからはトラブルになりやすい「盲点」をご紹介します。
盲点①：デジタルデータの「削除」と「権限変更」
入退室管理や連絡網アプリなどを使用している場合、卒業生のデータをいつ削除（アーカイブ）するか決まっていますか？
保護者が卒業後もアクセスできる状態だと、個人情報漏洩のリスクや、不要な通知が届くクレームに繋がります。
「3月31日の何時にアカウントを停止するか」を明確にし、保護者に周知しておきましょう。
盲点②：ロッカー・下駄箱の「物理的な」空き確認
新1年生の人数が卒業生より多い場合、ロッカーや下駄箱が不足することがあります。
「なんとかなる」と思っていて、4月1日の朝に「場所がない！」と慌てるのはよくある失敗です。
破損箇所の修繕も含め、物理的なスペースの確保を早めに行いましょう。
盲点③：スタッフのメンタルケア（「ロス」への対応）
業務的なことではありませんが、長く関わった児童との別れは、スタッフ（特に若手）にとって精神的な負荷がかかります。
「燃え尽き症候群」のようになり、4月の繁忙期にモチベーションが下がってしまうことも。「寂しくなるね」と声をかけ合い、気持ちを切り替えるためのミーティングや食事会（慰労会）を設定するのも、施設長の重要なマネジメントです。
来年の2月・3月を「もっと楽にする」ために
ここまで読んで、「やることが多すぎて頭が痛い」と感じた方も多いのではないでしょうか。 毎年繰り返されるこの激務を軽減するためには、根性論ではなく「仕組み化」が必要です。
特に、以下の業務はシステム化することで劇的に時間を短縮できます。
・入退室管理:手書きの出席簿からデータ入力への転記作業。
・保護者連絡:電話やプリント配布によるイベント案内や緊急連絡。
・請求管理:延長料金や実費の計算、未納チェック。
学童支援システムという選択肢
これらの課題を解決するために、最近ではICT化も進んでおり、学童支援システムを活用する施設も増えています。
例えば、「Hokally（ホーカリー）」のようなシステムでは、入退室の通知や欠席連絡を保護者アプリで完結させることができます。
日々の連絡および入退室管理以外にも、年度替わりの時期に効果を発揮するのが、「情報の更新」と「請求計算」です。 紙ベースで管理していると、新入生の情報を台帳に書き写すだけで数日かかります。
Hokallyのようなシステムであれば、データのインポートや年度更新業務もスムーズに行えます。
また、3月特有の「春休み料金」などの複雑な計算も自動化できるため、計算ミスによる保護者トラブルのリスクも減らせます。
まとめ
卒業の2月・3月は、1年間の集大成であると同時に、次の1年のスタートラインでもあります。
1,2月は書類と確定作業、3月はイベントと引継ぎに集中する。
2,デジタルデータの権限削除や、ロッカー等の物理スペース確認などの「盲点」をつぶす。
3,来年に向けて、Hokallyなどのシステム導入による業務効率化を検討リストに入れる。
この3点を意識して、多忙な年度末を乗り切ってみてはどうでしょうか。 まずは、今日ご紹介したリストをもとに、ご自身の施設のスケジュールをチェックしてみてくださいね！
児童の安心、保護者の納得、
職員のゆとりをこれひとつで
