事務作業を5割削減！保育に専念できるゆとりが生まれた。入退室管理や日誌のシステム化で職場環境を改善

岡山県瀬戸内市に位置する学童保育所 ゆめっこクラブは、合計3クラスで運営しており、約120名の児童が通う大規模な学童保育施設です。「子どもに寂しい思いをさせたくない！」という、ある保護者の想いから始まったゆめっこクラブは、保護者が就労している間、安心できる生活の場を提供しています。

ゆめっこクラブでは、「仲間を認め合い、思いやり、助け合える子」「相手の思いを理解し、自分の思いを言える子」「自分たちの生活を自分たちで決めていける子ども自治集団」を目指す子ども像として掲げ、あたたかい支援を実践しています。

監査に必要な入退室時間の管理や毎日の日誌作成、保護者へのおたより配布など、基本的に紙ですべての業務を行っており、非効率さを感じていました。

また、延長保育の時間管理・請求もアナログだったんです。毎月の精算で小銭を数えるのも大変ですし、受け取ったお金をなくすなどトラブルにもつながりかねません。そうした状況から、もともと「運営の事務作業をデジタル化して、少しでも楽にしたい」と考えており、学童保育で使えるシステムをいろいろと調べていました。

Hokallyも含めて、3社ほどに問い合わせをして具体的な話を聞きました。

当初、システムに求めていたのは3点。

➀入退室管理
➁保護者へのメール配信やアンケート機能
➂請求機能

しかし、やりたいことがすべて叶うシステムは、どれも高額で…。というのも、ゆめっこクラブは3クラスで運営をしています。支援単位が分かれている場合、単位ごとに月額の利用料金がかかるシステムが多く、とても公設民営の施設に支払えるような金額ではありませんでした。

しかし、Hokally（ホーカリー）は支援単位ごとではなく、施設単位での支払いとなり、基本機能が月額10,000円(税抜)という安価な価格です。入退室・メール・アンケート・請求…これだけの機能が揃っていて、この価格で3クラス利用できるのは、一番の魅力でした。

※請求機能（保育料計算・口座振替）はオプション機能となります。

児童数や支援単位による従量制の課金は一切ございません。今後人数が増えた際にも安心の料金体系です。施設様に合わせたプラン・オプションをお選びいただけます！
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保育料や延長料金の自動計算機能、キャッシュレス決済（口座振替）を導入しました。毎月の実績時間をもとにした計算作業、現金の取り扱い、銀行への持ち込み、両替、現金による返金…。こうした作業がすべて不要になり、事務作業が大幅に軽減されました。

以前までは毎月の請求に丸2日ほどかかっていたところ、Hokally（ホーカリー）の導入で1日の午前中（半日程度）で終わるようになりましたね。

特に、現金での延長料金のお支払いがなくなったのは大きなポイントです。
毎月、200〜300枚もの小銭を数えていて…。銀行での入金にも手数料がかかるので、職員がATMで何度も入金するなど負担になっていましたね。

キャンセル料の返金も現金で行っていたのですが、保護者には領収書への印鑑を押してもらう必要があるんです。印鑑を忘れると返金ができず、対応が先延ばしになることもありました。当施設は約120名の利用者がいるので、こうした手間が減って担当者の負担が大きく軽減されています。

以前までは紙の名簿で児童の入退室時刻を管理していましたが、今ではHokally（ホーカリー）の入退室管理システムで打刻ができるようになりました。入室ボタンを押したら保護者にリアルタイムで通知が届くため、安心感にもつながっています。

入退室時刻がシステムで正確に記録されるようになり、人為的なミスがなくなりました。

特に、延長になるか否かの確認は、「保護者が時間までに施設の門を通ったか」を職員が確認していたんです。中には、「自分の腕時計では時間に間に合っていた」などのトラブルがあったり、時間の記入漏れによる確認作業が発生したり‥。こうした延長料金に関する保護者からのトラブルや不信感も一切なくなりました。

入退室記録に時間がきっちり残るため、監査時にもシステム画面を見せるだけで済み、膨大な紙の監査準備が不要になりました。

Hokally（ホーカリー）の「活動報告」機能を使って、子どもたちの様子を記録しています。以前までは、児童一人につき1枚ずつ紙の日誌を用意していて、職員が手書きで記録していました。ただ、同じ遊びで3人、4人の子どもが関わっても、それぞれの子どもについて個別に活動記録を書かなければならず、大変手間がかかっていましたね。

システムなら同じ内容を何回も書かなくても済みますし、何よりデータの保管・検索が簡単なんです。他のクラスの記録も簡単に共有できるので、子どもの様子がすぐに把握できて保育がしやすくなりました。

学童の記録は5年間という長期の保管義務があり、紙の管理と保管場所にも困っていたので、システムにデータが保管されるのはありがたいです。今では紙のファイルがかなり少なくなり、記録の手間と情報共有の課題が一気に解決できたと感じていますね。

メール配信は、個別・一括配信、カテゴリー分けが可能で、「既読機能」によって未読の保護者を把握できるようになりました。

もともと、保護者への連絡は紙媒体がメインで、施設入口のおたよりポケットに児童ごとに入れていました。おたよりを印刷して折って入れたり、提出物は保護者から受け取ってチェックしたり…そうした事務作業も膨大だったので、システム化できてかなり楽になっています。

保護者側からも『スマホで見れたらいいのに』という要望はあったんです。特に、園、学童、学校からの複数のお便りを家に貼ると大変という声もありました。今は保護者は「れんらくアプリ」で施設からの連絡を確認できるようになったので、かなり効率的になったのではと思います。

保護者にはシステムに慣れてもらうため、打刻し忘れなどを大目に見るという約5ヶ月間の「練習期間」を設けたことで、大きなトラブルなくスムーズにシステムが浸透しました。

Hokally（ホーカリー）の導入で助かったのが、サポート電話の丁寧さです。

電話をしながら画面を共有してくださり、「ここをクリックしてください」と操作を教えてくれます。また、問い合わせ回数に制限がなく、何度同じ質問をしても親切に対応してくれるのもありがたいです。また折り返しの連絡も迅速で待たされることがないので、すぐに疑問が解消され、活用がスムーズに進みました。

Hokallyを導入して、事務作業の5割を削減できたと思っています。

事務作業が大幅に削減された結果、私が実績記録の作成などで事務所にこもって作業をする時間がなくなり、保育時間中に抜けることもなくなりました。子どもたちに目が届くようになったとともに、本来の業務である保育に時間を使えています。以前は残業や持ち帰り仕事をすることが多かったですが、今は定時で帰れるようになりました。

Hokallyは、事務作業の削減に留まらず、保育に時間を使えるような職場環境の改善・職員のワークライフバランス向上にも役立っています。