「システムの乗り換えで、請求業務も認定こども園化もぐっと楽に」他社システムから移行、請求もバス路線管理もここまで変わった

山中園長：以前は、メールでの一斉配信のみでやり取りしていました。最初にシステムを導入したのは4、5年前のことです。

山中園長：業務負担を減らしたい、職員も保護者も楽になるように、という思いが大きかったですね。

連絡も全部メールで完結できるようになって、ペーパーレス化にもつながりましたし。

……まあ、私自身が新しいものを試すのが好きな性分というのもありましたけど。（笑）

山中園長：どこからでもアクセスできて、情報を共有しやすいのは本当に助かりました。

以前のメール配信だけの仕組みだと、一斉送信してもいろいろ手間がかかっていましたから。

システムを入れてからは、感染症の状況なども、園にいなくてもすぐ確認できるようになりましたね。

山中園長：周囲の幼稚園さんから『使いやすいよ』とおすすめされたのがきっかけです。

実際に導入している園にも見学に行き、便利そうだなと気になっていました。

特に、幼稚園ならではの使い勝手が特にいいと聞いていて、こども園化する前から、ずっと園支援システム＋バスキャッチに切り替えたいと思っていたんです。

去年の5月にようやく市から正式にこども園化の方針が示されて、そこから園支援システム＋バスキャッチの導入を一気に進めました。

山中園長：もともと小規模保育園も並行して運営していたので、こども園化にあたってまったくのゼロからのスタートというわけではなかったんです。

ただ、2号・3号認定の園児を新たに受け入れる体制づくりには、書類対応から日々の運用まで、それなりに労力がかかりました。

山中園長：そうですね。

認定区分ごとに細かく設定できるので、幼稚園としてやっていた頃も、こども園化してからも、当園の運用にちゃんと合わせて使えています。

請求や園児管理については認定管理の区分がもっと複雑になるかと予想していましたが、思っていたよりスムーズに対応できました。

山中園長：固定費だけでなく、預かり保育の料金などの変動費も自動で計算し、請求まで一元化できるのが、大きな決め手でした。

ちょうどICT関連の補助金が活用できるタイミングでもあったので、この機会に思い切ってシステムを変えてしまおうと考えたんです。

山中園長：月額費用としては、以前のシステムよりも手頃に使えています。

費用が安く抑えられるのはもちろんですが、バスの管理など求めていた機能が揃っており、使いやすさも優れていたのが大きな理由です。

また、ICT補助金も活用できたので、安心して導入できました。

山中園長：最初は画面の情報量に驚きましたが、「細かいところまで設定できるからこそ」のボリュームだと分かってからは、印象がガラッと変わりましたね。

園支援システム＋バスキャッチは、使いこなせば使いこなすほど、園の運用に合わせて柔軟に設定を変更できるんです。その自由度の高さが、今では心強い味方になっています。

事務 野村様：預かり保育の細かいルールなどをExcelにまとめてVISH株式会社さんにお渡ししました。

そこから先のインポート作業は担当の方にお任せできたので、思っていたよりスムーズに進みました。

事務 野村様：営業担当の方にリモートでサポートいただいたのに加えて、実際に園まで来ていただいて、一緒に設定を進めた部分もありました。

以前使っていたシステムは保護者側が情報を登録する仕組みだったのに対して、園支援システム＋バスキャッチは園側で登録する必要があって、そこは慣れるまで少し時間がかかりましたね。

それでも、一つひとつ丁寧にフォローしていただけたので、スムーズに移行を進めることができました。

事務 野村様：細かく設定できるからこそ、園に合わせた柔軟なサポートをしていただけるのが嬉しいですね。

以前のシステムでは、問い合わせをしても返信がなかったり、「よくある質問」を探して自分たちで解決しなくてはいけなかったんです。

その点、園支援システム＋バスキャッチは、電話でも質問ができますし、WEBお問い合わせフォームもすぐに対応してくれるので、とても助かりました。

事務 野村様：スマートフォンなどの操作に慣れている職員が多いこともあって、大きな混乱なくスムーズに移行できましたね。

みんなすぐに使いこなしてくれて、特に操作を聞かれることもありませんでした。

事務 野村様：認定区分ごとの利用時間・料金設定は、事前にしっかり登録しておけば大きくずれることはないですね。

ただ、夏休みなど長期休業期間の扱いには少しコツがいりました。

事務 野村様：夏休み期間を『休業日』として設定していたのですが、休業日は出席日として扱われない仕様だと分かり、給食や預かり利用のチェック内容を反映するのに一工夫必要でした。

サポートセンターに相談したところ、『通常日として設定しておいて、休みが終わってから休業日に変更する』という方法を教えていただき、無事に対応できました。

事務 野村様：QRコードとタブレットタッチの両方を併用していますが、QRコードを持参し忘れる保護者の方も多くて、タッチ式の利用率のほうが高い傾向にありますね。

欠席や遅刻の連絡がないまま予定時間を過ぎてしまうことがあって、そういうときに自動で通知が来る仕組みがあったら助かるなと思っているんです。

営業担当：登園予定にもかかわらず打刻記録がない園児の保護者へ、未登園のアラート通知を自動でお送りする機能がございます。

野村様のご要望に近い形で、今すぐご案内できますよ。

事務 野村様：そうなんですね！知らなかったです、ぜひ設定してみます。

事務 野村様：もともとキャッシュレス決済サービスのエンペイ*を利用していました。
しかし、以前のシステムの場合、園児情報の中に保護者の名前や連絡先などをすべて入力してからでないとエンペイと連携できない仕組みでした。
園支援システム＋バスキャッチの場合は、エンペイ側で先に情報を作成して、そこから利用者IDを園支援システム＋バスキャッチに登録すれば連携が完了するので、かなり使い勝手がよくなったと感じています。

*エンペイ（enpay）：スマートフォンから保育料などの支払いができる、園向けのキャッシュレス決済・集金代行サービス。

事務 野村様：園支援システム＋バスキャッチに入力された、欠席や預かり利用の内容が自動で反映されるようになったので、確認作業の負担がかなり減りましたね。

事務 野村様：決済方法をコンビニ払いやカード払いなど保護者ご自身で自由に選んでいただけるのは、もともとエンペイの機能なので、そこは変わらず助かっています。
園として口座情報を管理する必要がないのも同じですね。

園支援システム＋バスキャッチに変えてからは、そのエンペイとの連携部分がよりスムーズになった、という感覚です。

システムの乗り換え時も、保護者の方には『請求のアプリが変わった』くらいの感覚で受け止めていただき、大きな混乱はありませんでしたね。

事務 野村様：システムだけに頼りきることはせず、Excelでの二重チェックは今も続けています。

園支援システム＋バスキャッチ内のデータを信じていないわけではないのですが、正確性を保つための工夫として続けていますね。

事務 野村様：メッセージと掲示板、それぞれの使い分けは今も工夫しながら模索しているところです。

保護者の方にとっても、より分かりやすい形にできたらいいなと思っています。

事務 野村様：園支援システム＋バスキャッチと連携している外部サービスの『Myおうちえん』を使っています。テンプレートに当てはめるだけで、簡単におたよりが作れるのはありがたいですね。

園支援システム＋バスキャッチは外部サービスとの連携が多いのも、助かっているポイントです。

事務 野村様：紙の地図をもとに経路を作っていた頃は、実は無駄な道を通っているケースも少なくなかったんです。

園支援システム＋バスキャッチに変えてからは、システムで効率的なルートを作成できるように。
バスの運行ルートを一から見直し、時間的にも、ルートとしても大きな負担なく再構築できるようになりました。

もともと当園では、積雪の関係で冬はバス利用者が増加するため、夏冬でルートを変えて運行しています。
ルート変更の頻度も高いので、園支援システム＋バスキャッチで簡単に路線作成ができるのはとても助かっています。

事務 野村様：スクールバスの経路作成にかかる時間ですね。

以前は紙の地図を見ながら、一軒ずつ家を確認してルートを組んでいたので、年度末の作業には4～5日ほどかかっていたんです。

それが、園支援システム＋バスキャッチに切り替えてからは1〜2日で組めるようになりました。

事務 野村様：住所情報と連動した園児のアイコンを地図上でドラッグ＆ドロップするだけでルートを作ることができて、所要時間も自動で出るんです。

事務 野村様：GPSの走行履歴をもとに細かい調整もできるので、雪の影響で冬だけコースを変えたいときなども、負担なく対応できるようになりました。

山中園長：設定項目が細かい分、最初は戸惑うかもしれません。

ただ、園の運用に合わせて柔軟にカスタマイズできる自由度の高さは、他にはない強みだと思います。

事務 野村様：本当に助かっています。電話サポートもありますが、WEBのお問い合わせフォームが便利ですね。

私は職員室にずっといるわけではないので、メッセージを送って少し時間が経ってからパソコンを開くと、もう返信が来ている。
そのくらいレスポンスが早くて、説明もわかりやすいので、業務のペースを崩さずに済んでいます。

山中園長：請求まわりの自動化がやはり一番大きいです。

あとは、外部サービスとの連携がスムーズにできる点も含めて、園支援システム＋バスキャッチはよくできているなと感じています。

今後、連絡帳機能も試してみる予定なので、活用するのが今から楽しみですね。

山中園長：幼稚園向けのバス管理や預かり保育、無償化対応まわりの強みは大きいと思います。

うちのように幼稚園からこども園に変わるタイミングでも、認定区分ごとに料金や利用時間を細かく設定し直せたので助かりました。

サポートも充実しているので、システムを何も入れていない園にとっても導入しやすいんじゃないでしょうか。

山中園長：現場とサポートが近いから、困ったときも、新しいことを始めるときも、やりやすい。これが一番のメリットかもしれません。