月謝の集金・振替対応が楽になった！運営業務をアプリに一本化、スムーズな保護者コミュニケーションを実現

50（FIFTY）様

HIP HOPやR&Bを中心に、3歳のお子様から大人の方まで、明るく楽しく、本格的にダンスを教えています。
現在、東京都の二子玉川・狛江の2拠点があり、地域密着型をコンセプトに運営しています。

50（FIFTY）様

FIVE O DANCE STUDIOの特色は、多くの発表会・イベントを経験できることです。
一般的なスタジオでは、発表会は多くとも年に1回ほど。当スタジオでは、年に2回以上は発表会などのイベントを実施しているんですよ。
最近では、二子玉川のイベント「フタコハートストリート」でドリカムディスコとコラボするなど、地域を巻き込んだ活動も積極的に行っています。

LINA

紙やExcel・口頭でのやり取りがメインだったので、事務作業が追いつかなくて本当に大変でした。
もともと当スタジオは、区の貸しスペースで地元の子どもたちにダンスを教えていたところから始まったんです。初期は夫と二人で裏方業務を行っていました。
転機になったのは、二子玉川スタジオのオープンです。開業後、一気に生徒数が増えました。
世田谷区鎌田の近辺から通ってくださる生徒さんがいたので、「もっと通いやすい場所で、本格的にダンスを教えたい」と感じて2020年にスタジオ設立を決意。
この地域は子どもの数が多く、ちょうどコロナ禍でのK-POP人気とも重なり、ありがたいことに人数が一気に増えて…。
生徒数100人前後の時期には夫婦二人では回らなくなり、事務担当として元教え子のyucaさんに来ていただきました。
しかし、1年後には会員が150人以上になり、yucaさんと私はもう限界でしたね。

yuca様

特に大変だったのが、月謝の未払い対応です。
以前はPayPay・クレジットカード・集金袋での現金集金のいずれかで、保護者の方が月末にスタジオに来て直接支払いをする形を取っていました。
しかし、保護者の方も忙しいですし、特に中学生以上など大きい子のクラスだと送迎に来られない方も多いんです。
人数の増加とともに未払いが増えてきて、収拾がつかなくなってしまって…。
そのため、姿が見えたら声をかけたり、電話で直接ご連絡をしたりしていました。ただ、未払いの催促ってお声がけをする側もかなり気まずいんですよね。
1カ月、2ヵ月と未払いが積み重なるケースもあり、請求金額の管理も大変でした。

LINA様

しかも、PayPay支払いだと「誰からの支払いか」が履歴でわからないんですよね。
だから、PayPayの支払い画面のスクショを撮って、生徒さんの名前を書いて、スタッフのグループLINE内にまとめていました。それを一つひとつ確認してExcelに反映させていって…。
たまに、スタッフが知らない間にPayPayで支払う方もいて、「誰だかわからない謎の決済が入っている」ということもありました。
そうした細々した確認に時間を取られて、当時は壮絶な忙しさでした。

yuca様

もう一つ大きな課題だったのが、振替作業です。Excelで表を作って、全員分の欠席を確認し、どのクラスで振替枠が残っているかを日々チェックしていました。
振替日程は保護者の方と口頭で話して決めるのですが、これが大変で。
保護者の方の多くは送迎の時にしかスタジオに来られないので、クラス入れ替えで生徒たちが帰り出す10分ほどの間で、一斉に話しかけられてしまうんです。

50（FIFTY）様

二人の大変さを間近で見ていたので、もともと「何とかならないか」と習い事系のシステムをいろいろ調べていたんです。
システムを選ぶ上では、スタッフの作業が簡潔になること、そして振替や月謝の引き落とし管理をアプリでまとめてできるようにしたいという希望がありました。
何社か話を聞きましたが、やはり高額なシステムが多く…。
私たちは地域密着で運営しているので、生徒さんの月謝を高く設定しているわけではありません。費用面は特に気にしていたポイントでした。
スコラプラスは振替や請求など一通りの機能が揃っている中で、価格が手頃なことが魅力でしたね。

yuca様

一番は、月謝支払いに関して、未払いの方へのお声がけが不要になったことですね。
未払いの催促が毎月すごく気がかりでしたから、そのストレスがまずなくなりました。
以前の大変さを100としたら、今は30〜40くらい。随分楽になりました。

LINA様

前はとにかく対面で対応しないといけないことだらけで、受付に常に私かyucaさんがいないといけませんでした。
今は、振替や引き落としがオンラインでできるようになったことで、事務担当のyucaさんがフロントにずっと立っている必要はなくなりました。最近では、yucaさんはリモート勤務ができるようになったくらいです。
現在の生徒数は400名以上ですから、顔と名前が結びつかない保護者の方もいらっしゃいますから、昔の運用のままだと回り切らなくなっていたと思いますね。
スタッフ側だけでなく、送迎になかなか来られない保護者さん・生徒さんの負担もなくなったと思いますね。

LINA様

以前はメールやクラス別のグループLINEで一斉連絡をしていましたが、スコラプラスを使う方が楽だと感じますね。
LINEはグループに入るのに抵抗を感じる人もいたり、スタジオからの連絡が埋もれたりするといった課題もありました。メールは宛先不明で届かなかったり、開封状況がわからなかったりもします。
その点、スコラプラスでは、日常使いのLINEとは別の「れんらくアプリ」で連絡が取れたり、連絡の開封確認ができたりといった利点があります。
保護者にとっても、『スタジオ関係はアプリを見ておけば間違いない』というのはわかりやすいですよね。
また、「振替はれんらくアプリから入力します」とご案内することで、ほぼ確実にアプリを入れてもらえるのも魅力でした。

yuca様

その他、申込フォームの活用も便利です。単発のイベント募集や観覧者の募集に使っています。
以前Gフォームでしていた際は、「フォームはどこにありましたっけ？」と質問をいただくこともありました。今はアプリの中でフォーム回答が全て完結するので、わかりやすくなっているのではと思います。

50（FIFTY）様

スコラプラスはクレジットカード決済にも対応していると最近知ったので、前向きに利用を検討しています。
現在はWEB口座振替を利用していますが、残高不足で引き落としできないのはリスクです。
また口座振替は、新規申し込み時に、紙の口座振替依頼書を記入する手間があります。
記入内容に不備があって再提出をお願いしたり、ネット銀行の承認を保護者の方が忘れていてやり直しになったりすることもしばしばです。
その点、クレジットカード決済なら初回登録も簡単ですし、保護者の方もカードのポイントが貯まるので喜んでいただけるのではと思います。

yuca様

クレジットカード決済で一番楽になりそうなのは、発表会などイベント参加費の精算ですね。
当スタジオでは、兄弟割や家族割といった割引制度を設けているのですが、今は私が一つひとつ計算して請求金額を入力しているんです。
お金のことなので慎重に対応しているのですが、手入力では金額間違いや入力ミスが起きやすい部分はあります。
スコラプラスで自動的に金額を反映し、クレジットカード決済までできるようになったらもっと楽になるなと期待しています。