長期休暇のシフト作成が劇的に楽になる！利用予約の見える化で実現する最適な人員配置
その他のコラム
「夏休みや冬休みが近づくと、シフト作成のことばかり考えて憂鬱になる…」
学童保育施設のシフト担当者の方にとって、長期休暇のシフト作成は毎年の大きな悩みの種ではないでしょうか。
「日によって利用する子どもの数が全然違う…」
「午前だけ、午後から、一日中など利用時間がバラバラで必要な先生の数が読めない！」
「急な予約変更や追加が多くて、Excel管理ではもう限界…」
このような状況では、シフト作成に膨大な時間がかかるだけでなく、人員が過剰になったり、逆に不足したりと、施設の運営にも大きな影響を与えかねません。
その複雑なシフト作成業務は、「利用予約の見える化」で改善できます。
この記事では、長期休暇のシフト作成が困難になる原因を紐解きながら、利用予約の見える化で、業務負担を大幅に軽減する具体的な方法をご紹介します。
目次
なぜ長期休暇のシフト作成はこんなにも大変なのか？
長期休暇中のシフト作成が通常期と比べて格段に難しくなるのには、明確な理由があります。主な課題を3つ見ていきましょう。
課題1：日ごと・時間ごとに変動する利用人数
長期休暇中は、学校がある日のように「〇時～〇時まで」といった決まった利用パターンがありません。保護者の就労状況などにより、「午前中だけ」「14時から18時まで」「朝8時から夕方まで」といったように、一人ひとりの利用時間が異なります。
そのため、日ごとはもちろん、時間帯ごとにも必要な職員数が大きく変動し、正確な人員数の把握が非常に難しくなります。
課題2：予測できない予約変更と追加
「明日、急遽仕事が入ったので一日預かってほしいのですが…」といった、直前の予約追加や変更も長期休暇中には頻繁に発生します。
これを電話や連絡帳、メールなどバラバラの方法で受けていると、Excelや紙の管理表への反映が追いつきません。また、情報の見落としや共有漏れが発生し、当日の人員不足といった事態を招くリスクが高まります。
課題3：職員の希望と必要人員のミスマッチ
多くの人員が必要になる日に限って、職員の希望休が重なってしまうのも「あるある」です。シフト担当者は、施設の運営基準を満たしつつ、職員の希望も尊重しなければなりません。この板挟み状態で、パズルのような調整作業に頭を悩ませることになります。
無理な調整は、特定の職員に負担が偏る原因となり、職場全体の士気低下にもつながりかねません。
解決の鍵は「利用予約の見える化」！シフト作成が楽になる3つのメリット
これらの根深い課題を解決する鍵、それが「利用予約の見える化」です。つまり、「どの日に、どの時間帯に、何人の子どもが利用するのか」という情報を、誰でも一目で正確に把握できる状態を作ることです。
利用予約を見える化することで、主に3つの大きなメリットが生まれます。
メリット1：データに基づいた最適な人員配置
見える化された利用予約データがあれば、日ごと・時間帯ごとの必要最低限の職員数を的確に算出できます。勘や経験に頼った人員配置ではなく、データに基づいた客観的な判断が可能になるため、以下のような効果が期待できます。
人件費の最適化
職員が多すぎて手持ち無沙汰になる時間をなくし、無駄なコストを削減します。
安全の確保
人員が不足する時間帯をなくし、常に安全基準を満たした運営を実現します。
メリット2：シフト作成時間の大幅な短縮
予約状況が自動で集計され、必要な人員数も算出されれば、これまで手作業で行っていた集計や複雑な調整作業はほとんど不要になります。シフト担当者が本来やるべきだった、より質の高い保育に向けた企画や、子どもたちと向き合う時間に注力できるようになります。
メリット3：急な変更にも柔軟に対応
保護者からの予約変更がリアルタイムでシステムに反映され、スタッフ全員が常に最新の状況を共有できるため、急な利用希望にも慌てず対応できます。これにより、保護者からの信頼度や満足度の向上にもつながります。
利用予約の見える化を実現する具体的な方法とは？
では、具体的にどうすれば「利用予約の見える化」を実現できるのでしょうか。
アナログな方法の限界（Excelやホワイトボード）
もちろん、ExcelやGoogleスプレッドシート、ホワイトボードなどでもある程度の管理は可能です。しかし、これらの方法は手作業での更新が必須であり、以下のような限界があります。
・更新の手間とリアルタイム性の欠如
・転記ミスなどのヒューマンエラー
・複数人での同時編集や情報共有の難しさ
特に、頻繁に予約変更が発生する長期休暇中には、アナログ管理の限界はすぐに訪れてしまいます。
おすすめは「学童ICT支援システム」の活用
そこで効果的で現実的な解決策が、「Hokally（ホーカリー）」のようなICTツールを活用することです。
これらの課題を解決するために、最近ではICT化も進んでおり、学童支援システムを活用する施設も増えています。例えば、弊社の「Hokally（ホーカリー）」のようなシステムでは、保護者・施設双方の負担を軽減しながら、利用予約の見える化を簡単に実現できます。
・保護者は専用アプリから24時間いつでも予約・欠席連絡が可能
・連絡内容は自動でシステムに反映され、リアルタイムで集計
・日別/時間帯別の利用人数を集計し可視化
・集計データをもとに、配置基準に基づいた必要職員数が割り出せる
このように、これまで担当者が手作業で行っていた業務をシステムが自動化してくれるため、シフト作成にかかる時間と労力を劇的に削減できるのです。
児童の入退室状況も「見える化」リアルタイムで把握
また、当日の入退室予定が時間帯ごとに一覧表示され、「入室前」「入室済み」「入室遅れ」「退出遅れ」などの状況をリアルタイムで確認できます。
表示間隔は10分・15分・30分・60分から選択可能。おやつ・給食の有無や、お迎え予定の方の情報も一画面に表示されるため、全体の流れがひと目で把握できます。
さらに退出予定時刻が近づくと通知音でお知らせ。「まもなく退出する児童」を一覧で確認できるため、職員の声かけや準備もスムーズに行えます。お迎えや送り出しに余裕が生まれ、安心で丁寧な対応が可能になります。
「Hokally（ホーカリー）」には入退室管理、保護者へのお知らせ配信、料金計算などといった、学童運営全体の業務を効率化する機能が多数搭載されており、シフト管理だけでなく施設全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進できます。
まとめ：利用予約の見える化で、長期休暇を乗り切ろう！
長期休暇の複雑なシフト作成は、多くの学童保育が抱える共通の悩みです。しかし、その悩みは「利用予約の見える化」によって解決できます。
課題：
日ごと・時間帯ごとに変動する利用人数、予測不能な予約変更、職員の希望とのミスマッチ。
解決策：
「利用予約の見える化」でデータに基づいた最適な人員配置を実現する。
具体的な方法：
「Hokally（ホーカリー）」などのICTシステムを活用し、予約管理から集計までを自動化する。
シフト作成の悩みから解放され、心に余裕が生まれれば、もっと子どもたち一人ひとりと向き合い、充実した長期休暇を提供できるはずです。まずは、利用予約の見える化ができないか、情報収集から始めてみてはいかがでしょうか。
児童の安心、保護者の納得、
職員のゆとりをこれひとつで
