入退室予定時刻を時系列表示！学童のお迎え対応がスムーズになる入退室ボード機能をご紹介！

・利用形態の多様化
通常利用に加え、延長利用、スポット利用など、児童によってお迎え時間がバラバラ。

・急な変更への対応
保護者から急な「お迎え時間変更」や「欠席」の連絡が電話や連絡帳など様々な手段で入る。

・情報の共有不足
スタッフ間での情報共有が口頭や手書きのメモ中心で、最新の状況が分かりにくい。

・アナログ管理の限界
ホワイトボードや紙での管理では、一覧性が悪く、変更の反映にも手間がかかる。

これらの課題が重なることで、お迎え時の児童の引き渡しミスや、保護者をお待たせしてしまうといった事態につながるだけでなく、スタッフの心理的な負担も大きくなってしまいます。

こうした現場の課題を解決するため、私たちが提供する「Hokally（ホーカリー）」に、待望の新機能「入退室ボード」が加わりました。

この機能は、これまで「把握しにくかった」児童の利用予定を、時系列のダッシュボード（＝情報を一覧できる表示板）に、分かりやすくリアルタイム表示するものです。

最大の特長は、その日の利用予定がある児童を、入室予定時刻順や退室（お迎え）予定時刻順に自動で並び替えて表示することです。

「17時台のお迎えは3人」
「18時に5人集中している」
「17時半の利用はこの2人」

といった状況が、まるで電車の発車案内板のように一目瞭然になります。これにより、スタッフは「この時間帯は対応を手厚くしよう」といった事前準備が可能になり、業務の平準化にも役立ちます。

「入退室ボード」は、QRコード打刻や画面タッチなどで打刻する入退室管理システムと連動しています。

入前：まだ来ていない子
入済：学童にいる子
入遅：入室予定時刻を経過しても入室していない子
退済：すでに帰った子
退近：（お迎え）時刻が近い子 (例: 15分前など)
退遅：退室予定時刻を経過しても退室していない子

※音声アナウンスで退室時刻が近づいていることをお知らせする設定ができます。

これらのステータスが色分けなどでリアルタイムに更新されます。「まだ来ていない子」の確認や、「お迎えが近い子」への声かけ（荷物の準備など）がスムーズに行えるため、児童の安全確認と丁寧な対応を両立できます。

「1年生だけ見たい」「延長利用の子だけ確認したい」といったニーズにも対応。学年やクラス（登録グループ）などで表示を絞り込めます。

また、「おやつの有無」といったオプション情報も表示・非表示が切り替えられるため、おやつ準備の確認など、お迎え以外の業務効率化にも活用できます。

この「入退室ボード」は、具体的にどのように役立つのでしょうか。放課後学童クラブの現場を想定した活用シーンを見てみましょう。

スタッフが一番気を使う、お迎えが集中する時間帯。

Before（従来のアナログ管理）
ホワイトボードやバインダーを見ながら「次は誰だっけ…？」と確認。急な時間変更が反映されておらず、保護者をお待たせしてしまうことも。

After (入退室ボード導入後)
事務所のPCやタブレットにダッシュボードを常時表示。
1,「退室時刻が近い」音声アナウンスで退室時刻が近づいていることをお知らせ設定可。
2,児童に「もうすぐお母さん来るから、荷物の準備しようね」と余裕を持って声かけできる。
3,保護者が来たら、ダッシュボードで名前を確認し、スムーズに引き渡し完了。

スタッフが交代する時間帯や、複数の部屋で児童を見ている場合。

Before
「〇〇くん今日17時半まで延長になったって、連絡あったよ」と引き継ぎ。聞き漏らしや伝え忘れのリスクが…。

After
保護者が「Hokally（ホーカリー）」の保護者向け連絡アプリから延長申請や時間変更を行うと、入退室ボードに即座に反映されます。 スタッフは全員が最新の正しい情報が共有されたダッシュボードを見るだけでよいため、引き継ぎミスや確認の手間が激減します。

「学校が終わる時間なのに、あの子がまだ来ていない…」といったヒヤリハット。

Before
出欠簿と時計を見比べながら、「まだ来てない子」を手動でチェック。確認に時間がかかっていました。

After
入室予定時刻を過ぎても「入室済み」になっていない児童が一目で把握できます。 これにより、スタッフはすぐに「まだ来ていない児童」を認識し、学校や保護者への確認といった次のアクションに迅速に移れます。

今回ご紹介した「入退室ボード」機能は、「Hokally（ホーカリー）」の便利な機能の一部です。

学童保育の現場では、お迎え対応以外にも、保護者へのお知らせ配信、欠席連絡の受付、延長保育料などの請求計算、指導員のシフト管理など、多岐にわたる事務作業が存在します。

これらの業務をICT（情報通信技術）で効率化するのがICTシステムです。
「Hokally（ホーカリー）」を導入することで、

・保護者からの連絡（欠席、遅刻、お迎え時間の変更）をアプリで一元管理
・児童の入退室時刻をQRコードや画面タッチで打刻・記録
・利用時間に基づいた保育料や延長料金の自動計算
・お便りや緊急連絡のペーパーレス一斉配信
その他の機能についてはこちら

といったことが可能になり、スタッフの皆様が児童と向き合う「本来の業務」により多くの時間を割けるようになります。

今回の新機能「入退室ボード」は、すでに入退室管理や連絡網機能をご利用いただいている施設様はもちろん、これからICT化を検討される施設様にとっても、日々の運営をさらにスムーズにする強力なツールとなります。

システムについてのご相談はこちら

児童の利用予定時刻を時系列で「見える化」する新機能「入退室ボード」は、学童保育施設のお迎え対応と入退室管理を劇的に改善します。

・お迎え予定がひと目でわかり、混雑予測ができる
・入退室状況がリアルタイムで更新され、確認が容易になる
・「お迎えが近い」を音声通知で即座に把握

これにより、お迎え時の混雑緩和、引き渡しミスの防止、そしてスタッフ間の確実な情報共有が実現します。「毎日のお迎え対応に追われている」 「児童の利用状況をもっとスマートに管理したい」 「スタッフの事務負担を減らして、子どもと向き合う時間を増やしたい」
このようにお考えの学童保育施設・放課後学童クラブの皆様。

学童支援システム「Hokally（ホーカリー）」は、スタッフの業務負担を軽減し、より安全で質の高い学童保育の実現をサポートします。