【残業削減】ICTシステムのアンケート活用で作業を90%カット！システム活用事例の紹介

これまで当たり前に行われてきた「紙」による運用には、目に見えない多くの工程（コスト）が隠れています。

・作成/印刷：文面を考え、人数分を印刷・裁断する。
・　配布　 ：連絡帳に挟んだり、手渡ししたりする手間。
・回収/督促：未提出者をチェックし、再配布や声掛けを行う。
・入力/集計：回収した紙を一枚ずつ見ながら、エクセルへ手入力。
・分析/報告：グラフ化して会議資料を作成。

これらの工程には、小規模な施設でも数時間の工数がかかっているケースが少なくありません。

ICTシステム（学童保育管理システム）を導入すると、上記の工程が以下のように激変します。

保護者がスマホアプリや専用フォームから回答したデータは、リアルタイムで自動集計されます。職員が紙を見てパソコンに打ち直す必要は一切ありません。

「誰が提出していないか」が一目でわかります。未提出者にだけプッシュ通知で再送できるため、一人ひとりに声をかける精神的・時間的負荷が激減します。

集計結果はCSV形式やグラフ形式でダウンロード可能です。そのまま自治体への報告資料や施設内の会議資料として活用できるため、分析にかかる時間も最小限で済みます。

遠足や夏祭りの欠席確認、お弁当注文の有無など。期限を設定しておけば、自動で締め切ることも可能です。

匿名性を担保したアンケートも実施可能。保護者の本音を拾い上げ、施設改善のスピードを上げることができます。

新年度の更新時期など、重要情報の収集もデジタル化すれば、ファイリングの手間がなくなり、情報の検索性も向上します。

夏祭りや運動会などで配るオリジナルTシャツや帽子のサイズ集計です。「Sサイズが○人、Mサイズが○人」という細かい集計ミスがなくなります。そのまま発注業者へデータを送るだけで完了です。

保護者向けだけでなく、一緒に働くスタッフ（指導員）向けのアンケートとしても有効です。バラバラなメモや口頭での休み希望をまとめる手間を削減。管理職の「シフト作成」という事務作業の負担を軽減します。

「現場の感覚に合ったシステムを選びたい」という方におすすめなのが、学童保育向けICTシステム「Hokally（ホーカリー）」です。

Hokallyは、現場の先生方の声をもとに開発された、直感的に使えるシステムです。

・アンケート機能：設問作成から集計まで、PCが苦手な方でもスムーズに操作可能。
・入退室管理：打刻と同時に保護者へ通知。安全性が高まります。
・保護者連絡：アプリを通じて一斉連絡や個別チャットが可能。
・料金計算/請求：複雑な延長料金の計算も自動化。　など

事務作業をHokallyに任せることで、職員の皆様は「子どもたちと向き合う時間」を最大化することができます。

Hokally（ホーカリー）その他の機能はこちらから

ICTシステム活用は、単なる「手抜き」ではありません。
「付加価値を産まない単純作業」を機械に任せ、専門知識が必要な「育成支援」に注力するための前向きな改革です。作業時間をカットできれば、職員のゆとりが生まれ、結果として保育の質向上に繋がります。まずは、日々行っているアンケート業務の見直しから始めてみませんか？