「職員がICTシステムを使いこなせるか不安…」導入事例と現場支援で見えてきた、定着する施設の3つの進め方
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「職員がICTシステムを使いこなせるだろうか…」そんな不安から、ICTシステム導入をためらう施設は少なくありません。本記事では、実際に70代の支援員も活用している導入事例や、現場を支援してきた担当者の知見をもとに、ICTシステムが定着した施設に共通する3つの進め方をご紹介します。
目次
「職員が高齢だからICTシステムは難しい」は本当？
「年配の職員も多いので、本当に使えるのかな…」
「便利になると言われても、最初は仕事が増えるんじゃない？」
ICTシステム導入を検討する施設長から、このような声をよく伺います。
こうした不安の根底にあるのは、「うちの職員でも無理なく使いこなせるだろうか」という思いです。では、実際にICTシステムを導入し、現場にしっかり定着させている施設では、どのようにこの不安を乗り越えたのでしょうか。私たちが導入支援を通じて見えてきた、現場に定着した施設に共通する3つの進め方をご紹介します。
実際は70代の職員も使えるようになった施設がある
「職員が高齢だから、ICTシステムの導入は難しいのでは…」そんな不安を抱えていたのが、社会福祉法人 榛東村社会福祉協議会様です。
学童には70代のベテラン職員をはじめ、長年現場を支えてきた職員が多く在籍していました。そのため、「新しいICTシステムを本当に使いこなせるだろうか」「操作を間違えてしまったら迷惑をかけるのではないか」といった不安の声があり、ICTシステム導入への心理的なハードルが高い状況でした。これは決して珍しいケースではありません。私たちも、パソコンが苦手な職員が多く、導入に踏み切れないといったご相談を数多くいただきます。しかし、この施設では現在、70代の職員も含めて日々の業務の中で無理なくICTシステムを活用しています。
この施設だけが特別だったわけではありません。私たちが多くの施設を支援する中でも、ICTシステムが定着している施設には共通する”導入の進め方”があります。
定着した理由は、”導入の進め方"にあった
今回は、実際に劇的な定着を見せた社会福祉法人 榛東村社会福祉協議会様の事例と、導入から定着までを裏で支える営業担当への取材をもとに、ICTシステムが定着する施設が実践している「3つの工夫」をご紹介します。
「ICT導入の壁は年齢ではなく、『慣れる時間』を用意できるかでした。」
「操作が得意な職員がいたから」「特別にITに詳しい人がいたから」――そんな理由でICTシステムが定着したわけではありません。実際に現場で大切にされていたのは、職員が安心して慣れられる時間をつくることでした。
導入前には約1か月間の練習期間を設け、職員の皆さんが毎日少しずつタブレットに触れる環境を用意。さらに、最初からすべての機能を使うのではなく、「登所したらこのボタンを押す」といった基本操作だけに絞ってスタートしました。「まずは触ってみる」「一つできたら次へ」と段階的に進めたことで、ICTシステムへの苦手意識は少しずつ薄れ、日々の業務の中で自然と使えるようになっていったそうです。実際に担当者の方も、「練習期間がなければ、現場は混乱していたかもしれない」と振り返っています。▶全文を読む
ICTシステム導入は、「年齢」で決まるものではありません。誰もが安心して試せる環境と、慣れる時間を用意できるかどうかが、定着を左右する大きなポイントだったのです。
※同事例は、こども家庭庁：“放課後児童クラブＤＸ”の実践例 にも掲載
ICTシステムが定着した施設に共通する「3つの進め方」
① 全機能ではなく「毎日使うものだけ」始める
最初からすべての機能を使いこなす必要はありません。まずは出欠確認や保護者連絡、入退室管理など、毎日使う機能だけに絞ってスタートします。「まずはこれだけできれば大丈夫」という状態をつくることで、職員の心理的な負担が減り、「思ったより簡単だった」という成功体験につながります。毎日の運用に慣れてきたら、アンケートや利用申請などの機能を少しずつ追加していくことで、無理なく活用の幅を広げることができます。
営業担当
＜私たちが大切にしていること＞
施設ごとの運営方法を伺いながら、「まず何から始めると定着しやすいか」をご提案しています。現場の負担が増えると判断した場合は、あえて導入を急がず、無理なく続けられる進め方を一緒に考えます。
② 毎日5分。"慣れる時間"をつくる
ICTシステムは、一度説明を聞いただけでは定着しません。テスト期間を設け、毎日少しずつ触れることで、「出勤したらシステムを開く」「登所したらこのボタンを押す」といった日々の習慣が自然と身についていきます。また、現場任せにせず、施設長や主任など管理者も一緒に運用を確認することで、職員も安心して取り組める環境が生まれます。
営業担当
＜私たちが大切にしていること＞
操作説明だけで終わらせず、「いつ・誰が・どの画面を使うか」といった日々の運用まで一緒に整理します。現場任せにせず、管理者の方にも運用のポイントをお伝えしながら、施設全体で定着できる体制づくりをサポートしています。
③ 困ったときにすぐ相談できる環境をつくる
ICTシステムが定着している施設に共通しているのは、分からないことを一人で抱え込まないことです。実は、導入後3か月以内のお問い合わせを調べると、約57％が「簡単な確認・調べ方」に関する内容でした。
例えば、「どこを押すんでしたっけ？」「これで正しく送れていますか？」「保護者にはどう見えていますか？」といった、数分で解決するような質問が多くを占めています。つまり、ICTシステムが定着している施設は、最初から完璧に使いこなしているのではなく、困ったときにすぐ相談しながら、一つひとつ不安を解消しているのです。
※VISH株式会社 『Hokally 問い合わせ対応記録（2020年1月〜2026年4月）』．未公表の社内データ
営業担当
＜私たちが大切にしていること＞
私たちは、「マニュアルを渡して終わり」ではなく、導入後も安心して使い続けられるサポートを大切にしています。電話でもメールでも、職員の皆さまが相談しやすい方法で対応し、画面を見ながらその場で一緒に確認します。そのため、「ITが苦手でも安心だった」「電話ですぐ解決できて助かった」という声も多くいただいています。
「できる人」がいることより、「続けられる環境」が大切
定着した施設に共通していた進め方
パソコンが苦手な職員が多く、導入に踏み切れない――
私たちがこれまで支援してきた施設を見る限り、ICTシステムの定着を左右するのは、得意・不得意ではありません。大切なのは、最初から完璧を目指さないこと。毎日使う機能から始め、困ったときはすぐ相談しながら、少しずつ慣れていける環境をつくることです。
そしてICTシステム導入の目的は、システムを使いこなすことではありません。事務作業の負担を減らし、その分、子どもたちと向き合う時間を増やすことです。今回ご紹介した施設も、最初からICTシステムが得意だったわけではありません。一歩ずつ現場に合った形で取り入れ、自分たちのペースで定着させていきました。「うちでもできるかもしれない。」このコラムが、その一歩を踏み出すきっかけになれば幸いです。
児童の安全、保護者の安心、
職員のゆとりをこれひとつで
