グループ施設管理で全学童の状況をリアルタイムに把握。請求業務は丸々1日から1時間に大幅短縮されました｡

生活や遊びの場を中心に運営

NPO法人でんでんむしについて教えてください。

NPO法人でんでんむしは、父母会運営だった流山市学童クラブが指定管理者制度へ移行されるのを機に、子どもたちの健やかな成長を願い、保護者の皆さんの子育てを応援する目的で2013年に設立されました｡設立直後から流山市の指定管理者として、3つの学童クラブの運営を始めました｡その後徐々に施設数が増え、現在では八木北小学校区で3つ、小山小学校区で5つ、長崎小学校区で1つの計9つの学童クラブを運営しています｡令和7年度末が近い現在では、800名強の児童が利用しており、令和8年度は1040名を予定しています｡

学童クラブは生活と遊びの場を提供する福祉事業です。学習の時間も設けていますが、学習支援を主目的とするものではありません｡『生きる力を育みたい』という精神で運営していますので、みんなで楽しく遊びながら、集団生活を通して自立心や協調性が身に付くことを願っています。

保護者もシステム導入を望んでいた

NPO法人でんでんむしでは2025年6月から、VISH株式会社の「Hokally（ホーカリー）」の運用を開始しました。導入前に行っていた業務の流れや運用方法、課題と感じていたことを教えてください｡

以前、使用していたのはICカードで打刻できるタイムカードシステムのみです｡職員の勤怠管理にはもちろん使用していましたが、延長保育料金の計算に応用していました｡8時から18時は基本の保育料金が適用される時間帯です｡朝7時から8時、18時から19時は決まった延長保育料です｡そして19時から21時までは自主事業になり、当法人が独自で定めた延長保育料金を請求します｡それらの延長保育料金の計算をできるだけ簡単にするために、保護者が送迎に来た時刻をICカードで打刻してもらい、そのデータから延長保育料金の計算を行っていました｡

ただ、専用のシステムではありませんので、すべてを自動で計算はできませんし、お弁当代などの手入力も必要でした｡また、当法人の延長保育料金は申し込んだ日によって異なるなど仕組みが複雑なため、手入力でミスが起こることがありました｡

請求書作成も、ICカード打刻のデータをもとに計算した保育料金をExcelに落とし込み、丸1日をかけて何百人分もの請求書を印刷し、保護者に配りました｡
加えて保育料の口座振替も一人ひとりの料金を手入力での依頼でしたので、本当に大変でした｡

年2回、保護者に満足度調査を行っていますが、その中にも、何かシステムを入れたらどうか、利用申請をアプリでできないか、児童が入室したら保護者に通知が届くシステムはないのか、といった声をいただいていました｡

理事長　小沼みはる様

システム上でフォトコンテストが実施できるかが決め手

今回、VISH株式会社の「Hokally（ホーカリー）」を導入されたきっかけを教えてください｡

指定管理者は5年区切りで、令和7年度から4期目に入りました｡その指定管理の仕様書に、保護者との連絡手段および児童の入退室管理の電子化、という項目が４期目から追加され、何らかの管理ツールを導入するようにとされました。

自分たちとしても、このまま手作業でやっていくのは児童数を考えて無理だと感じていましたので、流山市の仕様書を受けて、この機会にシステムを導入しようと決断しました｡

どのようにして導入するシステムを探しましたか｡

インターネット検索で探して、3社にお話を聞きました｡資料請求はもっと多くの会社にしています｡実は資料請求の段階で、延長料金の設定方法や自主事業料金の運用など、具体的な運用内容についてもお伝えしていました。それに応えて連絡をくださり、話を聞いたのがVISH株式会社を含む3社です｡

比較検討されたのはどのような要件でしたか。

当法人が設定している特別な料金制度を、きちんと自動で運用できるのかがポイントでした｡そして入退室管理や請求業務のシステム化は当然のこととして、もう一つ大きなポイントが、システム上でハロウィンのフォトコンテストが実施できるかどうかです｡

ユニークな要件ですが、具体的にはどのような内容ですか｡

毎年、ハロウィンに合わせて全学童クラブ合同企画でのフォトコンテストを実施しています｡

以前は公共施設の体育館を借りて集合イベントとしてハロウィンのおまつりを大々的に行っており、それに付随したフォトコンテストでした。会場に応募写真を貼り出して公開し、その場で投票してもらい後日結果発表を行うというものです。その後、コロナウイルスの流行により集合イベントは自粛となりましたが、フォトコンテストは毎年楽しみにしている親子も多かったため、メール配信を駆使して続けることにしました。

しかし、応募写真の公開紙面を作成しメール添付で配信するには軽量化すると画質が悪くなりますし、自分たちの力量では投票システムを電子化することもできません。結局は各学童クラブに応募写真を掲示して投票箱を設置し、配付した用紙に記入して投票箱に入れてもらうスタイルになってしまいました。紙ベースですから、期間中に学童クラブへ来なかった人は、投票に参加できませんでした。

そのフォトコンテストをネット上で完結できればいいな、と以前から考えていました｡今回のシステム導入にあわせて運用方法を見直し、写真を何十枚も掲載したうえで、それに対しての投票ができるのかを確認しました｡

実際に話を聞いた各社の対応はいかがでしたか｡

システムの中でフォトコンテストが実施できる、という返答はVISH株式会社だけでした｡
他社は具体的な話にならなかったり、システムではできないので持ち帰って他の方法を探します、という返答でした｡当法人としては、入退室管理や請求業務のシステム化は必須の前提要件と考えていましたので、フォトコンテストができるかどうかを一つの判断基準としました｡

結果としてフォトコンテストに対応できるVISH株式会社の「Hokally（ホーカリー）」の導入を決めました｡実際に契約を結んだのは2025年1月です｡VISH株式会社は複数の支援単位でも、一体で運営をしている児童クラブは1アカウントの扱いにしてくれましたので、契約したアカウントは6つとグループ施設管理アカウント1つです｡

理事長　小沼みはる様

VISH株式会社のサポートを受けながら導入準備

「Hokally（ホーカリー）」の導入はスムーズに進みましたか。

本当は年度初めの4月から利用開始を予定していましたが、年度が始まる準備もありますし、新しく利用を始める児童も大勢いる中、システムが加わると職員の負担が大きすぎると考え、「Hokally（ホーカリー）」の運用開始は2025年6月からとしました｡
実際、契約後に導入準備を始めてみたら、これはすぐにはできないな、と感じました｡VISH株式会社からも「慌てない方が良いですよ」とアドバイスをもらいました｡

学童クラブの児童情報の登録や、先にお話しした延長保育の特別な料金体系をシステムに反映するなど、比較的複雑な設定を行いました。しかし、困ったときにはVISH株式会社のサポートがあり、「こうすればできますよ」といったアドバイスを受け、実際に試してみると確かに実現できる、という経験を何度も重ねました。
また、その場では対応できても設定内容の理解が不十分な場合には、自分で改めて設定を行い、正しく動作するかを確認するようにしていました。

職員は余計な機能に触れなくていい

「Hokally（ホーカリー）」の導入前に職員の皆さんに研修は行いましたか｡

スクリーンショットをたくさん撮ってマニュアルを作成して、使い方を説明しました｡例えば今日の人数の把握、延長保育を申し込んでいる児童の確認、一人帰りの児童の確認などを、どう操作すれば確認できるのかを説明しました｡
実際に現場を担う職員には、システムを使いこなすことよりも、日々の保育に必要な情報をきちんと把握してもらうことを優先し、余計な機能については触れなくてもいいようにしました｡

現在使用している機能は、メッセージ、掲示板、アンケート、利用申請機能(延長保育・土曜保育予約・３年生以上の一人帰り申請)、入退室管理(QRコード打刻)、保育料計算・口座振替オプション、職員出退勤、グループ施設管理です｡
この中で、現場職員が担うのは利用申請内容の確認と、保護者や子どもがQR打刻を忘れないよう声掛けする程度です。

余計な機能に触れない、は運用上の工夫ですね｡他にも工夫されたことはありますか｡

入退室の打刻については、児童に行ってもらうことにしました｡職員がやっても児童がやっても変わらないかもしれませんが、「Hokally（ホーカリー）」では児童の入退室が連絡アプリを通じて保護者へ通知されます｡保護者に届く重要な情報であるため、児童自身に打刻してもらう運用にしています。

もちろん導入当初はQRコードを忘れたり、来たのに打刻を忘れるといったことはありましたが、それほど大きな混乱はありませんでした｡
現在では、利用人数の多い学童クラブにおいても、USBハブを活用してQRコードリーダーを複数台接続することで、スムーズに打刻ができています。

また、登所している児童の人数もリアルタイムで把握できるようになり、状況確認がスムーズになったことで、業務負担の軽減につながっています。

請求業務が、丸々1日から約1時間に短縮

「Hokally（ホーカリー）」の導入効果を教えてください。

1. 保育料の計算と請求業務が、丸々1日から約1時間に

以前は丸々1日かかっていた保育料の計算と請求業務が、「Hokally（ホーカリー）」の導入で約1時間に短縮されました｡
現在、チェックが必要なのは打刻が成立している（入退室ともに打刻がある）かの確認と、自主事業分の延長保育キャンセル料の確認程度です｡
保育料計算・口座振替のオプションに加入しているため、保育料の計算から口座振替までを一連の流れでスムーズに行えるようになりました。
以前は口座振替の登録を一人ずつ手入力で行っており、責任も重く、負担の大きい業務だったと感じています。

2. システムでフォトコンテストが開催できた

システムの選定要件にしていたフォトコンテストですが、無事に「Hokally（ホーカリー）」を使って開催できました｡
前回までは、集まった写真を紙面にレイアウトし各学童クラブで掲示していましたが、今回はれんらくアプリ上で写真を閲覧してもらい、アンケート機能を使って投票してもらいました。
その結果、集計も非常に簡単になり、システム上で無事に開催できて良かったと感じています。

3. グループ施設管理機能ですべての学童クラブの状況を本部で把握

グループ施設管理機能により、すべての学童クラブの状況を本部でリアルタイムに把握できるようになりました。
また、全保護者・全職員への一括メッセージ送信も可能です。

導入前は、各学童クラブの状況を報告があるまで把握することができませんでしたが、現在はリアルタイムで状況を確認できるようになりました。
さらに保護者への連絡はメールアドレスを登録してもらい、そのアドレスをいくつものグループに分けて送信していました｡

800名以上となると、一括送信をするとスパムメールと間違われて送信できませんでした｡
そこでいくつものグループに分けて送信を繰り返していましたが、メールアドレスを変更する保護者も多く悩ましい日々でした。
複数の学童クラブを運営されている事業者には、グループ施設管理機能は特におすすめです｡

4. 出欠管理が「Hokally（ホーカリー）」上で完結できる

以前は出欠管理用の名簿と、保護者に利用日をご記入いただく名簿を2種類用意しておいて、その予定を一つ一つ転記していました｡
それが「Hokally（ホーカリー）」上で完結できるようになり、現場はより保育に集中できるようになりました｡
保護者もれんらくアプリで利用日の申請を行いますので、以前のように電話連絡を受けて、その内容を転記することはなくなりました｡

以前利用していた出欠管理用名簿

5. 現場職員の保育時間外の業務が大幅に削減された

先に説明した名簿の作成は、保育時間外に行わざるを得ませんでした｡
学年別・単位別に作成する必要があり、枚数も多く、非常に手間のかかる業務でした。
そうした作業が「Hokally（ホーカリー）」で自動で集計されたものが出力できるようになり、保育時間外に行っていた作業は大幅に減りました｡

残っているアナログ業務もゆくゆくはデジタル化を

「Hokally（ホーカリー）」の今後の活用予定がありましたら教えてください。

例えば保育日誌は保育の合間などに少しずつ書いていますので、いまだに手書きです｡
活動記録などもデータで残しておいた方が、引き継ぎなどで便利なことは分かっていますので、少しずつデジタル化、「Hokally（ホーカリー）」への登録を進めていきたいと考えています｡

「Hokally（ホーカリー）」並びにVISH株式会社へのリクエスト、期待などがありましたらお聞かせください。

当法人では職員の勤怠管理機能を活用していますが、少し困っているのは、職員が他の拠点に行った際に出退勤の打刻をしにくい点です｡
職員は勤務先の拠点と紐付いていますので、他の拠点での会議に出席した際、その拠点のアカウントでログインしている状態では出退勤の打刻ができません。
一度ログアウトし、勤務先の拠点のアカウントでログインすれば打刻できますが、複数拠点から職員が集まる会議の場では、なかなか難しいのが正直なところです｡これがなんとか解消できるとうれしいですね｡
（※2026年5月に無償バージョンアップ済み）

また、いつも新しい運用をシステムに登録する際など、VISH株式会社のサポートには大変助けられており、日々安心して運用することができています。今後ともサポート、そして新しい使い方のご提案などに期待しています｡

NPO法人でんでんむし様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。

小沼みはる様（中右）と岡田桐子様(左)、杉本いづみ様(中)、桔梗綾菜様(中左)、弊社・齊藤（右）