3つの支援を1アカウントで管理。公設民営でも継続しやすい料金体系と、安心のサポートで、バラバラだった保護者連絡を一本化

大分県由布市に位置するゆふいん児童クラブは、1施設に3つの支援単位を持ち、約120名の児童が通う大規模な学童保育施設です。公設民営で運営しており、平日と土曜日に開所、日曜・祝日はお休みとしています。

長年にわたり地域の子どもたちの放課後を支えてきた施設で、保護者が安心して就労できるよう、子どもたちが安全に過ごせる生活の場を提供しています。

当施設では1999年頃から、連絡帳とメール配信での連絡を続けてきました。ただ、連絡帳は保護者の方が育児日記のように丁寧に書き込んでくださることも多く、子どもが持ってきた連絡帳をその日のうちに確認しようとすると、保育の開始が遅れてしまうこともありました。

その後、メールやLINEも使うようになりましたが、グループLINEには抵抗のある保護者も多く、出欠連絡も一件ずつ受け取って確認する必要があり、手間がかかっていました。

全体として、紙と手作業、そして複数の連絡手段が併存している状態に、非効率さを感じていたんです。

はい。当時、保育園向けの出欠管理システムが普及してきていたので、出欠連絡を目的に別の保育系のICTシステムを導入しました。ただ、保育園向けに最適化されたシステムだったため、学童保育の現場では使い勝手がいまひとつで…。1年半ほど使う中で「なんだか不便だな」と感じるようになり、学童保育専門に作られたシステムはないかと探し始めました。

そんなとき、HokallyからのDMをいただいたんです。最初は導入に踏み切れるか悩みましたが、思い切って資料請求をしました。

最初に「これだ」と感じたのは、「1施設1契約で利用できる」という点でした。

当施設は3つの支援単位で運営しています。多くのシステムでは支援単位ごとに月額料金がかかってしまうため、公設民営の施設にとっては、決して負担の小さい金額ではありません。その点、Hokallyは支援単位ごとではなく施設単位での契約で、1つの敷地内であれば3支援すべてを1アカウントで管理できるので、費用対効果がとても高いと感じました。

実際に他社と細かく比較するまでもなく、この点が導入を決める大きな理由になりましたね。支援単位をたくさん抱えている施設こそ、コストを抑えて導入できるのでおすすめしたいです。

問い合わせ段階からの対応がとても良く、説明も分かりやすかったことです。

一番安心できたのは、担当の方がこちらの要望に対してすぐに対応してくださり、「サポートしますよ」と言っていただけたことですね。
詳しくシステムの説明を聞く中で、施設でやりたいことに合わせた設定ができるとわかりました。以前のシステムは細かな設定ができなかったので、柔軟性の高さは魅力でしたね。

さらに、Hokallyは「もっとこうなったらいいな」と要望を聞いてくださるんです。
現場の要望に応じてどんどん使いやすいシステムに改善されていく、まるで「アプリを育てていく」ような感覚があることも、長く使っていくうえで大きな魅力でした。

正直、ありました。SNSやアンケートツール、保育系のICTシステムを併用していたので、職員からも「また変えるの？」という消極的な声があったんです。
ただ、使い勝手の悪さは職員みんなが感じていたので、「これで使いやすくなるなら良いんじゃない?」と私の方で背中を押す形で進めました。

保護者の皆さまには説明会でプリントを配布して直接ご説明し、職員向けの説明会にはHokallyの担当者の方も参加してくださいました。

職員もマニュアルを隅々まで読むタイプばかりではないので、分からないことがあれば担当の方に問い合わせて教えていただける環境はありがたいですね。おかげで、職員も少しずつ慣れて、掲示板やメッセージ機能も使いこなせるようになってきました。

Hokallyのサポートセンターにはとても助けられています。「こういうことができたらいいな」という相談に対して、「システムを使ってこうすればできますよ」と具体的に案内してくださったり、要望をきちんと聞いて、現場の声に合わせてアップデートしてくださるんです。

これまでSNSやアンケートツール、保育系のICTシステムと用途ごとに分かれていた保護者連絡が、Hokally一つにまとまりました。

保護者の方からも、「おたよりが見やすい」「届いたのが分かりやすい」と好評です。
デジタルが苦手な方も一定数いらっしゃるので予備の連絡手段としてLINEも残していますが、メインの連絡はHokallyに集約できたことで、運用がかなりすっきりしました。

学童保育では、基本的に曜日ごとに利用スケジュールが決まっているご家庭がほとんどです。Hokallyではクラス名簿から曜日ごとの利用予定をまとめて入力できるので、とても便利になりました。

以前使っていたシステムでは1日ずつ入力する必要があり、保護者の方の負担にもなっていました。一括で予定を登録できるようになったことで、保護者・職員双方の手間が減っています。

延長保育の料金管理も、以前は紙の実績表にマーカーを引き、「何分で◯◯円」と書いた紙をもとに1分単位で手計算していました。アナログな管理で手間もかかっていましたが、Hokallyの活用により、こうした料金計算の業務も効率化が進んでいます。

大分県では、学童保育のICT導入率について80%という目標が掲げられています。一方で、**令和7年時点の導入率は48%にとどまっているのが現状です。 ※数値は公開資料に基づく参考値（要確認）

ただ、ICTツールを導入した施設のうち96%が業務の効率化を実感しているというデータもあります。当施設としても、Hokallyを導入したことで、学童保育に必要な機能がひと通りそろっていて、要望にも応えてアップデートしてくださる「自分たち仕様にできる」使い心地”を実感しています。

▶詳しくはこちら「学童保育施設のICT化、その壁はどこにあるのか。ゆふいん児童クラブが語る導入のリアル」

支援単位を多く抱える施設でもコストを抑えて導入できますし、何よりサポート対応が手厚いので、これからICT化を検討される施設にもぜひおすすめしたいですね。