「導入したら、もうアナログには戻れない！」保育料の自動計算で毎月の経理業務を大幅に効率化

岐阜県中津川市にある幼保連携型認定こども園 南さくら幼稚園は、思いやりの心を育む、自然いっぱいの環境に恵まれたこども園です。

園舎は未満児コースと以上児コースに分かれており、一人ひとりの年齢や発達段階に合わせたきめ細やかな保育・幼児教育を実践しています。

同園が大切にしているのは、「お母さんに安心していただける保育」です。その実現のため、「知（知的活動）」「情（情緒的活動）」「体（体育的活動）」の3つを保育の大きな柱として掲げています。子どもたちが心身ともにたくましく、健康に育つことを願いながら、職員一丸となって日々の保育に取り組まれています。

また、一時預かり保育や延長保育など、各家庭で多様化するライフスタイルやニーズに応える支援体制もしっかりと整えられており、子どもたちの健やかな育ちを温かく援助する、地域に根ざしたこども園です。

馬場園長： 一番の悩みは、こどもの様子の共有がどうしても遅れてしまうことでした。

当園では、未満児さんの連絡帳はファイル形式のものを利用していました。

そのため、様子が気になる子がいたとしても、昨夜どう過ごしたのか、体調はどうなったかを知ろうと思うと、各クラスまでファイルを見に行く必要があります。

普段、職員室にいる私たちが園全体の情報をリアルタイムで共有することが非常に難しかったんです。

馬場園長：朝の時間の電話対応も大きな負担でした。

8時半までに欠席連絡をいただくルールにはしていましたが、朝はバスの運行準備や預かり保育の受け入れで、職員の手が最も足りない時間帯です。

特に感染症の時期は電話が増えますし、「○○組の○○です、熱が○○度で…」という内容を一件ずつ聞き取り、メモに残し、担任に伝える作業に、多くの時間を取られていました。

事務 今井様：預かり保育の料金計算や集計もすべて手動でした。

誰が何時まで残ったか、おやつは食べたか、それらをExcelや手計算で締めて請求書を作ります。
認定区分によって料金が異なるのでその判別も必要となり、かなり煩雑でした。

また、クラスの先生が集金した小銭を数えて、銀行へ行くのも手間です。
硬貨の取扱手数料がかかる銀行も増えたので「この枚数なら規定の料金以内だ」と分けて入金することもありました。

馬場園長：きっかけは、行政の幼児教育課からシステム導入の勧めがあったことです。

2024年、中津川市の公立園全体で保育ICTの導入が決まったことから、そろそろ当園でもシステム導入を検討すべき時期なのかなと考え始めました。

バスキャッチの決め手は、「近隣の私立幼稚園さんでも使っている」という安心感でしたね。マップで見る！バスキャッチ導入実績はこちら

検討段階では他の有名なシステムも候補に上がったのですが、私たちにとっては機能が豊富すぎるのが難点で。
使わない機能まで含まれているのに、その分コストも高額になってしまう点がネックでした。

馬場園長：バスキャッチさんは、もともと幼稚園向けのシステムからスタートしていることもあり、保護者連絡や預かり保育の料金計算など、細かなことにも柔軟に対応できそうだと感じました。

あとは、引き落とし明細が保護者アプリで確認できる点はありがたかったです。
おむつのサブスクリプションサービスを新しく導入した時期だったので、その月の預かり保育の料金や備品購入費、サブスク利用料金など詳しい内容がアプリで確認できるのは便利になると感じました。

何社かを比較して、最終的には、バスキャッチともう一つ別会社のシフト管理システムを組み合わせて導入することに決めました。

バスキャッチは「保護者連絡」や「預かり保育の計算」「メール配信機能」など必要な機能がしっかりと備わっている点、そして何より、現場の運用に合わせて細かく設定できる点が、最終的な決め手になりましたね。

馬場園長：正直に言えば、最初はかなりありました。
特にベテランの先生たちの中には、デジタル化に対して苦手意識を持つ方もいましたから。

しかし、そこは園長である私が「ここは踏み切るしかない」と説得して推進していきました。

先生自身の操作ではなく、保護者の方の利用を不安視する声もありました。
今の保護者さんたちはスマホ世代だから大丈夫だと信じて、「最初は私が毎朝玄関に立って教えるから」と周囲の先生たちを諭しながら進めていったんです。

事務 今井様：実際、最初は保護者の方の打刻忘れや操作ミスもありましたし、先生たちからも「今までのExcelの方が早かった」という声が上がることもありましたね。

ある程度、事務の私が操作方法を知っておいた方がいいという想いもあり、先生から質問があったら取りまとめて「問い合わせフォーム」でサポートセンターに確認しています。

いつも返信が早く、説明がわかりやすくて大変助かっていますね。

今では前のやり方に戻そうと言う職員はいないです。

逆に「これはバスキャッチでできるから、紙のやりとりは廃止しようか」という声が上がることもあり、先生方に浸透していることが嬉しいですね。

馬場園長：今は各クラスに配置しているタブレットで先生たちが連絡帳を入力しています。今年度からは写真を添付するようにしました。

文章だけでは伝わりにくい子どもたちの様子も、写真が一枚あるだけで「今日はこんな風に遊んでいたんだ」と表情や雰囲気が一目で分かります。

普段、Instagramで園の様子を発信していますが、顔出しNGの子もいるので、そういったご家庭では連絡帳で写真を見られるのは嬉しいと思いますね。

また、システム上で全クラスの連絡帳が確認できるので、園長や事務職員は、職員室にいながらこどもの様子を把握でき情報共有に大変助かっています。

馬場園長：午睡チェックも以前は紙に手書きで印をつけていましたが、今はタブレットやスマホでチェックができます。

午睡を見ながらだといちいち用紙に記入するのは手間なので、手元の画面でさっと記録ができるのはとても便利ですね。

昨年は、監査の際にシステムからデータを出力して印刷したのですが、実際には担当者から「パソコンの画面を見せるだけで大丈夫ですよ」と言われました。次回からは、事前準備もかなり楽になりそうで嬉しいです。

馬場園長：登降園打刻については、玄関に専用のタブレットを2台置いて、QRコードもしくは画面で名前を選択する形で打刻しています。

馬場園長：また、バスで登園する子は、バスコースごとに添乗の職員が一括打刻をしています。

事務 今井様：たまにお迎えがいつもと違う方だったりすると忘れてしまうケースもあるため、打刻漏れのチェックは必要ですが誰が何時に来たかがデータで残る安心感は大きいです。

監査資料を作る際にも登降園打刻のデータは役立っていて、【その日、何時に何人いたか】がシステム上でパッとわかります。

以前までは、担任の先生に声をかけて都度人数を確認していたので、事務作業がスムーズに進むようになりました。

馬場園長：掲示板ではおたよりを配信しているほか、全体に向けたお知らせなども掲載していて、文章だけでなく写真を載せられるのが便利です。

例えば「鍵の落とし物がありました」というケースでは、実物の写真を載せれば持ち主がすぐに見つかります。

先生たちからは「Canva（画像作成ツール）で作ったカラフルなおたよりを添付できるのが良い」という声も上がっています。
写真や画像を活用したおたよりが簡単に作成できるので、より楽しい発信ができているのではと思います。

事務 今井様：当施設はこども園ですので、認定区分や利用時間によってさまざまな利用パターンがあります。

バスキャッチでは、当園の運用に合わせた18種類のパターンを登録しており、各家庭の認定区分やその日の利用時間に応じて自動適用されます。

保育料金も打刻データに基づいて自動計算されるため、急な延長保育が発生した際も、打刻データに基づいてもれなく計算ができます。

手書きの頃は、預かり保育の利用者と降園時間を目視で確認し、それぞれ計算していたので、煩雑な作業がなくなったのは本当に助かっています。

事務 今井様：物品販売に関しては、今はバスキャッチのアプリで注文ができ、支払いも毎月の保育料と同じく自動引き落としがされるようになっています。

これまでは担任の先生が保護者から代金を預かり、在庫を確認して品物を渡すようにしていました。
先生たちがお金のやり取りをしたり、在庫のチェックをしたりする必要がなくなり、確実に負担軽減につながっています。

今後は在庫データと連動させて管理を楽にするなど、もっとシステムを活用していきたい部分ですね。

馬場園長：子育て支援を利用されるご家庭に向けて、バスキャッチの機能を使ってメールマガジンを配信しています。

配信内容は、おたよりの送付やイベントのお知らせなど。
不定期で利用される方もいらっしゃるので、確実に情報を届けられるメールマガジンは重宝しています。

事務 今井様：保護者アプリには、「本日の体調不良による欠席状況」が自動集計され、グラフで表示されます。

これを見れば、『今日はインフルエンザで3人休んでいるから、うちも気を付けよう』と備えができますよね。

自分も親なので、このグラフは保護者の方も助かるだろうなと思います。

馬場園長：やはり「印刷・配布業務」がなくなったことですね。

今では、バスキャッチの掲示板や連絡帳機能を使い、おたよりのデータをペタッと貼り付けて保護者の方に送信できます。

システム化して初めて、「やっぱり印刷作業って膨大な労力が必要だったんだな」と実感しました。

以前は毎月おたよりを出す度に、人数分を印刷して、クラスごとに仕分けて、先生が配って…とかなりの手間をかけていました。

今はアプリ配信一つで完了です。

先生たちも、印刷の締め切りに追われることがなくなり、余裕を持っておたよりを作成できるようになったと喜んでいるようです。

事務 今井様：経理の観点では、金銭管理の負担が大幅に減りました。

これまでは預かり保育料や用品代を現金で集めていたので、小銭の計算や入金作業が本当に大変でした。

今はアプリで請求額が自動計算され、引き落としに連動しているので、現金を扱うリスクも手間もなくなりました。

さらに大きいのが、保護者の方への【請求の透明性】です。

以前は毎月の合計請求金額だけを伝えていましたが、今はアプリで「何日に預かり保育を利用して、いくらかかったか」という明細が見えるようになりました。保護者の方にとっても、内訳が明確になることで安心感につながっていると思います。

事務室としても、「今月の支払いは何ですか？」と聞かれることが減り、本来の業務に集中できる時間が増えました。

馬場園長： 一言で言えば、「導入したら、もうアナログには戻れない！」ですね。

最初は使いこなせるか不安もありましたが、今では保護者も先生も使いこなしてくれていて、事務作業がずいぶん効率化できました。

事務 今井様：バスキャッチは本当に機能が豊富なので、私たちが知らない便利な機能がまだまだたくさんあると思っています。

これからもシステムをうまく活用して先生方の負担を少しでも減らし、より良い保育環境づくりを支援していけたら嬉しいです。