やりたかったことは、最初からスコラプラスに全部揃っていた。経営・コーチ育成・利用者満足度、3つの視点で語るシステム化のメリット

古賀様

キッズ体操教室できタノは、2021年8月に千葉みなとで開業した体操スクールです。

どんなスポーツをやるにしても「できると楽しい！」「楽しいからもっとできるようになる！」を一言で表したいと思ってつけた名前です。

私自身、小学生の頃にテレビでバク転をしている男性アイドルを見て、砂場で真似し始めたのが体操との出会いでした。もともとスポーツは苦手なタイプだったんですが、気づいたら体操に夢中になっていて。そのまま選手として競技を続け、大学卒業後は大手スポーツクラブで体操コーチとして指導に携わりました。

体操を通じて自分の世界が広がった経験を、子どもたちにも伝えたい。その思いで独立に踏み出しました。

古賀様

体操とチアリーディングを中心に、専門的な競技経験を持つコーチが指導しています。
コーチ陣は「自分がやっていたことが楽しかったから教えたい」という動機で集まってくれているばかりなので、指導への熱量があります。

個人でやっているぶん、子どもたちや保護者との距離が近いのも特徴です。大手クラブにいた頃よりも、今は一人ひとりのことがよく見えるんです。
長く続けてくれる子のことは特によく覚えていますし、そういうつながりが積み重なっていくのが嬉しいですね。

古賀様

一番しんどかったのは、振替・欠席の管理です。

開業当初は紙の名簿で管理しており、振替や欠席の連絡はLINEがメイン。事務作業も自分一人で回していました。
最初はそれなりに何とかなっていたんですが、会員が100人を超えたあたりから、一人では捌ききれず限界を感じ始めたんです。
LINEはひっきりなしに来るし、メッセージの内容は全部把握しないといけないし。レッスンが終わった後、体もヘトヘトな状態で、毎日1時間ぐらいはただ振替の処理だけをしていました。休みの日も対応しないと追いつかない状況で。

「子どもの指導にもっと向き合いたい」という思いで独立したのに、事務作業に追われる日々を過ごしていました。

古賀様

体験の申し込み対応や、月謝の管理も大変でしたね。

古賀様

LINEやメールで申し込みが来るたびに折り返して、教室の空き状況を確認して、「希望日を3つ出してください」とお願いして……そんな二度手間、三度手間が常にありました。

レッスン中はどうしても事務作業の手が止まってしまうので、確認や返信にも時間がかかり、お返事をお待たせした上でお断りや再調整をお願いすることになっていたんです。
せっかく希望を出してもらっても日程が埋まっていて、「すみませんが別の希望日を教えてください」とお願いしたり……保護者の方には申し訳なかったですね。

古賀様

月謝の現金管理はなるべく避けたいという思いから、開業時から決済サービスを導入していました。
しかし休会やコース変更など、請求の変更が発生すると【決済サービスの登録をして、紙の会員名簿にも記入して…】という二重作業になっていました。

イベント教室の申し込み管理にも別のサービスを使っていたので、申し込みのたびに手動で会員名簿に転記する必要があって。
管理ツールやシステムがバラバラだったので、申し込み数が増えるにつれて、作業が煩雑になっていましたね。

古賀様

前に働いていた会社でも振替システムを使っていたので、同じようなシステムが世の中にあるはずだと探し始めました。

その矢先、先にスコラプラスを導入していたこむっしゅ体操教室の宮崎さんから「とても便利だよ」と教えていただいたんです。

古賀様

担当者の方との打ち合わせで、「振替はできますか？休会したらどうなりますか？体験の申し込みはできますか」と確認したら全部できますと言ってくださって。
まさに【やりたかったことが、最初からスコラプラスに全部揃っていた】という感覚でしたね。

古賀様

前職でシステム導入を経験していたこともあって、設定にはかなりの時間と工数が必要だろうと思っていました。
ただ、現実的にアナログ運用が限界だったので「大変だとしても今システムを導入するしかない」と覚悟を決めてお願いしたんです。
ところが、初期設定やデータのインポートは、スコラプラスの担当者にほとんどお任せできたので、拍子抜けするほどに楽でしたね。

古賀様

振替・欠席の処理をしなくてよくなったことが、一番大きいですね。
今は会員の方がスコラプラスのアプリから振替や欠席の申請を自分でしてくれて、こちらは管理画面を確認するだけで大丈夫。
最初スコラプラスを使い始めた時は「こんなに簡単になるものか」とびっくりしましたね。

古賀様

以前は会員管理と決済は別で管理をしていて、休会やコース変更のたびに名簿と会費管理システム、双方で登録し直す二度手間がずっと続いていました。

今はスコラプラスで会員情報と請求が一元管理されているので、会員の休会やコース変更を処理すれば請求情報にも自動で反映されます。
月次の請求作業も、全体の作業は5分ぐらいで終わります。個別に割引調整が必要な会員さんの対応を合わせても、1時間あれば終わる感覚です。
以前の毎月の大変さを思い返すと、雲泥の差ですね。

古賀様

以前はイベント専用の予約サービスを使っていたのですが、会員名簿とは連動していなくて。
申し込みが入るたびに手動で名簿にも転記する作業が発生していました。

今は申し込みが完了した時点で、名簿も決済情報もスコラプラスの中で全部紐づいています。名前や決済情報は保護者の方にアプリで入力いただくので、転記ミスの心配もありません。
短期教室の申し込み者の受講状況もすぐ確認できて、何もしなくても情報がひとつにまとまるのが本当にありがたいです。

古賀様

会員マップ機能もよく使っています。
地図上に会員さんの居住地が表示されるので、チラシを配るエリアを決める時の参考になりますし、「こんなに遠くから来てくれているんだ」と実感できるのも嬉しいです。

古賀様

今では事務処理の負担が減ったことで、コーチに細々した作業を任せなくてよくなり、指導そのものに集中できる時間が増えました。
おかげで一人ひとりの力がしっかり伸びて、いろいろな仕事を任せられるようになってきたことも大きいです。
開業当初、1店舗を回すのに手いっぱいだった頃には考えられなかったですね。今は2号店の準備も進めています。

古賀様

コーチたちには、振替や欠席連絡といった事務的な業務に時間を使ってほしくないんです。
今日のレッスンはどんな流れで進めるか、生徒一人ひとりの次の課題は何か？など、指導に一番力を割いてほしくて。

今うちにいるコーチたちは、振替処理や連絡業務にかける時間がほぼゼロで、レッスンの計画や指導のブラッシュアップだけに集中できています。
当教室では、レッスンが終わった後にスタッフ全員でミーティングをしています。
昔は振替の対応に追われていたのに、今はスタッフが「今日のあの子はこうだった、来週はこうしよう」という対話に、時間をまるまる使えます。そこに大きな価値がありますね。

古賀様

以前は進級管理が二重作業だったんです。
できタノでは子どもが「進級カード」という個人の記録カードを持っていて、テストの結果をコーチに記録してもらう仕組みでした。
ところがコーチ側の名簿でも、同じ内容を手書きで別途控えておく必要があり、テストのたびに出席を確認しながら手元の紙も更新していました。
遅れてきた子がいれば、その都度デスクまで急いで書き足しに行く状態でしたね。

古賀様

今はタブレットで出席もテストの記録も取れて、スタッフ全員がスコラプラスの画面を見ながら動けます。
全員が一つのシステムで情報を共有できるのは、スタッフが増えてきた今、本当にありがたいですね。

今後は進級の記録をれんらくアプリと連動させたいと思っていて、それがスコラプラスで実現できたらテスト結果をその場で保護者にお伝えできるので、さらに便利になるなと楽しみにしています。

古賀様

振替や欠席をアプリで自分で完結できるのは、保護者の方にとっても大きな変化だと思います。
以前は全部LINEや電話で連絡してもらう必要がありましたが、今は24時間、スマホから好きなタイミングで手続きができます。
体験の申し込みも同じで、以前は日程調整のやりとりを何往復もしていましたが、今はオンラインで希望日を選んで申し込めるので、保護者の方もずっとスムーズになったと思います。

古賀様

保護者の方への一斉連絡はれんらくアプリで送れるので、以前より断然楽になりました。
特にありがたいのは、メッセージの開封確認ができること。
スコラプラスで未読を確認し、読んでいない方だけに電話でフォローすればいいので、9割以上はアプリだけで連絡が完結します。以前は全てのご家庭へ電話していたことを考えると、本当に変わりましたね。
自分でも、どんな風に配信されるか試しにアプリを入れて確認してみたのですが、「れんらくアプリってこんなに見やすいんだ」とびっくりしました。保護者の方にとっても使いやすいだろうなと実感しましたね。

古賀様

スクールを経営しているなら、指導という一番大事なことに集中するためにも、システムは導入した方がいいと思います。
スコラプラスなら、大事なことに集中できる時間が絶対に作れると、自信を持っておすすめできますね。

最初のお問い合わせのときから、やりたいことを伝えたらすぐに答えてくれて、「この人は教室のことを分かってくれる」と信頼できました。
子ども向けスクールの運営なら、どこの教室も困っていることは共通していると思うので、相談したらきっとすぐに解決できると思いますよ。
わからないことがあって問い合わせをしても、返答が早くて的確です。また、要望を出したら実際に機能が改善されてきたことも何度かあって、その対応のスピードにも驚きました。

「スコラプラスの方は現場のことを分かってくれている」と伝わってくるからこそ、これからも一緒にやっていける、そんな安心感がありますね。