その他のコラム
「手書きの事務作業が大変…」「保護者への連絡がいつもバタバタ…」
そんな現場の負担を軽減し、保育の質をもっと高めるために、システムの導入を検討されている園長先生や主任の先生も多いのではないでしょうか。
しかし、期待に胸を膨らませて導入したものの、 「機能が複雑で、結局誰も使わなくなってしまった」 「うちの園のやり方に合わず、逆に仕事が増えた」 「導入後のサポートがなく、トラブル時に困り果てた」 といった「こんなはずじゃなかった…」という後悔の声が聞かれるのも事実です。
一度導入したら、すぐに変えられないシステムだからこそ絶対に失敗したくない。 この記事では、数多くの園のICT化を見てきた視点から、システムの導入で後悔しないために絶対に押さえるべき選定ポイントを5つに絞って、具体的に解説します。
目次
なぜ？園のシステム導入で失敗が起こる3つの典型パターン
ポイント解説の前に、まずはなぜシステム導入の失敗が起こるのか、よくある失敗のパターンを見てみましょう。
多機能だけど複雑すぎて、現場で使われない
高機能なシステムに惹かれて導入したものの、操作が難しく、PCが苦手な先生がついていけないパターン。結局、一部の職員しか使わず、費用だけがかさむ結果に。
自園の課題と機能がミスマッチ
「欠席連絡は便利になったけど、指導要録の作成は結局手作業のまま…」など、本当に解決したかった課題をカバーできていないパターン。システムと手作業が混在し、かえって業務が煩雑になることも。
サポート体制が不十分で、困った時に放置される
導入時の説明は丁寧だったのに、いざ使い始めてからの質問やトラブルに迅速に対応してもらえないパターン。「電話が繋がらない」「返信が遅い」では、安心してシステムを運用できません。
これらの失敗は、いずれも導入前の「選定段階」での確認不足が原因です。では、どこに注目して選べば良いのでしょうか。
後悔しないためのICTシステム選定ポイント5選
ここからが本題です。数あるシステムの中から、自園に最適なシステムを見つけるための5つの重要ポイントを解説します。
【ポイント1】目的を明確に！「誰の・どの業務」を楽にしたいか？
最も重要なのが、「システム導入によって、誰の、どの業務負担を、どのように改善したいのか」という目的を明確にすることです。
「みんなが楽になればいいな」といった漠然とした期待だけでは、最適なシステムは選べません。まずは、現場の先生方と一緒に、現状の課題を洗い出してみましょう。
| 《課題洗い出しチェックリスト》 |
|---|
| □ 保護者への連絡やアンケート配布/集計に時間がかかっている |
| □ 園児の登降園管理や出欠確認が煩雑だ |
| □ 指導要録や保育日誌の作成に毎日残業している |
| □ 送迎バスの運行状況に関する問い合わせが多い |
| □ 職員間の情報共有がスムーズにいかない |
| □ 請求業務などの事務作業に時間がかかりすぎている |
課題が具体的になるほど、「この機能は絶対に必要」「この機能は無くてもいい」という判断軸が明確になり、システム選定の精度が格段に上がります。
【ポイント2】「誰でも使えるか？」操作性を最重要視する
どんなに優れた機能も、現場の先生方が使いこなせなければ意味がありません。特に、職員のICTスキルにばらつきがある場合は、誰でも直感的に使えるシンプルな操作性が絶対条件です。
・見ただけで使い方がイメージできるか？
・少ないクリック数で目的の作業ができるか？
・スマートフォンやタブレットでも快適に使えるか？
これらの点は、パンフレットやウェブサイトだけでは判断できません。必ず無料体験やデモンストレーションを申し込み、実際に操作性を比較検討しましょう。
【ポイント3】導入後のサポート体制は充実しているか？
システムは導入したら終わりではありません。むしろ、そこからがスタートです。操作方法の疑問、予期せぬトラブル、制度変更への対応など、運用していく中で必ず「困った！」という場面が出てきます。
そんな時、気軽に相談でき、迅速に解決してくれる手厚いサポート体制があるかは、非常に重要なポイントです。
| 《サポート体制チェックポイント》 |
|---|
| □ 対応方法: 電話、メール、問い合わせフォームなど、複数の窓口があるか？ |
| □ 対応時間: 困ったときに、すぐ話せる電話サポートはあるのか？ |
| □ 対応の質: 専門用語ばかりでなく、分かりやすく丁寧に教えてくれるか？ |
| □ 導入準備: 導入時の初期設定や、職員向けの説明会などもサポートしてくれるか？ |
システムの提供会社を「業者」ではなく、園の課題解決を一緒に目指す「パートナー」として信頼できるかどうか、という視点で判断しましょう。
【ポイント4】セキュリティ対策は信頼できるか？
ICTシステムは、園児や保護者の氏名、住所、健康情報といった極めて重要な個人情報を大量に扱います。万が一、情報が漏洩するようなことがあれば、園の信頼は失墜してしまいます。
システムの選定時には、以下の点を確認し、セキュリティ対策が万全なサービスを選びましょう。
・データ管理: 通信の暗号化（SSL/TLS）、データのバックアップ体制は整っているか？
・第三者認証: プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証などを取得しているか？
・アクセス制限: 職員ごとに閲覧・操作できる権限を細かく設定できるか？
専門的な内容で難しく感じるかもしれませんが、保護者から大切な個人情報を預かる責任として、必ず確認すべき項目です。
【ポイント5】費用対効果を「長期的」な視点で考える
導入費用はもちろん重要ですが、目先の安さだけで選んでしまうのは危険です。見るべきは、「そのシステムによって、将来的にどれだけの価値が生まれるか」という長期的な費用対効果です。
・料金体系の確認
初期費用、月額費用だけでなく、オプション機能の追加料金や、園児数に応じた変動費なども含めたトータルコストを確認しましょう。
・削減できるコストの試算
システム導入によって削減できる残業代（人件費）や、印刷代・通信費などの経費を試算してみましょう。
・目に見えない価値
業務効率化によって生まれた時間で、「子どもと向き合う時間が増える」「保育の質を向上させるための研修に時間を使える」といった、金額では測れない価値も考慮に入れることが重要です。
これらの5つの選定ポイントを踏まえてシステムを比較検討することで、「こんなはずじゃなかった」という後悔を未然に防ぐことができます。
大切なのは、5つの選定ポイントという「ものさし」を持って、自園の目指す保育の姿に最も合うシステムを見つけ出すことです！
まとめ：最適なシステムは、保育の質を高める最高のパートナーになる
ICTシステムの導入は、単なる業務効率化ツールを導入することではありません。それは、先生方が子どもたちと向き合う時間を増やし、より質の高い保育を実現するための重要な経営判断です。
今回ご紹介した5つの選定ポイントを参考に、ぜひ自園にぴったりのシステムという名の「最高のパートナー」を見つけてください。
1,目的を明確に！「誰の・どの業務」を楽にしたいか？
2,「誰でも使えるか？」操作性を最重要視する
3,導入後のサポート体制は「仲間」と呼べるレベルか？
4,セキュリティ対策は信頼できるか？
5費用対効果を「長期的」な視点で考える
しっかりと吟味して選んだシステムは、必ずや園の運営を力強く支え、先生方と子どもたち、そして保護者の笑顔を増やしてくれるはずです。
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