その他のコラム
「今の運用、なんとなく不便。だからといってシステム乗り換えて失敗したらどうしよう……」
入退室管理はシステム、名簿はExcel、保育料は別システム、
そんな"継ぎ足し運用"に限界を感じていませんか？
本記事では、100施設へのアンケートをもとに、システム化が進む業務と、紙・Excelが残る業務の違いを分析。他園が運用を見直したきっかけから、自園の運用改善のヒントをご紹介します。
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調査対象：「園支援システム＋バスキャッチ」新規ご契約の施設様
調査期間：2025/10/28～2026/6/18
調査方法：ご契約書返送時にアンケートへのご協力を依頼
有効回答数：100施設
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目次
100施設アンケート｜システム導入前の運用実態とは？
園によって運用方法はさまざまですが、100施設へのアンケートでは、システムを見直す前に、システム化が進んでいる業務と、紙やExcelでの運用が多い業務には、傾向が見られました。
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なぜこれらの業務は「システム化（デジタル化）」が進んでいるのか？
まず、システム化が先行した「一斉メール配信」や「写真注文」は、いずれも保護者向けで価値が伝わりやすく、導入効果が非常に見えやすい領域です。
「保護者とのスムーズな連携」と「事務作業の自動化」というメリットをダイレクトに実感できるからこそ早くから普及し、さらに保護者側のニーズの高さも後押しとなって、優先的にデジタル化が進んだと考えられます。
そもそも、緊急連絡を一人ひとりに電話で回したり、集金のために小銭を数えてお釣りを用意したりする作業は、園にとっても保護者にとっても非常に大きな負担でした。
だからこそ、「システムを入れるだけで、お互いの手間が一瞬でゼロになる」という明確でわかりやすいメリットがあるこれらの業務が、多くの園で「導入の最初のステップ」として選ばれていると考えられます。
100施設アンケート｜見直しを考えた園が期待した機能ランキング
次に、このような状況に置かれた園が、システムを見直す上で、期待した機能を見ていきましょう。
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なぜこれらの業務は「紙・Excel」のままなのか？
1位の「保育日誌」から3位の「指導要録作成」のような記録業務は、園ごとの書式・運用差が大きく、最もシステム化が難しい領域です。
重要業務だからこそ、「手順が変わることで現場が混乱するのでは」という不安から、慣れ親しんだ紙やExcel運用が選ばれがちです。
また、同率4位の「預かり保育」も当日の急な変更が多く、その場での柔軟な判断が求められるため、融通の利く「電話と紙のメモ」に頼らざるを得ない構造的な難しさがあります。
「失敗できないからこそ、慣れた方法を守りたい」という先生方の強い責任感があるからこそ、これらの業務はアナログのまま残り続けています。
しかし、その結果として先生方の負担が大きいのも事実。だからこそ今、多くの園で“システム化が難しい中核領域”を柔軟にサポートしてくれる、実用的なシステムへの期待が高まっているのです。
実際の声から見えてきた、園が見直しを考え始めたきっかけランキング
では実際に、どのような現場の状況が「見直し」のきっかけになっているのでしょうか。
園支援システム＋バスキャッチに相談いただく園からは、単なる機能不足ではなく、“運用そのものが限界に近づいた瞬間”が、今の運営の見直しにつながっているケースが多く見られました。
参考までに、一部のケースをご紹介します。
4位 欠席遅刻バス不要連絡
「朝は保護者からの電話やメール連絡が集中し、職員間での伝達ミスが発生していました。日々変わるバス利用者の名簿は、更新漏れや乗せ忘れが置き去り事故につながるリスクもあるため、職員は常に細心の注意を払いながら確認作業を行っており、大きな業務負担となっていました。」
こうしたヒアリハットが重なり、職員の意識だけでは限界だと感じたことが、見直しのきっかけとなっています。
3位 園児名簿管理
「日々、出席簿や誕生日一覧、卒園台帳など、様々な用途に応じた名簿の出力や転記作業が発生し、手作業での運用に限界を感じていました。また、複数のExcelファイルで個人情報を管理することは、誤消去や情報漏洩といったセキュリティ面の不安も大きく、個人情報保護の観点からも、安全かつ一元管理できる仕組みが必要不可欠となりました。」
こうした、度重なる名簿出力の手間と、Excel管理におけるセキュリティ・個人情報保護への危機感が見直しのきっかけとなっています。
2位 預かり保育
「預かり保育の予約管理は、既存のICTシステムで管理ができず、紙での運営をしていました。そして、時間単位・延長料金などの複雑な料金計算はExcelで管理。加えて行政への提出書類の作成もすべて手作業で行っていました。
そんな中、事務担当者が退職することになり、複雑化したExcel管理を引き継ぐことが困難になり、誰でも運用できるシステムを探すことになりました。」
このように、『その人でないと分からない』という手作業のままでは限界だと感じたことが、誰でも運用できる仕組みへと見直すきっかけとなっています。
▶お客様の声（導入事例） 認定区分の変更にも即対応できた「保育料金の計算機能」｜認定こども園 光が丘幼稚園
1位 指導要録作成
「園児名簿からの転記や、休日・夏季保育を考慮した出席日数の集計など、これまでは複数のExcelや帳票を行き来しながらすべて手作業で行っていました。例年、年度末になると業務が集中し、職員に大きな負荷がかかっていましたが、職員不足や働き方改革が進む中で、何か良くできる方法はないのかと、情報収集から始めました。」
こうしたアナログな転記作業の多さと、特定の時期への過度な業務集中が見直しのきっかけとなっています。
他園比較から見えてきた、見直しのタイミングとは？
今回のアンケートから見えてきたのは、多くの園が「すべてを紙からシステムへ切り替えた」のではなく、少しずつICT化を進めた結果、複数のツールを使い分ける運用になっていたということでした。同じような状況の場合は、「今のシステムが悪い」ということではなく、今の課題に合わせて運用を見直すタイミングなのかもしれません。
▶ 関連記事【「こんなはずじゃ…」園のシステム導入で後悔しないための絶対押さえるべき選定ポイント5選
また最近では、業務効率だけでなく、個人情報保護やセキュリティ対策をきっかけにシステムを見直す園も増えています。システムを比較する際は、機能だけでなく、情報管理の体制もあわせて確認しておくと安心です。
▶ 関連記事 「園で求められるセキュリティ対策とは
が
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