【園長・主任の先生へ】職員の負担を減らし、園の信頼を高める「預かり保育のICT活用術」

電話、連絡帳、保護者が直接…など、様々な方法で寄せられる予約や変更の申し込み。
それらを担当者が手作業でExcelや台帳に転記し、毎日・毎月の利用実績を集計する作業は、膨大な時間と労力を要します。特に、急なキャンセルや延長希望への対応は、担当職員の大きな負担となっています。

「30分ごとの料金」「月極」「おやつ代の有無」など、園ごとに設定された複雑な料金体系。
これを毎月手計算やExcelで集計するのは、非常に神経を使う作業です。常に「計算ミスが起きていないか」「請求漏れはないか」というプレッシャーがつきまといます。

「今日の予約、何時まででしたっけ？」「今月の利用料金はいくらになりますか？」といった保護者からの問い合わせ対応も、保育の合間を縫って行うには大変な業務です。予約締切後の変更依頼など、個別対応に追われてしまうケースも少なくありません。

預かり保育の事務作業が、特定の職員の経験と勘に頼ってしまっている「属人化」も大きな問題です。その職員が休んだり、退職してしまったりすると、業務が回らなくなるリスクを抱えています。結果として、一部の職員に負担が集中し、心身ともに疲弊してしまうことにも繋がりかねません。

保護者が自身のスマートフォンアプリから、いつでも予約・変更・キャンセルを行えるようになります。

・電話対応や台帳への転記作業がゼロに
・予約状況がリアルタイムで自動更新される
・締切時間や定員をシステムが自動で管理してくれる
・キャンセル待ちの繰り上げも自動で通知可能

これにより、先生方は予約受付業務から完全に解放されます。

利用実績データと、あらかじめ設定した料金体系を元に、システムが毎月の保育料を自動で計算します。

・1分単位、15分単位など、園独自の細かい料金設定に対応
・おやつ代や兄弟割引なども含めた計算が可能
・請求データの作成や集計表の出力もワンクリック

手計算によるミスや確認作業のストレスがなくなり、正確かつ迅速な請求業務が実現します。

「今日、預かり保育を利用するのは誰か」「何時にお迎えが来るのか」といった情報が、職員用の管理画面に一覧で表示されます。

・口頭での引き継ぎやメモ書きが不要に
・どの職員でも正確な情報を把握できる
・急な変更があっても、即座に全体で共有可能

情報の伝達漏れを防ぎ、園児の安全な受け渡しにも貢献します。

「ICT化のメリットは分かったけれど、どのシステムを選べば良いのか…」と悩まれる先生方も多いでしょう。ここで重要なのは、「自分の園の運用に合っているか」という視点です。

料金体系や予約ルールは、園によって様々です。「うちの園の特殊な料金設定にも対応できるか」「定員管理や申込期間の設定は自由にできるか」など、デモや相談会を活用して、自園の運用を本当に再現できるかを確認することが重要です。

ICT化を最大限に活用するには、保護者の協力が不可欠です。ITが苦手な保護者でも、説明書を読まずに直感的に使えるような、シンプルで分かりやすいシステムかどうかを確認しましょう。

新しいシステムの導入には、不安がつきものです。「初期設定は手伝ってくれるのか」「操作で分からないことがあった時に、すぐに電話やメールで相談できるか」など、導入後も安心して運用できる手厚いサポート体制があるかは、非常に重要な選択基準となります。

▼「園支援システム＋バスキャッチ」のサポート体制はこちら

このような日々の業務負担を軽減するために、ICTシステムの活用は非常に有効な選択肢です。

例えば「園支援システム＋バスキャッチ」では、この記事でご紹介した預かり保育の予約管理や自動料金計算機能が充実しています。各園の細かい料金設定に柔軟に対応できるだけでなく、保護者は24時間いつでも利用申請が可能です。

▼預かり・延長保育管理の機能紹介はこちら

申込の締切時間や定員設定、キャンセル待ち機能も搭載されているため、先生方の事務作業を大幅に削減し、本来の保育業務に集中できる環境づくりを力強くサポートします。

また、サポートに寄せられるお客様のご要望をもとに、様々な設定に対応できるよう日々進化しています。

預かり保育におけるICTの活用は、単なる業務効率化ツールではありません。

それは、職員の皆様がやりがいを持って働ける環境を整え、保育の質を高め、結果として保護者からの信頼を獲得するための、未来への投資です。

煩雑な事務作業に追われる日々から脱却し、先生も、子どもも、保護者も、みんなが笑顔になれる園を創るために。まずは情報収集から、その第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。この記事が、園長先生、主任先生の新たな一歩を応援する一助となれば幸いです。