卒園前の2月・3月に「やるべきこと」リスト｜多忙な園長・主任がチェックすべき業務の盲点

式典の準備に追われていると、事務作業の優先順位が下がりがちです。しかし、ここをおろそかにすると信頼に関わります。

小学校への送付が必要な「要録」は、担任の先生任せにしていませんか？ 担任もこの時期は製作やクラス運営で手一杯です。記載漏れや誤字脱字はもちろんですが、以下の観点で管理職としてダブルチェックを行う体制が必要です。

・配慮が必要な事項の記載
アレルギーや発達の特性など、小学校へ確実に引き継ぐべき情報が、客観的かつ正確に記載されているか。

・整合性の確認
出席日数などの数値データに誤りがないか。

卒園児の個人情報と、在園児の進級に伴うデータの整理です。

・アレルギー情報の更新
医師の診断書の再提出依頼は済んでいますか？

・緊急連絡先の再確認
4月から職場が変わる保護者も多いため、この時期に再調査のアナウンスをしておくと4月がスムーズです。

・保存期間を過ぎた書類の廃棄
法定保存期間を過ぎた書類が書庫を圧迫していませんか？年度末の大掃除リストに「機密書類の溶解処理」を組み込みましょう。

4月は新入園児が入り、園全体が落ち着かない時期です。だからこそ、ハード面の不安要素は3月中に潰しておく必要があります。

春休み期間を利用して、遊具のボルトの緩みや腐食がないかを確認します。自分たちでの目視点検だけでなく、必要に応じて専門業者の点検を入れる計画を立てましょう。特に「マットの劣化」や「砂場の消毒」は見落としがちです。

新入園児の住所が決まり、新しいバスコースを作成する時期です。ここで多い失敗が「机上の空論でコースを作ってしまう」ことです。

・新しいバス停周辺の交通量や安全性
・工事区間の有無
・実際の所要時間（朝のラッシュ時）

これらは、実際に走ってみないと分かりません。3月中にドライバーを含めた実走シミュレーションを行う時間を確保してください。

毎年、手書きの地図やExcelでバスコースをパズルのように組み立てて苦労していませんか？ バス運行管理機能を持つICTシステムを活用すれば、園児の住所データから効率的なルートを自動作成したり、保護者へ到着時間を知らせたりすることが可能です。

例えば、「園支援システム＋バスキャッチ」のようなサービスでは、複雑なバスコース作成を画面上で直感的に行えるほか、バスの遅延状況を保護者のスマホへリアルタイムに通知できます。これにより、4月の繁忙期に殺到する「バスはまだですか？」という電話対応を劇的に減らすことができます。

最も重要な「盲点」は、職員のメンタルケアです。2月・3月は疲労が蓄積し、退職者が発表されるなど、職員室の空気が不安定になりやすい時期です。

退職する職員がいる場合、その業務の引継ぎ書を作成してもらうのはもちろんですが、「立つ鳥跡を濁さず」の空気作りが管理職の腕の見せ所です。 残る職員が「あの人が辞めるせいで仕事が増えた」という不満を持たないよう、3月中に業務分担の再編を明確に示しましょう。

4月から入る新人への連絡は事務的になっていませんか？
入社前の3月に、オリエンテーションだけでなく「楽しみに待っていますよ」というメッセージを送る、あるいは現職の先輩との座談会を設けるなど、心理的安全性を高めるアクションを入れておくと、4月の離職リスク（早期退職）を低減できます。

コロナ禍を経て、来賓の招待基準が変わっている園も多いでしょう。

「例年通り」で進めていたら、地域の名士が変わっていた、役職名が変わっていた、というミスは失礼にあたります。

・地域の自治会長、民生委員の交代はないか？
・招待状の文面は現在の園の方針に合っているか？

式典当日の朝はバタバタします。届いた祝電を「誰が」「どの順番で」「名前の読み方は？」まで確認する担当者を、今のうちに指名しておきましょう。当日、園長が読み仮名を振っているようでは現場が回りません。

最後に、来年度の自分たちを助けるための準備です。 「今年も大変だった」で終わらせず、「来年はこれをやめよう」「これはシステムに任せよう」という振り返りを3月中に行うことが重要です。

特に、以下のような業務はICT化で大幅に時間を短縮できる代表例です。

・欠席連絡の電話対応：朝の忙しい時間の電話番
・お便りの印刷/封入：印刷機のインク交換や紙詰まりとの戦い
・預かり保育の料金計算：電卓を叩いての集計作業
・指導要録の作成：手書きやWordでの修正・転記作業

もし、これらの業務で残業が増えているようであれば、先ほどご紹介した「園支援システム＋バスキャッチ」などのICTシステム導入検討を、次年度予算の会議（あるいは補正予算）で提案してみるのも一つの手です。要録作成の補助機能や、預かり保育料の自動計算機能など、現場の先生を楽にする機能が揃っています。

2月・3月は、終わりと始まりが混在する時期です。しかし、この時期に「盲点」となりがちな地味な業務（安全点検、データ整理、職員ケア）を確実にこなしておくことで、4月からの新年度を驚くほどスムーズに迎えることができます。

すべてを園長・主任ひとりで抱え込まず、チェックリストを活用し、時には便利なツールやシステムに頼りながら、この繁忙期を乗り切ってください。先生方の笑顔が、巣立っていく子どもたちへの何よりのプレゼントになるはずです。