キャッシュレス化だけではラクにならない？園の「お金まわりの業務」を見直すポイント

保育料は口座振替。でも、預かり保育料はExcelで計算、用品代は現金。キャンセルがあれば名簿を直し、請求額は別のシステムへ入力。キャッシュレスにはなったが、日々の計算や確認、転記はまだ残っているそんな園も少なくありません。

預かり保育では、時間帯別料金や認定区分、当日の利用・キャンセル、課外教室への一時退出など、さまざまな条件が料金に関わります。紙の申込内容を確認 → 当日の利用時間と突き合わせ → Excelで料金を計算 → 請求という業務ですが、間違えることのできない業務であり、職員が複数の情報を見比べながら、目視・転記を行っています。

「保育料は口座振替だけれど、用品代などは現金」という園もあります。ある園では、用品・写真・絵本代などを現金で集金。写真販売では、職員がクラス全員分の封筒を並べ、注文された写真を仕分け、金額を記入。保護者から現金を回収し、小銭まで一件ずつ確認するという作業が発生していました。

キャッシュレスになっても、請求後の確認業務がなくなるとは限りません。預かり保育料や用品代、給食費など複数の費用があると、保護者から「今月のこの金額は何の分ですか？」と問い合わせが入ることも。そのたびに職員が利用日や購入内容、請求内訳を確認して回答する必要があります。

園のお金管理にはさまざまな業務があります。その中でも、「決済だけを変えても負担が減りにくい」ことが分かりやすい例として、預かり保育の管理を見てみましょう。預かり保育の場合、保護者がお金を支払うまでには、その前にいくつもの業務があります。

たとえば、紙の申込用紙で希望を収集していた場合、当日の利用実績と申込内容を突き合わせ、Excelで時間単位の料金を計算し、計算結果を保育料計算システムへ入力し、決済データを作成するという運用になりやすいです。そのため「決済」だけをキャッシュレスにしても、転記作業が残っていれば、日々の負担はなかなか減りません。では、園のお金管理をラクにするには、どこから見直せばよいのでしょうか。

園のお金管理をラクにするために、まずは「お金にまつわる業務全体がどうつながっているか」の流れを書きだしてみることをお勧めします。

流れをみると、「ここだけ紙」「ここでExcelに転記」「ここで職員間の口頭共有が発生する」など、手間がかかっているポイントが見えてきます。キャッシュレス化を考える際も、支払い方法だけでなく、その前後の業務まで含めて見直すことが、お金管理をラクにする第一歩です。

まずは、自園の運用を6つの流れに沿って確認してみましょう。

次に「紙・Excelへの転記」「手計算」「口頭共有」が発生しているところに印をつけてみましょう。今の方法を変えることが目的ではなく、「特に手間がかかっているのはどこか」を見つけることがポイントです。

毎日の預かり保育管理と、保育料計算～請求までを一つの流れでつないだ園では、業務が大きく変わっています。2園に共通しているのは、単に「決済をキャッシュレスにした」ことではありません。請求額が決まるまでの一連の流れを見直したことです。

◎九里幼稚園（山形県米沢市）｜常時・臨時・早朝延長など複雑な預かり保育の料金体系を含め、保育料計算から請求書作成までをつなげたことで、3日かかっていた作業が半日に短縮。

◎うえだこども園（山形県酒田市）｜保育料の口座振替に加え、用品・写真・絵本代などの現金集金も集約。集金業務支援サービスとの連携でキャッシュレス化を実現。

キャッシュレス化は、園のお金に関する業務を見直す大きなきっかけになります。ただ、せっかく見直すのであれば、「特に手間がかかっているのはどこか」から考えてみてはいかがでしょうか。すべてを一度に変える必要はありません。「お金をどう受け取るか」だけでなく、「お金にまつわる業務をどうラクにするか」へ少し視野を広げて、できるところから見直していく。そうして生まれた時間を、先生がこどもたちと向き合う時間へ。キャッシュレス化をひとつのきっかけに、先生方の負担を減らし、こどもたちと向き合う時間を増やすための「園のお金管理」を考えてみませんか。

園支援システム＋バスキャッチでは、現在の集金方法や料金体系、預かり保育の運用などをお伺いしながら、園のお金管理をどこから見直せそうかをご相談いただけます。「今の運用なら、どこまでラクにできる？」という段階でも、お気軽にご相談ください。

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