【幼稚園・認定こども園向け】ICT乗り換えQ&A｜預かり保育・料金計算・バス管理は今までどおりできる？

ICTシステムを乗り換える際、大切なのは「新しいシステムにどんな機能があるか」だけでなく、今までの運用をどこまで継続できるかを確認することです。乗り換え時の基本的な考え方については、こちらのコラムで詳しくご紹介しています。

▶ 今までどおり使える？園のICTシステム乗り換えで確認したい5つのこと

ここからは、幼稚園・認定こども園から実際に寄せられた質問をもとに、「園支援システム＋バスキャッチ」でどのような運用ができるのかをご紹介します。

はい。園支援システム＋バスキャッチでは、預かり保育を利用する園児だけ打刻する運用に対応できます。

幼稚園では、通常保育の登降園時刻を全園児分記録するのではなく、預かり保育を利用する園児の入退室時刻だけを管理しているケースもあるかと思います。園支援システム＋バスキャッチでは、園の運用に応じて打刻方法や管理方法を設定できます。

例えば、幼稚園型の運用では預かり利用児だけを打刻対象とし、通常保育の園児は欠席情報をもとに出欠管理する方法があります。また、打刻忘れや時刻の誤りがあった場合は、管理画面から実績を修正し、修正後の時刻を預かり保育料の計算に反映することも可能です。認定こども園などで全園児の登降園時刻を記録する場合は、タブレット打刻やQRコード打刻など、園に合わせた方法を選べます。

・全園児の打刻が必要になるのか
・預かり利用児だけを打刻対象にできるか
・打刻忘れや修正後の時刻を料金計算に反映できるか

はい。園支援システム＋バスキャッチでは、保護者の予約から利用実績の管理、料金計算、請求まで一連の業務を管理できます。

保護者がアプリから預かり保育の予約を変更・取消すると、当日の利用者名簿にも最新の内容が自動で反映されます。園側で予約を変更した場合も同様に反映されるため、予約変更のたびに名簿を書き換えたり、職員間で変更内容を伝達したりする手間を減らせます。また、料金計算は予約時間ではなく、実際の利用時間をもとに行います。例えば、17時までの予約だった園児が16時に降園した場合や、打刻忘れによって時刻を修正した場合も、修正後の実績に基づいて料金を計算できます。

・予約変更・取消が当日の利用者名簿に反映されるか
・予約時間と実際の利用時間を別々に管理できるか
・打刻修正後の実績を料金計算に反映できるか
・現在使用している帳票や請求金額を再現できるか

はい。通常保育のクラスとは別に、預かり保育用のグループを設定して管理できます。

例えば、通常保育では年少・年中・年長に分かれていても、預かり保育では年齢を混ぜた3つのグループで活動している園もあるかと思います。園支援システム＋バスキャッチでは、園児情報に独自の管理項目を追加できる機能があります。この機能を活用し、通常保育のクラスとは別に「預かり保育のグループ」を設定することで、学年をまたいだ縦割りクラスで管理できます。当日の預かり保育利用児をグループごとに確認したり、紙の名簿を印刷したりするなど、園の運用に合わせた管理方法をご案内します。また、こうした設定は、現在の運用をお伺いしながら弊社側で対応しますのでご安心ください。

・通常クラスとは別に預かり保育用のグループを設定できるか
・当日の利用児をグループごとに確認できるか
・必要な項目を含む名簿を印刷できるか

はい。園支援システム＋バスキャッチでは、課外教室に参加していた時間を預かり保育料の計算対象から除外する運用が可能です。

預かり保育の途中で、英語教室や体操教室などの課外活動に参加する園児もいるでしょう。例えば、次のようなケースです。

預かり保育の開始：14:00
課外教室　　　　：15:00〜16:00
お迎え　　　　　：17:00
課金対象としたい時間　2時間

この場合、14:00〜17:00の3時間をそのまま課金するのではなく、課外教室に参加していた1時間を除いて計算したいというご相談があります。園支援システム＋バスキャッチでは、課外教室ごとの利用者リストを作成し、参加時間を一括設定できます。設定した時間を預かり保育の利用時間から除外することで、実際の課金対象時間に応じた料金計算が可能です。また、当日の欠席や参加変更があった場合は、園児ごとに利用時間を調整し、変更後の実績を料金計算に反映できます。

・課外教室の参加時間を一括設定できるか
・中抜け時間を料金計算から控除できるか
・当日の予定変更にどのように対応するか

はい。園支援システム＋バスキャッチでは、認定区分や利用条件に応じた預かり保育料の計算に加え、給食費などの複数費目をまとめて請求できます。

幼稚園・認定こども園では、園児ごとの条件によって料金計算が複雑になることがあるかと思います。
・1号・2号・新2号などの認定区分
・保育短時間・標準時間の違い
・通常保育日・午前保育日・長期休業期間
・月極利用・都度利用
・園独自の延長料金や超過料金
・居住する自治体による補助・無償化条件

園支援システム＋バスキャッチでは、認定区分や適用期間、曜日、利用時間などの条件に応じて、複数の料金パターンを設定できます。また、預かり保育の利用実績をもとに無償化の補助対象額を計算し、償還払いに必要な申請書類の出力や、法定代理受領の場合に給付相当額を差し引いた請求にも対応しています。

・現在の料金表にある条件を設定できるか
・認定区分や自治体ごとの補助・減免を反映できるか
・預かり保育料と給食費などを合算請求できるか
・認定変更や差額調整に対応できるか

特に複雑な料金設定がある場合は、現在使用している料金表と実際の利用実績をもとに、計算結果が一致するか確認することをおすすめします。

はい。園支援システム＋バスキャッチでは、保護者からの欠席連絡や預かり保育の申込内容を、バスの乗車予定に連動させることができます。

例えば、通常は帰りのバスを利用する園児が、その日だけ預かり保育を利用する場合です。預かり保育の申込に応じて帰りのバスを不要とする設定や、欠席連絡をバスの乗車予定に反映する運用が可能です。

・欠席連絡がバスの乗車予定に反映されるか
・預かり保育の申込とバス不要連絡を連動できるか
・自動連動しないケースでは、誰が変更内容を確認・修正するか

はい。園支援システム＋バスキャッチでは、欠席連絡や預かり保育の申込内容が反映されたバスの乗車名簿を、コースごとに印刷できます。

園バスの乗車管理では、タブレットやスマートフォンだけでなく、紙の名簿を使った運用を継続したいという声もあります。特に、添乗職員がコース別の名簿を手元で確認している場合、新しいシステムでも同じように一覧を用意できるかが重要です。園支援システム＋バスキャッチでは、最新の乗車予定をコース別に一覧化し、紙の名簿として印刷できます。紙の名簿とタブレット・スマートフォンを併用するなど、園の運用に合わせた確認方法を選べます。

・コース別・便別に名簿を印刷できるか
・現在使用している名簿に必要な項目を出力できるか
・印刷後に乗車予定が変更された場合、どのように確認するか

園支援システム＋バスキャッチでは、園児情報の登録や初期設定を弊社で対応します。一方、過去の利用実績や請求履歴は新システムへ移行できないため、現在のシステムから出力・保管していただく必要があります。

ご契約後は、現在お使いの園児名簿などをもとに、弊社で園児情報の登録や園独自の運用に合わせた初期設定を行います。園側で一から情報を登録したり、複雑な設定を行ったりする必要がないよう、導入準備をサポートいたします。

一方、過去の預かり保育の利用実績や請求履歴については、新システムへ移行できません。必要な記録は、現在のシステムからデータを出力したり、印刷したりして保管しておくことをおすすめします。

・現在のシステムから出力できる園児情報は何か
・過去の利用実績・請求履歴をどのように保管するか
・新年度の園児情報をいつまでに準備する必要があるか
・保護者の予約開始日と新システムの本稼働日に間に合うか

園によって、預かり保育の料金設定も、バスの運行方法も、職員間での情報共有の仕方も異なります。そのため、機能一覧を比較するだけでは、現在の運用を継続できるか判断しきれない場合があります。

園支援システム＋バスキャッチでは、園ごとの運用に合わせた設定・活用方法をご案内しています。

「今までと同じように使えるか知りたい」「園独自の料金計算ができるか確認したい」といった段階でも、お気軽にご相談ください。