今までどおり使える？園のICTシステム乗り換えで確認したい5つのこと

まずは新しいICTシステムの機能を見る前に、どんな場面でICTシステムを使っているか洗い出してみましょう。

例
・預かり保育の予約・利用管理・料金計算
・バスの予約・乗車リスト作成・降車チェック
・保護者からの連絡（家庭での様子・欠席連絡）
・登降園管理、予約管理
・園児・保護者情報の管理
・保護者への一斉連絡・お知らせ・アンケート
・請求管理
・指導計画
・職員の勤怠管理　　等

長年使っているほど、「システムでできていること」を意識する機会は少なくなります。そのため、乗り換えてから初めて「これ、前のシステムでは普通にできていたのに」と気づくことも。まずは「新しいシステムで何ができるか」を見る前に、今できていることで、これからも残したいことを整理しておくのがおすすめです。

同じ名前の機能があっても、システムによって実際にできることや使い方は異なります。たとえば、「預かり保育の管理・請求」「バス位置情報」があったとしても、

・保護者はどのように予約する？
・預かり保育の予約の締切は設定できる？
・園独自の細かな料金設定に対応できる？
・欠席連絡と、バス送迎表は連動している？

など、細かな運用まで見ていくと違いが出てきます。特に長年ICTシステムを使っている園では、園の運営に合わせてその園なりの使い方が定着していることがあります。機能一覧の「○・×」だけで判断せず、「今、このやり方で運用しているのですが、新しいシステムではどうなりますか？」と、実際の運用をそのまま伝えて確認してみましょう。

確認したいのは、園内の業務だけではありません。長く同じICTシステムを利用している園では、保護者にとっても、「預かり保育をWebから予約する」「当日のバス乗車を変更する」といったことが、すでに「いつものやり方」になっています。

システムを乗り換えたことで、「今までアプリでできたのに、これからは紙や電話も必要？」「預かり保育の予約方法が変わるの？」となれば、保護者への説明も必要に。園の都合でシステムを変更するからこそ、今まで保護者が便利に使えていたことは、できるだけ変えたくないという園も多いのではないでしょうか。新しいシステムを比較するときは、「今、保護者が当たり前にできていることを、乗り換え後も続けられるか」も確認しておきたいポイントです。

機能や使い方が合っていても、乗り換えに大きな手間がかかると、職員の負担になってしまいます。事前に確認しておきたいこととしては以下。

・園児・保護者情報はどこまで移行できる？
・園側で手入力が必要なのはどこ？
・初期設定は誰が行う？
・職員への操作説明やサポートはある？
・保護者への案内はどうする？
・いつから準備すれば希望時期に間に合う？

特に年度末から新年度にかけては、新入園児の受け入れ準備など、園の業務も忙しくなる時期。「このシステムなら使えそう」だけでなく、「実際に無理なく切り替えられそうか」まで確認しておくと安心です。

ここまで「今までできていたことを変えない」という視点でご紹介してきました。ただ、せっかく園のICTシステムを見直すなら、今困っていることを1つだけでも改善できないかという視点も持ってみましょう。

例
「預かり保育のやり方は変えず、予約の集計をもっと楽にしたい」
「バスの運用は変えず、保護者からの乗車変更を確認しやすくしたい」
「今の請求方法を大きく変えず、職員の転記作業を減らしたい」

すべてを新しいやり方に変える必要はありません。今までの運用を大きく変えずに、「ここは前より便利になった」が1つ増える。そんな視点で比較してみると、自園に合った乗り換え先を見つけやすくなります。

実際に乗り換えを検討している園でも、よく確認されるのが、「今までの運用をどこまで変えずに続けられるか」という点です。

園の運営に合わせてその園なりの使い方が定着していたからこそ、単に「機能があるか」ではなく、
・利用児童を今まで通り一覧で確認・印刷できる？
・実際の利用時間から延長保育料を計算できる？
・課外活動などで途中退出した時間を料金から除外できる？
など、今のやり方をどこまで変えずに続けられるかを一つずつ確認しました。

「その機能があるか」だけではなく、「今はこう使っています。同じようにできますか？」と確認する。長年使ってきたICTシステムから乗り換えるときに、大切にしたいポイントです。

園のICTシステムを乗り換えるからといって、最初から新しい運用を考える必要はありません。まずは、「今やっていることを、新しいシステムでもできる？」と確認するところから始めてみるのも一つの方法です。「園支援システム＋バスキャッチ」では、現在の運用を伺いながら、

・今と同じようにできること
・少し運用が変わること
・今より便利にできそうなこと
・移行に必要な準備

を一緒に整理します。「まだ乗り換えるか決めていない」「まずは今の運用ができるかだけ知りたい」という段階でも構いません。

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