【基本編】急な変更や緊急時でも焦らない！現場がラクになる「メッセージ機能」おさらい＆使い方

急な連絡で大切なのは、「短く・早く・確実に」伝えることです。

配信のコツ: 本文は長文にせず、一番伝えたい「決定事項」を冒頭にズバッと記載します。
あて先の絞り込み: 事前のメッセージグループ作成はもちろん、学年やクラス、バス路線ごとに絞り込んで送付が可能です。「特定のバスルートのみ運行見合わせ」といった個別対応も、対象の保護者だけにピンポイントで送れるため、無関係な通知で保護者を混乱させません。

1.管理画面の「メッセージ」＞「メッセージ一覧」を開く
2.「あて先」＞「個別に宛先を選択して送る」を選択
3.[送信対象者を選択する>>」から条件を選択し検索
4.送信対象者を選択し、「確定」する

すでに使っている機能も、手順をおさらいしておくと緊急時に迷わず操作できます。

ここが便利: 配信後、誰がメッセージを開いたかが一目で分かります。未読の保護者だけに絞って電話フォローできるため、「全員に電話する」という途方もない作業が不要になります。

1.管理画面の「メッセージ」＞「メッセージ一覧」を開く
2.対象メッセージの「開封確認」を確認
3.未読者のみを選択して、追記メッセージを再送信することも可能です

ここが便利: 「前日の夜のうちに文章を作成し、翌朝7:00に自動送信」といったセットが可能です。早朝から焦って連絡を作る必要がなく、朝の受け入れ準備に集中できます。

1.メッセージ作成画面で本文を入力
2.送信方法の設定で「日時を指定して送信」を選択
3.「送信予定日時」を指定して予約完了

ここが便利: 重要な連絡に対し、指定した時間に未読者へ自動で再通知を送ることができます。「うっかり見落としていた」という保護者からの問い合わせを防ぎます。

1.メッセージ作成時「自動リマインダー設定」を「送信する」にする
2.「再送予定日時」で、自動再通知を行うタイミングを設定して送信

1章では、あて先の絞り込みを紹介しましたが、出先等でスマートフォン版管理サイトからメッセージを送るにはメッセージグループの登録が必要です。3章ではメッセージグループについてご紹介します。
メッセージグループの作成方法の前に、【メッセージグループから送る】と【個別に宛先を選択して送る】の違いをおさらいします。

1.管理画面の「メッセージ」＞「メッセージグループ一覧」を開く
2.「条件からメッセージグループを作成」もしくは「対象者を選択してメッセージグループを作成」を選択

3.メッセージグループ名を記載し、「条件」もしくは「送信対象者」を選択
4.「確認する」をクリックし選択内容を確認
5.間違いがないことを確認し、「登録する」をクリックする

特徴が異なるため、運用に合わせて使い分けましょう。
また、現在作成されているメッセージグループについても、メッセージグループ一覧から「指定方法」を確認できます。

緊急時や重要連絡でメッセージ機能をフル活用する最大のメリットは、「先生が電話に縛られなくなること」です。
問い合わせの電話で回線がパンクするのを防ぎ、先生が園児の安全確保や受け入れ準備に専念できる環境を作ること。それこそが、結果として保護者にとっても一番の安心につながります。

急な対応が必要な場面は、いつやってくるか分かりません。あらかじめ「休園案内」「登園時間変更」などの文章パターンを「メッセージテンプレート」として保存しておくのが、おすすめです。テンプレートの登録はいくつでも可能です。
バスキャッチでは、今後も現場の先生方の業務改善や「もっと便利に使うコツ」を定期的にお届けしていきます。ぜひ日々の運用や、業務の見直しのヒントとして参考にしてみてくださいね！