【こども園化×ICT】複雑化する園児管理を効率化！1号・2号の運用をスムーズにする方法

近年、幼保一体化の流れを受け、幼稚園と保育所の機能を併せ持つ「認定こども園」が増加しています。保護者の多様なニーズに応えられる一方、現場の先生方からは「園児管理が非常に複雑になった」という声を耳にすることが増えてきました。

特に、「1号認定」の園児と、「2号認定（または3号認定）」の園児が混在することで、これまでの幼稚園や保育園とは異なる、こども園特有の運用課題に直面していませんか？

「1号さんと2号さんで、伝えるべきお知らせが違うのに間違えて配信してしまった…」
「預かり保育と延長保育の料金計算が複雑すぎて、毎月の請求業務が憂鬱だ…」
「園児情報はExcelで管理しているが、誰がいつ更新したか分からなくなる…」

もし、このような悩みをお持ちであれば、それは「管理方法」を見直すサインかもしれません。

この記事では、認定こども園の園児管理がなぜ複雑になるのかを整理し、その複雑な運用をICTシステムでいかに効率化・スムーズにできるか、具体的な方法を解説します。

最も大きな課題が、認定区分ごとに「利用時間」「利用日数」「保育料（無償化の対象範囲）」がすべて異なることです。

・1号認定は「教育時間（例：9時～14時）」が基本。
・2号・3号認定は「保育標準時間」か「保育短時間」で利用時間が異なる。

これらが混在するため、クラス編成や職員の配置、さらには自治体への報告書類まで、すべてを区分ごとに分けて管理・作成する必要があり、事務作業が倍増します。

教育時間（1号）の前後に利用する「預かり保育」と、保育時間（2号・3号）の前後に利用する「延長保育」。これらは似ているようで、料金の算定基準や、無償化の条件（新2号認定など）が異なります。

「今日は1号のAちゃんが16時まで預かり保育」
「2号（短時間）のBくんが17時まで延長保育」

これらを毎日正確に把握し、月末に集計して請求書を作成するのは、手作業では膨大な時間と手間がかかります。

園からのお知らせも、全員に同じ内容を送ればよいわけではありません。

「1号認定の保護者だけに、明日の行事の持ち物を連絡したい」
「2号・3号認定の保護者だけに、土曜保育の申込締切をリマインドしたい」
「バス利用の保護者だけに、運行ルート変更を伝えたい」

対象者を正確に絞り込んで情報を伝達する必要があり、紙のおたよりや一斉メールでは「伝達ミス」や「不要な情報を送ってしまう」といったトラブルが起こりがちです。

こうした複雑な管理を、従来通り「紙の名簿」「手書きのバス出欠表」「Excelの管理台帳」だけで行おうとすると、必ず歪みが生じます。

・請求ミス：預かり保育や延長保育の集計ミス、料金計算ミスが起こりやすい。
・二重入力：園児台帳と請求ソフト、自治体への報告書で、何度も同じ情報を転記している。
・情報の属人化：「あの先生しか、今のバス利用状況を把握していない」といった状態になる。
・最新情報が不明：「結局、どのExcelファイルが最新の園児情報なの？」と混乱する。
・時間の浪費：毎月の請求計算や、自治体への報告資料作成に丸一日かかってしまう。

このような非効率な状態が続けば、先生方の負担が増えるばかりか、ヒューマンエラーによる保護者からの信頼低下にもつながりかねません。

これらの「こども園特有の複雑な運用」を解決し、効率化するための強力な武器が「ICTシステム」です。
ICTシステムを導入することで、これまで手作業やExcelでバラバラに管理していた情報を一元化し、業務を自動化できます。

まず基本となるのが、全園児の情報を「認定区分（1号・2号・3号）」と紐づけてデータベース化することです。

氏名、クラス、生年月日といった基本情報に加え、
・認定区分（1号、2号標準、2号短時間…）
・無償化の対象か否か（新2号など）
・アレルギー情報、発達記録
・バス利用の有無、コース
・保護者情報、緊急連絡先

これらを一元管理することで、「1号認定でバスを利用している園児」だけを瞬時に抽出したり、必要な情報を正確に把握したりできます。

最も負担の大きい請求業務は、ICT化の効果が最も出やすい分野です。

ICカード、QRコード、画面タッチの打刻によって登降園時間を正確に記録します。その打刻データと、事前に登録した園児ごとの「認定区分」「料金プラン」をシステムが自動で照合。

1号の預かり保育、2号の延長保育の料金を日割り・月割りで自動計算し、請求データを作成します。複雑な無償化の上限設定などにも対応できるシステムなら、毎月の請求業務にかかる時間を劇的に削減できます。

多くのICTシステムには、保護者向けの連絡アプリ機能が搭載されています。

最大のメリットは、「配信対象者を細かく設定できる」こと。 園児台帳の情報（認定区分、クラス、バス利用など）に基づいて、「1号認定の保護者のみ」「○○組の保護者のみ」といった形で、必要な情報を必要な人にだけ確実に届けられます。

既読管理機能があれば、重要な連絡が伝わっているかどうかも確認でき、伝達漏れを防ぎます。

このように、ICTシステムはこども園の複雑な運用を強力にサポートします。

「とはいえ、どのシステムを選べばいいか分からない」という方も多いでしょう。重要なのは、自園の運用（特に1号・2号の管理）に柔軟に対応できるシステムを選ぶことです。

例えば、全国の幼稚園・保育園・こども園で広く導入されている弊社の「園支援システム＋バスキャッチ」は、こども園の多様な運用形態に対応できる柔軟性が特徴です。

「バスキャッチ」という名前からバス運行管理のイメージが強いかもしれませんが、実際には園運営全体の業務効率化を支援する多彩な機能を備えています。

「園支援システム＋バスキャッチ」のこども園向け機能例:
柔軟な園児管理：1号・2号・3号の認定区分はもちろん、預かり保育の利用パターン、アレルギー、発達記録など、園独自の管理項目も設定可能。園児情報を一元管理します。

登降園管理 ＆ 請求自動計算：ICカード、QRコード、画面タッチなど多くの打刻方法に対応。記録された時間と認定区分を基に、預かり保育料・延長保育料を自動で計算します。新2号認定などの複雑な無償化計算にも対応し、請求書発行までワンストップで行えます。

保護者連絡（セグメント配信）：アプリを通じて、お知らせを「1号認定のみ」「2号認定のみ」「特定のバスコース利用者のみ」といった形で、対象者を絞り込んで配信可能です。アンケートや欠席連絡もアプリで完結します。

指導要録の作成支援：日々の保育記録（日誌）をシステムに入力しておくと、それらのデータを活用して指導要録の作成をサポートします。

このようなシステムを活用することで、先生方は「管理のための作業」から解放され、より本質的な業務に集中できるようになります。

※その他機能はこちらから

ICTシステムを導入する目的は、単に「業務をラクにする」ことだけではありません。

管理業務や事務作業が効率化され、ミスが減ることで、先生方に「時間」と「心の余裕」が生まれます。その余裕こそが、こども園の生命線である「保育の質」を向上させる源泉となります。

・請求書の計算に追われる時間が減り、園児一人ひとりと向き合う時間が増える。
・連絡ミスを恐れるストレスから解放され、より良い保育のための研修や準備に時間を使える。
・職員間の情報共有がスムーズになり、チームとしての保育力が向上する。

ICT化は、職員の働きやすい環境づくり（働き方改革、離職防止）と、保育の質向上の両立を実現するための、未来への「投資」と言えるでしょう。

認定こども園への移行（こども園化）は、地域の子育て支援の拠点として大きな役割を担う一方、現場の運用を複雑化させる側面も持っています。

特に1号認定と2号認定の園児が混在する中での園児管理、時間管理、請求管理は、従来の紙とエクセルを中心としたアナログなやり方では、いずれ限界を迎えてしまいます。

複雑化する園児管理を効率化し、運用をスムーズにするためには、ICTシステムの活用が最も現実的で効果的な解決策です。

まずは、自園が「何に一番困っているのか」「どの業務に時間がかかっているのか」を洗い出し、その課題を解決できるICTシステムはどのようなものか、情報収集から始めてみてはいかがでしょうか。