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卒園式や進級準備でただでさえ慌ただしい3月。
「先生、また今日も残業ですか？」と家族に心配されるこの時期、多くの保育士・幼稚園教諭の頭を悩ませているのが「指導要録（保育要録）」の作成ではないでしょうか。特に、出席日数や園児の基本情報を出席簿や台帳から「手書きで書き写す」作業。これこそが、終わらない残業の最大の原因です。
「間違えたら修正液が使えないから書き直し…」
「出席簿と日数が合わなくて計算し直し…」
こんないわゆる「書き写し地獄」から脱却し、本来注力すべき「子どもの姿の記録」に時間を割く方法があります。それが指導要録のICT化です。本記事では、指導要録をデジタル化することで具体的にどう業務が変わるのか、そしてシステム選びのポイントについて解説します。
目次
なぜ「指導要録」の作成はこれほど時間がかかるのか？
そもそも、なぜ毎年この業務だけで何十時間も残業が発生するのでしょうか。現場の先生たちが抱える「見えないコスト」を分解してみましょう。
1. 膨大な「単純転記」作業
指導要録には、氏名、生年月日、住所、保護者名といった基本情報に加え、1年間の出席日数、欠席日数などを記入する必要があります。 これらは既に「入園願書」や「出席簿」に書かれている情報です。しかし、紙ベースの運用では、ある紙から別の紙へ、同じ情報を何度も書き写す必要があります。この「転記」自体には、教育的な付加価値はほとんどありません。
2. 手書きならではのプレッシャーと修正の手間
公的な書類である指導要録は、長期保存が義務付けられています。そのため、書き損じが許されないという心理的プレッシャーが大きくのしかかります。 集中力が切れた深夜の残業中、名前の漢字を一文字間違えてしまった時の絶望感…。これによるタイムロスは計り知れません。
3. 計算ミスのチェック作業
毎月の出席日数を合計し、年間の数値を出す。単純な足し算ですが、クラス全員分となるとミスはつきものです。計算が合わず、4月の出席簿から電卓を叩き直す作業に追われた経験がある方も多いはずです。
ICT化で「書き写し」をゼロにする3つのメリット
指導要録をICT化（システム化）することで、これらの課題は劇的に解決します。
メリット1：基本情報と出席日数が「自動連動」する
これが最大のメリットです。ICTシステムなどを導入している場合、日々の登降園管理ですでに蓄積されている「出席データ」や「園児情報」を活用できます。ボタンひとつで、1年間の出席日数や基本情報が指導要録のフォーマットに自動で流し込まれます。「書き写す」という工程そのものが消滅するため、転記ミスも計算ミスも起こり得ません。
メリット2：文章の推敲・修正が容易になる
「指導の記録」や「発達の経過」といった記述欄も、パソコンやタブレットでの入力になります。 下書きをしてから清書する必要がなく、推敲しながら文章を組み立てられます。誤字脱字の修正も一瞬です。また、過去の記録（前年度の要録など）を参照しながら記述できるため、子どもの成長の連続性を意識した質の高い記録が作成できます。
メリット3：公的文書としての保存・出力も安心
「デジタルの記録で法的に問題ないの？」と不安に思う方もいるかもしれませんが、文部科学省や厚生労働省は、校務・園務のICT化を積極的に推進しており、指導要録の電子保存は認められています。 必要に応じて、行政指定の様式に合わせてPDF出力や印刷が可能なので、監査対応や小学校への引き継ぎ（写しの送付）もスムーズです。
失敗しない「指導要録対応システム」の選び方
ICT化の効果を最大化するためには、どのシステムを選ぶかが重要です。以下のポイントをチェックしましょう。
・出席管理機能と連動しているか？（ここが連動していないと、結局手入力になります）
・自治体の様式に対応してカスタマイズできるか？
・セキュリティ対策は万全か？
・小学校へ送る「抄本」の作成も簡単か？
おすすめは「園務全体」を一元管理できるシステム
指導要録のためだけに単独のソフトを入れるのではなく、日々の出席管理や保護者連絡とセットになったシステムを選ぶのが正解です。なぜなら、「日々の業務データ」こそが「指導要録の素材」になるからです。
例えば、「園支援システム＋バスキャッチ」のような総合型のICTサービスは、この課題解決に非常に適しています。
「園支援システム＋バスキャッチ」の活用例
このシステムでは、日々の保護者からの欠席連絡やバスの運行状況、預かり保育の記録などがすべて一元管理されています。
データの自動差し込み
日々の出欠データが蓄積されているため、年度末にはシステム上で指導要録の形式に出力するだけ。手計算や転記の手間は一切ありません。
柔軟なフォーマット
学籍に関する記録や、指導に関する記録など、文科省の参考様式に準拠しつつ、園独自の項目設定も可能です。
Excel出力対応
データをExcel形式で出力できるため、細かいレイアウト調整や、小学校への提出用書類への加工も容易です。
このように、日々の業務フローの中に自然にデータ蓄積の仕組みを組み込むことで、「3月になって慌てて作業する」こと自体をなくすことができるのです。
導入への不安を解消するために
「パソコンが苦手なベテラン先生が使えるか心配」という声もよく聞かれます。 しかし、スマホでメールを打つ感覚で使えるシステムも増えています。また、最初は「氏名や住所、出席日数の自動入力」だけをシステムに任せ、文章記述欄は手書き（印刷後に記入）から始めるというハイブリッドな導入も可能です。
まずは「最も負担の大きい単純作業」を機械に任せることから始めてみませんか？
まとめ：先生の余裕は、子どもの笑顔につながる
指導要録は、子どもの成長を記録し、次の教育課程へバトンをつなぐための非常に重要な書類です。 しかし、その作成のために先生たちが疲弊し、目の前の子どもたちと向き合う余裕を失ってしまっては本末転倒です。
ICTを活用して「書き写し」の手間をゼロにすることで、3月の残業時間は劇的に減らせます。 浮いた時間で、卒園する子どもたち一人ひとりにゆっくりと声をかけたり、新年度の保育環境を整えたりすることこそが、本来の先生の仕事ではないでしょうか。
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