【基本編】「あのプリントどこ？」をゼロに！先生の負担を減らす「掲示板機能」おさらい＆使い方

行事案内や月間おたよりは、保護者にとって「当日まで何度も見えやすい場所に置いておきたい情報」です。メッセージで送るだけでなく、掲示板に集約しておくことで真価を発揮します。本文をテキスト入力すれば、日本語が苦手な保護者も自分のアプリ内で設定している言語で内容を確認できるため、「伝えられない」を防ぐことが可能です。

PDF添付：プログラムや会場案内図、持ち物リスト、駐車場ルールなどのPDFをそのまま掲載。保護者は外出先からでもスマホひとつでサクッと確認できます。

順延や変更のルールを明記：「雨天時の開催判断」や「緊急時のスケジュール」をあらかじめ掲示板に常駐させておくことで、当日の「どうなるの？」という電話問い合わせを激減させます。

画像や音声を活用：毎月のクラスだよりや日常生活の様子など、写真を添付して保護者へ公開ができます。添付のPDF内に挿入することも可能ですし、本文はテキスト入力し、画像（jpg(jpeg), gif, png, pdf, ）だけを添付をすることも可能です。また、運動会の親子競技などで踊る曲も mp3, wmaなどの音声データ として添付することも可能です。
※添付データはトータル8MBまで

普段使っている掲示板も、少し設定を工夫するだけで保護者が「自分で探せる」環境に変わります。

ここが便利: 「おたより」「行事・イベント」「園生活のルール・お知らせ」など、カテゴリを分けて投稿できます。公開先はカテゴリーで絞り込みができるので該当のものだけを表示することが可能です。必要な情報のみの掲示・カテゴリ分類で保護者が「探せないから園に電話しよう」となるのを防ぎます。

1.管理画面の「設定メニュー」＞掲示板「掲示板のカテゴリ設定」で掲示板カテゴリを作成
2.新規投稿時に該当する「カテゴリ」を選択
3.「確認する」＞「登録する」

ここが便利: 直近のイベントや重要なお知らせを、アプリの「最上部」に固定できます。アプリを開いて1秒で目的の情報にたどり着けるため、問い合わせの手間がなくなります。

1.掲示板の投稿作成画面（または既存記事の編集画面）を開く
2.「重要お知らせ設定」を「設定する」にし、「重要お知らせ期間」を入力する
3.「確認する」＞「登録する」

ここが便利: 表示日付で公開したい未来の日程を指定して登録しておくことができます。行事準備などでバタバタする直前に焦る必要がなく、時間のある時に落ち着いて原稿をセットできます。

1.掲示板の作成画面で表示日付を入力
2.公開設定を「公開する」に指定
3.公開期間を登録する　★重要
4.文章や添付PDFを入力
5.「確認する」＞「登録する」
※公開期間を登録しないと、表示日付が未来の日付でもすぐに公開されてしまいます

重要設定でアプリトップに表示しても、古い情報がそのままになっていると保護者にとって「今必要な情報はどこに載っているの？」と混乱してしまい園への問い合わせが増えてしまったり、見落としてしまう事があります。

重要お知らせ設定は、重要にしておく期間を設定することがポイントです!
公開期間中は、重要お知らせ設定期間を過ぎても、掲示板一覧で確認が可能なのでご安心ください。

園内で掲載ルールを決め、今の「重要設定」が保護者にわかりやすい状態になっているのか一度見直してみるのがおすすめです。
公開後でも、重要設定を取り消す事も可能です。

1.掲示板一覧で変更したいお知らせの「編集」を選択

2.重要お知らせ設定を「設定しない」に変更
3.「確認する」をクリック　
4.掲示板更新通知を「送信しない」にする★重要
5.「登録する」をクリック

※内容の変更はなく、重要なお知らせを取り下げる変更だけであれば、通知があると保護者が混乱してしまうので注意しましょう。

「紙で配らないと、見落とす保護者がいるのでは…」と不安に思う先生もいるかもしれません。しかし、実は保護者にとってもデジタル化は大きなメリットです。
先生のメリット
・印刷・折り込み・配布作業、そして「再発行」の手間が完全にゼロになる。
・「配った・届いてない」の不毛な行き違いがなくなる。

保護者のメリット
・家で紙のプリントをガサガサ探すストレスから解放される。
・外出先や仕事中、また夫婦間での情報共有もスマホひとつでスムーズになる。
・紙でほしいものだけ印刷できる

掲示板を「いつでも確定情報が見られるデジタル資料室」にすることで、先生の電話対応の時間は確実に減っていきます。まずは次の案内からカテゴリを設定や重要なお知らせにする期間を設定し、保護者が自分で見つけやすい掲示板を目指してみませんか？

園支援システム＋バスキャッチでは、今後も現場の先生方の業務改善や「もっと便利に使うコツ」を定期的にお届けしていきます。ぜひ日々の運用や、業務の見直しのヒントとして参考にしてみてくださいね！